《大学计算机应用基础(第三版)》幻灯片

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1、3.2 电子表格Excel 2003,3.2.1 Excel 2003工作窗口介绍,Excel 2003主窗口主要由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表编辑区域、状态栏、任务窗格等组成。 编辑栏 编辑栏用来显示和编辑当前活动单元格中的数据和公式。 工作表编辑区 工作表编辑区是用来记录数据和文本信息的区域。 任务窗格 任务窗格位于窗口的最右方，Excel 2003中许多最常用的操作都集中放置在任务窗格中。,第3章第2节,图3-47 Excel 2003窗口,3.2.1 Excel 2003工作窗口介绍,第3章第2节,3.2.2 工作表和单元格,1.工作簿 在Excel中，工作簿

2、是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件（扩展名为xls）。 单击“文件”“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格，如图3-47右侧所示； 在“新建工作簿”任务窗格中单击“新建”命令中的“空白工作簿”选项，会直接创建一个新的工作簿。,第3章第2节,3.2.2 工作表和单元格,2.工作表 工作表是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。 每个工作簿可以包含多张工作表，默认为3张，每张工作表有256列65536行。 工作表的主要操作有：工作表的添加、删除、更名、复制和移动等，可以通过工作表标签的快捷菜单实现。,第3章第2节,3.2.2 工作表和单元格,3.

3、单元格 在Excel中，每一张工作表都是由“25665536”个单元格构成，每个单元格可以存储不同类型的数据，除了通常的文字、日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。单元格由它们所在的行和列位置来命名。,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,1输入数据 （1）输入数值 所有其他数字与非数字的组合均作为文本处理。在默认状态下，数值型数据在单元格中均右对齐显示。但要注意的是： 输入分数时，应在分数之前加“0”和一个空格，以区别于日期，也可以先输入小数表示的分数，然后再应用分数格式。 带括号的数字也被Excel 认为是负数，例如输入(12)，在单元格显示的是-12。 Excel 中的数

4、值也可以使用科学计数法表示。,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格, 若在单元格中输入数据的长度大于所在列的宽度，Excel或者舍入显示或者显示一连串#，这与用户使用的显示格式有关，这时可以适当调整此单元格的列宽。 （2）输入文本 在Excel中，文本包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号，是作为字符串处理的数据。 （3）输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理，输入日期可使用“-”号或“/”分割，如：3-4或3/4可表示3月4日；输入时间使用半角冒号“:”或汉字分割。,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,（4）自动填充 如果输入的数据是一组有规律的数据序

5、列，用户可以通过拖动“填充柄”（选中单元格右下角的），快速地进行填充。 数值型数据的填充 文本型数据的填充 日期型数据的填充,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,图3-49 填充工作表,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,2编辑电子表格 （1）工作表中区域的选择 选定单个单元格 选定多个单元格 选定行或列 选定整个工作表 （2）单元格数据的编辑和清除 编辑单元格数据 清除单元格数据,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,（3）单元格数据的移动和复制 使用鼠标拖放 使用剪贴板技术 （4）插入和删除单元格、行或列 插入单元格、行或列 删除单元格、行或列 （5

6、）给单元格添加批注,第3章第2节,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,图3-50 “插入”对话框 图3-51 “删除”对话框,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,1.设置单元格格式 设置单元格格式包括数字格式、对齐方式、字体设置、边框设置、图案等。 数字格式 字体格式 对齐格式 边框 颜色和图案,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,图3-52 “单元格格式”对话框,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,图3-53 “单元格格式”字体选项卡 图3-54 “对齐”选项卡,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,图3-55 “单元格格式”中的“边框”选项,第3章第2节,3.2.4 格式化工

7、作表,图3-56 “单元格格式”中的“图案”,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,图3-57 单元格格式设置样例,第3章第2节,3.2.4 格式化工作表,2调整行高和列宽 （1）利用菜单命令 （2）利用鼠标拖动 3自动套用表格格式 4使用格式刷 5条件格式的使用 （1）设置条件格式 （2）改动条件格式 （3）清除条件格式,第3章第2节,3.2.5 计算数据,1.输入公式 在Excel中，公式是对单元格中数据进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值进行加、减、乘、除等简单运算，也可以使用公式对字符串进行比较、连接等运算，还可以通过公式进行统计、财务等复杂运算。 公式一般都可以直接输入，操

8、作方法是：先选定单元格，输入“=”号，然后再输入公式，最后按回车键或用鼠标单击编辑栏中的“”按钮确认。,第3章第2节,3.2.5 计算数据,2单元格的引用 在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际数值，引用单元格数据后，公式的运算值将随着被引用单元格数据的变化而变化。 （1）引用运算符 （2）引用类型 相对引用 绝对引用 混合引用 （3）单元格地址的引用 引用跨工作表的单元格 引用跨工作簿的单元格,第3章第2节,3.2.5 计算数据,3名称的使用 一般来说，使用单元格区域名称应该是先定义名称，后使用。 命名单元格区域常用的方法有两种： （1）使用菜单命令命名 选定要命名的单元格区域； 单击

9、“插入”“名称”“定义”，打开“定义名称”对话框，如图3-62所示； 在“引用位置”编辑框中会显示被选中的单元格区域或名称。,第3章第2节,3.2.5 计算数据,图3-62 “定义名称”对话框,第3章第2节,3.2.5 计算数据,在“当前工作簿中的名称”文本框中输入名称； 单击“确定”按钮。 （2）使用“名称框”命名 选定要命名的单元格区域，如图3-63中的（I4:I12）； 单击“名称框”，在其中键入名称，如“实发工资总额”按回车键完成命名操作，如图3-63所示。在定义单元格区域名称后，即可以使用名称进行计算。,第3章第2节,3.2.5 计算数据,图3-63 使用“名称框”命名单元格,第3章

10、第2节,3.2.5 计算数据,4使用函数 Excel函数是一种预设的内置公式，它是通过引用参数接收数据，并返回结果。 （1）输入函数 手工输入 使用函数向导 （2）常用函数介绍 求和函数SUM 语法：SUM(num1,num2,) 功能：计算一组选定数据的总和。,第3章第2节,3.2.5 计算数据, 求平均值函数AVERAGE 语法：AVERAGE(num1,num2,) 计数函数COUNT 语法：COUNT(num1,num2,) 功能：计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。 求最大值函数MAX 语法：MAX(num1,num2,) 功能：找出一组数值中的最大值。 求最小值函数MI

11、N 语法：MIN(num1,hum2,),第3章第2节,3.2.5 计算数据, 取整函数INT 语法：INT(number) 功能：将数值向下取整为最接近的整数。 四舍五入函数ROUND 语法：ROUND(number,num_digits) 功能：按指定的位数num_digits对数值四舍五入。 条件函数IF 语法：IF(Logical_value,value1,value2) 功能：若logical_value为真(TRUE)，则取value1表达式的值，否则，取value2表达式的值。,第3章第2节,3.2.5 计算数据, 条件计数函数COUNTIF 语法：COUNTIF (range，

12、criteria) 功能：计算某个range（区域）中给定criteria（条件）的单元格数目。 条件求和函数SUMIF 语法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 功能：根据某个区域指定条件对若干单元格求和。 排位函数RANK 语法：RANK(number，ref，order) 功能：返回一个数字在数字列表中的排位。,第3章第2节,3.2.6 Excel 2003中的安全和保护,Excel 2003提供了使用密码保护整个工作簿文件，并只允许授权用户查看或修改数据；还提供了对特定工作表或工作簿元素实施额外的保护，以防他人偶然或恶意改动、移动或删除重要数据。 1.保护工

13、作簿文件 如果你不愿意自己的Excel文件被别人打开查看或修改，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的。,第3章第2节,3.2.6 Excel 2003中的安全和保护,2.保护特定工作表或工作簿元素 在共享Excel文件以与其他用户共同操作其中的数据时，如果你不愿意任何用户改动特定工作表元素或工作簿元素（包括添加或删除工作表、改动工作表窗口的大小或位置等），那么你可以通过保护（或锁定）文件的特定部分来实现保护目的。 （1）工作表元素的保护 （2）工作簿结构和窗口的保护,第3章第2节,3.2.7 管理和分析数据,（1）数据清单的概念 数据清单中的列相当于数据库

14、中的字段，第一行为各字段的标题，以下的行相当于数据库中的记录。一个数据清单应满足以下条件： 在数据清单中的第一行中创建列标题，并且不可有相同的列标题； 同一列中所有单元格的数据格式应保持一致； 数据清单中不可有空行或空列。,第3章第2节,3.2.7 管理和分析数据,（2）使用记录单输入数据 在向数据清单输入数据时，有两种方法：一是直接在工作表中输入数据；二是使用记录单向数据清单输入数据。具体步骤是： 选中数据清单区域，如图3-69中的（A3:I12）； 单击“数据”“记录单”，出现“记录编辑”对话框，如图3-69所示。 单击“记录编辑”对话框中的“新建”按钮，在各字段名后的文本框中输入数据，即

15、可添加新记录，且可一次连续增加多个记录，输入完毕后单击“关闭”按钮。,第3章第2节,3.2.7 管理和分析数据,（3）使用记录单编辑数据 一般情况下，“自动筛选”就能满足大部分的需要，只有当需要进行复杂条件筛选数据时，才使用“高级筛选”功能。 （1）使用自动筛选 （2）使用自定义筛选,第3章第2节,3.2.7 管理和分析数据,4. 对数据分类汇总 数据的分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种重要方法，分类汇总首先按指定的列分类，将相同类别的数据放在一起，然后按汇总方式计算各汇总项的值。 （1）创建分类汇总 （2）显示分类汇总 （3）清除分类汇总,第3章第2节,3.2.7 管理和分析数据,5.

16、数据透视表 数据透视表是一种交互式的分类汇总，用于从数据源中抽取需要的数据，按指定的要求进行汇总生成新的交互工作表。,第3章第2节,3.2.8 使用图表分析数据,1. 创建图表 创建图表有两种方法：一是利用图表向导；二是利用“图表”工具栏。 2. 编辑图表 （1）图表类型、源数据、图表选项及位置的更改 （2）数据系列的删除、添加和系列次序的调整 数据系列的删除 数据系列的添加 系列次序的调整,第3章第2节,3.2.8 使用图表分析数据,图3-82 “图表位置”对话框,第3章第2节,图3-83 图表 示例,第3章第2节,3.2.8 使用图表分析数据,（3）图表的格式化 具体方法是：先选定图表，双击图表区，或按右键使用快捷菜单打开如图3-84所示的“图表区格式”对话框。用户可在“图案”选项卡中设置边框线的格式和区域的背景颜色；在“字体”选项卡中设置图表区的字体