办公室5s管理课件

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1、办公室5S,ELS 5S_OFFICE PRESENTATION ENG REV1.1 2008年6月17日,活动基本规则,安全第一（使用个人防护装备） 所有人积极参与 准时开始和结束 关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态 仅在得到指示时才使用计算机 保持准备改变的开放思想 没有“最好”，只有“更好”,引言,办公室5S,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,定义5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标,5S模块的目的：,引言,5S,确定5S的目的 确定5S理念 识别5S的益处 确定5S过程步骤 讨论5S在你办公室中的影响 确定5S实施路线图 回顾5S活动规则,目标

2、,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,5S的目的,5S的目的是创建 工作场所组织、 提高生产率、 实施目视化管理,并且 为持续改进使用的 所有其他精益工具打基础。,5S的目的,5S文化的益处,生产率 消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。 缩短加工时间和办公室设备停工时间。 更加容易地区分任务的优先次序。 增加创造价值的时间。 质量 消除使用过期或不正确信息的可能性 安全 减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目,5S定义,什么是5S？,5S定义,5S 源于日文术语,5S 说明,5S定义,5S 源于日文术语（续）,5S 说明,5S定义,5S 英文翻译,Sort（清理）,Se

3、t In Place（整理）,Shine（清洁）,Standardize（维持）,消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率,所有物品都各得其所、各就其位,彻底清扫工作区，识别出不清洁的来源,执行过程来保持和改善前3个S,5S 说明,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养）,在工作场所中营造保持和自律的5S文化,5S,5S定义,步骤1 - 清理,5S定义,步骤2 整理,给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引,安装托盘，贴上对象标签,5S定义,步骤3 - 清洁,5S定义,步骤4 - 维持,规范以下各项： 文件夹上的虚线 架子上的标签标示 证书的展示,在Lotus Notes 5S数据库中共

4、享最佳实践，以便在团队成员之间维持5S的标准化实践,5S定义,步骤5 - 素养,建立5S布告牌，用来显示： 5S理念 强化5S的“技巧” 成功故事 用实例证明5S是可以实现的 5S绩效- 提供每月绩效的反馈 5S行动- 提供持续改进方面的指导,5S定义,练习： 5S讨论,每个小组选一个人 向全班的其他人 报告讨论结果,10分钟,分小组讨论你在工作环境中看到 的因为缺乏5S而造成的问题 回答“造成了哪方面的浪费?” 讨论在5S文化中工作的人员优势 在记录纸上用表格列出答案,讨论5S在你工作区域中的影响,目标,指导,完成时间,完成内容,5S定义,5S实施路线图,回顾数据保存要求 确定处理保密或敏感

5、信息的政策 完成活动规则和准备,与小组一起回顾准备工作和活动规则 给工作区域拍照 测量虚拟和实际空间大小 识别浪费,执行1S 执行2S 执行3S 开发工具 进行规范并维持效果,给工作区域拍照 测量虚拟 和实际空间大小 减少浪费的定量 执行4S工具,保持效果 养成习惯 改进过程 在整个业务部门执行,完成 5S活动 准备工作,过程步骤1,实现 5S文化,过程步骤5,有人提出5S是所有精益工具中最为重要的工具,5S定义,练习： 5S规则回顾,根据需要对规则作 任何修改。,30分钟,在每个小组中回顾活动规则并回答下列问题： 本活动的业务需要是什么？ 谁是所有者？ 程序上的清晰界限是什么？ 本次活动的范

6、围是什么？ （包括计算机文件？ 整个办公室？ 邻近区域？） 本次活动的目标是什么？,对照规则标准回顾活动的5S规则,目标,指导,完成时间,完成内容,5S定义,5S,识别办公室中的5S机会 回顾每个5S步骤的组成部分 将每一步应用到你的业务中,目标,5S 回顾,5S 过程,5S 定义,书籍 公告板 业务表格 名片 橱柜 目录 计算机设备 计算机文件 会议室 来往信件 书柜 桌子 抽屉 电路接线 Email,办公室5S检查表,文档 杂志 收发室 办公设备 纸 个人物品 打印机/传真机 记录 样品 架子 文具 工作台 电话 语音邮件 白板,办公室中的5S机会,5S过程,1S - 清理,2S - 整理

7、,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,1S定义,SEIRI 整齐、有组织。 是指清理工作区中的全部工具、材料等，并且仅保留必需物品的做法。 其他每件东西都要存放起来或扔掉。 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。,通过清除工作场所中不必要的物品，来揭示这个过程,SORT（清理） 简化工作区。 清楚区分什么是必要的，什么是不必要的，处置不必要的物品,1S揭示真正的过程,5S过程,扔掉你知道可以扔掉的任何东西 通过询问以下问题，识别出真正需要的物品

8、： 它是用来做什么的？ 我为什么有这个东西？ 我多长时间用一次？ 别人也有吗？,1S清理策略,5S过程,1S清理策略（续）,不必要 不能使用,不大可能用到,很少使用,偶尔使用,抛弃或删除,抛弃、删除或捐出来,远距离或电子形式存放,存放在附近，便于取到,使用频度 处置,经常使用,存放在手边，随时能拿到,5S过程,不要忘记你的计算机文件和email！ 尽可能减少个人物品 只留下基本的必需品 将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品 考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）,1S清理策略（续）,5S过程,“宁枉勿纵！” 为“红标签”物品建立临时的过

9、渡/回顾区 用于可再次使用的办公设备或家具 用来集中物品进行回收 识别必须由谁回顾和处置 确保所有物品在本次活动结束前都得到处置 不要造成新的杂乱无章情况！,1S清理策略（续）,5S过程,追踪过程，提供目视化识别和正式的处置 用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品（如可以再次使用的办公家具） 应为全尺寸 （8.5” x 11”） 大红色，用来提高可视性 应预先印有连续的标签编号 下半部分打孔，记录标签位置 处置需要明确的责任界定,红标签实例,标识红标签过程,5S过程,步骤5,评价红标签物品 处置确实不必要的物品 如果有适当理由，保留贴有红标签的材料 在预先定好的时间后，丢弃任何用红标签标识的物品

10、 填写所有的红标签信息，并交还给红标签协调员,标识红标签过程,步骤4,向小组解释红标签标准 确保由跨部门组成的人员标示物品，以防止 “我可能需要这个” 尽可能快地用红标签标示工作区,确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品 例如： 在工作区中仅保留进行业务需要的物品,步骤3,5S过程,为什么有两台打印机？ 为什么好几个使用过的墨盒散放在周围？ 这个架子上到底放的是些什么东西？,1S反例,5S过程,练习： 1S,1S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你在这间办公室中将如何根据你看到的（或没有看到的）情况实施“1S”？” 包括你会需要向办公

11、室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,删除不用的图标 卸载不用的程序 删除旧文件或将旧文件存档到CD上,1S实例,5S过程,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置） 将不必要物品移到归档系统,1S实例,清理前,清理后,5S过程,白板并未发挥它的作用 旧的信息没有擦除,1S实例,清理前,清理后,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,2S定义,SEITON 整齐。 关注于对有条理的工作场所的需要。 工具、设备和材料必须系统地摆放，使得取用时最

12、容易、效率最高。 每件东西都各得其所、各就其位。,将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位,整理 定位需要的物品，使它们能够被方便地取用和放回,2S提升目视化管理,5S过程,2S策略,确定最佳的布局和工作空间设计，这样就容易使用和理解所有物品 使用提升目视化管理的存放方法（使用1S过程中识别出的频度）进行规整 文件夹方法（首选的纸质文件方法） 能放不到70页的文件夹最好（最多100页） 为每个文件夹指定其自身的存放期 活页夹方法 电子格式（有适当的备份）,5S过程,2S策略（续）,使你命名习惯标准化 文件/文件夹/活页夹的名字就是它的“地址” 为每个类型选择最佳的命名法（地区、主题、代码

13、、日期等） 清楚标识每件东西 执行“在制品”抽屉和/或文件夹，把在用的数据和项目分开 将经常使用的物品直接放在工作区中，不要放在抽屉或橱柜内,5S过程,2S策略（续）,设计你的标准桌面 使用不显眼的标签，如透明小标签 为办公文具创建一个模板或轮廓 避免使用杯子或盒子存放物品 消除不必要的平面 直观标明位置，这样可以放回物品，也很容易识别丢失的物品 张贴照片或标记，清楚解释信息、设备和其他物品，使任何人都能明白,5S过程,2S 不需要物品实例,钉书机在哪里？ 在这里还是丢了? 我怎么知道？,5S过程,2S 不需要物品实例,我需要的图片在哪里？ 文件夹和内容没有有意义的名称,5S过程,练习： 2S

14、,2S策略 一个人向班上其他人报告,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这间办公室实施“2S”？” 包括你会需要向办公室主人提出的问题 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,2S实例,标识了桌面，为办公文具创建目视化管理 任何人都能很快知道少了什么东西，这件东西应放在哪里,5S过程,2S实例,WIP（在制品）文件夹保持经常使用的信息随时可用 WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品，如书籍、活页夹、CD 标准色代码系统将会改进目视化管理,5S过程,2S实例,简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。 目视化

15、管理使你能进行“例外管理”,整理前,整理后,照片经GE Money允许复制,5S过程,将这些文件移至远距离存放强制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃,2S实例,5S过程,练习： 2S,完成2S,讲师规定,作为一个团队，讨论完成2S的途径 给每个人指派任务 确定完成2S的时间并回顾效果,完成业务活动的2S,目标,指导,完成时间,完成内容,5S过程,1S - 清理,2S - 整理,3S - 清洁,4S - 维持,5S - 素养,5S过程步骤,5S过程,3S定义,SEISO 清洁工作。 指的是需要保持工作场所清洁和整齐。 在日本公司，清扫是

16、一项日常活动。 每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。,建立清洁的工作场所,SHINE（清洁） 清洁工作场所中所有区域的地面、设备、家具,3S识别和消除不清洁来源,5S过程,练习： 3S,15分钟,在每个小组中，仔细回顾案例研究中的照片 回答“你将如何在这个办公室实施“3S”？” 讨论对顾客或访客第一印象的影响 回答“3S的好处是什么？” 在记录纸上记录注释，供课堂回顾,分析案例研究,目标,指导,完成时间,完成内容,每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果,5S过程,3S策略,摆脱清洁用具！ 寻找不清洁的根本原因 “脏东西”来源于何处? 你到底为什么必须要清扫？ 如何预防这种“脏东西”？ 审视需要修理的办公家具、照明、设备 消除任何安全隐患（松动的器件、破损的家具、磨损的电线等）,5S过程,3S策略（续）,使你迅速识别“异常情况” 消除“突击大扫除”的思想 保持自律 成为你的常规和日常惯例的