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1、 档案利用工作构成三要素答：1、档案利用者（主体因素）2、档案信息 资源（客体因素）3、档案利用服 务（条件因素） 档案提供利用工作的要求答：1、加强各项基础工作建设 2、树立主动服务思想 3、研究档案用 户了解利用需求和效果 4、不断完善档案利用的服务方式 5、扩大利用范围服务社会服务公民 档案编研的特点答：思想性、研究性、政策性第二部分 文书工作与归档文件整理第一章 文书与文书工作一、文书的定义及基本内容。 文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的，具有特定效用的信息记录。这个定义包括：1、文书是在人类社会实践活动中形成的。2、文书是出于人类主观愿望，是为记录和传达某种意图而形成的。
2、3、文书是用文字的形式表达并附着在一定载体上的信息记录。二、上行文和下行文的行文方式？上行文：逐级、多级和越级。下行文：逐级、多级和直贯到底。三、行文关系：隶属关系、业务指导关系、平行关系。 四、行文注意事项？1、严格控制发文数量和范围。2、尽量直接对口行文，减少中间传递环节。3、上报的公文有以下情况者，上级机关的文书部门可将其退回原呈报单位。五、上、下级机关之间的行文规则？1、政府各部门在本部门职权范围内可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府行文。2、凡部门之间未对有关问题协商一致，一律不得各自向下行文。3、向
3、上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需报送相关的上级机关，可用“抄报”的形式。4、请示的公文应当一文一事，报告中不得夹带请示事项。5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关；向下级机关布置工作，如对上级的决议、命令、指示等有所变通时，庆事先向上级请示批准，不得以抄报文件代替请示。6、受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关与抄报机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应酌情抄送其另一上级机关。六、第二章 现行机关文书一、命令的类别及注意事项？类别：公布令、行政令、嘉奖令。注意事项：1、命令的发文机关有严格的限制。2、命令是上级领导机关对
4、下级机关或人员发布的领导性、指挥性文书，具有极高的权威性和显著的强制性，要求受令者必须立即执行。3、令与命令从意义上无区别，但令更常用于专令，如嘉奖令。二、决定和决议的类别？决定的种类：部署性和奖惩性决定。决议的种类：决定性和纪要性决议。三、决定和决议的异同？相同点：决定和决议是性质相近的两个文种，它们者有制约和规范作用，都具有严肃性和权威性，决定和决议是针对重要事项或问题做出决策的文件。不同点：1、适用对象不同。2、决策的原则和形式程序不同。3、内容的侧重点和表达方式不同。四、指示的类别：全局性和局部性指示。五、通报的适用范围及类别？适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。类别：表扬
5、性通报、批评性通报、情况通报。六、议案的分类：立法案、任免案、重大事项案。报告的分类：工作报告、情况报告、建议性报告。函的分类：商洽函、询复函、请求批准函。会议纪要的分类：决议性和协议性纪要。公报的分类：会议公报、外交公报和新闻公报。行政机关公文分为：公文眉首、主体和版记三部分。七、公文的眉道部分包括什么？1、秘密等级和保密期限 2、紧急程度 3、发文机关标志 4、发文字号 5、签发人对于收文机关来说，还加上收文处理项目，收文机关名称、收文编号、收文时间、存档号四个部分。八、公文的主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关及印章、附注。九、公文的版记部分包括什么：主题
6、词、抄报机关、抄送机关、印发机关和印发时间、页码。十、文本包括：正本、副本、存本、试行本、修订本、各种文字文本件。十一、公文材料的收集和选用要求？1、收集材料的要求多。2、选用材料的要求严。选用材料应注意：真实可靠、具有典型意义、新鲜生动、适当加工梳理。十二、公文结构的内容包括；开头、结尾、层次、段落、过渡和照应六个要素。开头包括：目的式开头、根据式开头、概述式开头、说明式开头、引叙式开头、提问式开头、结论式开头。结尾包括：总结式结尾、号召式结尾、强调式结尾、祈使式结尾、说明式结尾。公文的层次安排的方式：递进式、并列式、因果式、总分式。常用的公文过渡形式有：用段落过渡、用句子过渡、用词语过渡。
7、公文常用的照应形式有：题文照应、前后照应、首尾照应。十三、通用公文的撰写步骤？1、明确发文目的和主题。2、收集有关材料，进行调查研究。3、拟出提纲，安排结构。4、拟写正文。5、要反复检查，认真修改。十四、十五、第三章 现代办公环境下的公文办理一、文书办理程序包括什么？1、收文办理：收进阶段有签收、登记、审核。阅办阶段有拟办、传阅、承办。2、发文办理：草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、分发、注办、传递。二、签收应注意：清点、检查、签字。文件登记的作用：1、便于文件的管理和保护。2、便于文件的查找和利用。3、便于文件的统计和催办。4、便于作为工作凭证。文件登记的形式：外收文登记的项目有
8、七项：顺序号、收文时间、来文机关、收文机关、发送方式、签收人、备注。内收文登记的项目有 11 项：日期、顺序号、来文字号、密级、发文机关、文件标题、份数、分送单位、收者签字、处置情况、备注。收文可以考虑不登记的范围：1、各种公开的和内部的出版物。2、一般性的公开信和不应开拆的私人信件 3、一般性的简报 4、已被综合性文件详细包括的文件 5、行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等。传阅的方式有：分送传阅、顺次传阅、阅文室阅读。拟办的内容有 5 种：拟明批办人、拟明承办部门、拟明阅读范围、拟明处理问题的方案、提供背景材料。传递的途径可分为：寄递、电信传递和直接投递三种。缮印的步骤：打印或排印校样校
9、对校样印刷装订等四个步骤。三、第四章 文书管理、整理（立卷）综述一、文件清退的范围：绝密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅文件和经本人审阅的领导同志的讲话材料等。二、文书整理（立卷）是指将办理完毕的、具有查考、保存价值的公务文书按其形成过程中的有机联系进行组合，以便于保管、检索和利用。文书立卷包括文书立卷与归档文件整理两种方法。三、各种稿本的归档案范围：草稿、试行草案、定稿与存本、正本与副本。草稿的整理（立卷）分三种情况：一般文件的草稿、经立法程序形成的法规性文件草稿、重要文件的草稿。四、归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档要求。归档要求：1、采用立卷
10、方法的归档要求。2、采用归档文件整理方法的归档要求。3、与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法也应符合有关制度和规范要求。文书立卷，又称组卷，就是将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组合成案卷。这一定义包括几层含义：1、必须是办理完毕的文件材料才可立卷。2、必须是具有查考保存价值的文件材料才应立卷。3、必须按照文件在形成过程中的联系和规律组合案卷。文书立卷计划：是文书和档案部门针对机关工作的实际情况，每年预先编制的案卷方案。制定立卷计划主要包括明确归档范围、制定保管期限表、编制归卷类目等。归卷类目：就是分类方案、归档范围、保管期限表的结合体。 归卷
11、类目由类名、条款顺序号、条款、保管期限等项目组成；类名为条款分类的名称；条款顺序号是每一条款排列的顺序编号，也是条款的代号；条款是一组文件的题名；保管期限是文件的保存期限。归类类目的作用：1 为平时归卷提供了依据。2、为立卷前文件的查找利用提供可靠的线索。3、为年终立卷提供方便。归卷类目的编制方法：1、选择分类方法：包括年度组织机构分类法和年度问题分类法。2、拟制类目条款包括归卷类目条款的设置要适当；条款的标题要确切、具体、明了；条款之间不能相互包含交叉，要尽可能标明一个条款内所包括的是由什么机关制成的、反映什么问题的、属于什么样名称的文件，为立卷打下良好的基础。条款与类别不能并列。拟制条款还
12、应考虑文件的保存价值，为今后立卷划分保管期限打好基础。3、类与条款的排列与编号；4、修订完善；5、编制归卷类目应注意的问题。组卷时应注意：抓住主要特征，结合其他特征组卷；根据文件的不同类型，采用不同的特征组卷。有直接联系的文件材料不能分开立卷。分清卷与卷之间的界限。卷内文件的排列方法：按时间顺序排列、按重要程度排列、按姓氏笔画排列、按问题时间排列、按作者时间排列、按名称时间排列。五、第五章 归档文件整理规则综述一、三、对档案管理现代化的意义：1、为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。2、促进机关文档一体化管理的实现。3、为设计合理的电子文件整理方法打下基础。第六
13、章 归档文件整理十三、归档文件整理内容包括：装订、分类、排列、编号、装盒。 归档文件整理规则 最根本的特点，就是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化操作的目的。归档文件修整：1、修裱破损文件；2、复制字迹模糊或易褪变的文件；3、超大纸张折叠。个人全宗的分类方法：1、生平传记材料。2、创作材料；3、公务活动材料；4、个人书信 5、经济材料；6、亲属材料 7、评价材料；8 音像材料 9、其他材料。常用的复式分类法 适用的机构1 年度机构保管期限分类法 适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位2 保管期限年度机构分类法 适用于内部机构虽有
14、变化但不复杂的立档单位。3 机构年度保管期限分类法 适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。4 年度问题保管期限分类法 多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。5 保管期限年度问题分类法 适用于不宜按机构分类的情况，多用于现行机关文件整理归档工作，被规则作为推荐采用的方法。6 问题年度保管期限分类法 此方法适用于撤销机关的文件整理归档案工作或历史档案整理工作。7 年度保管期限分类法 适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关，适宜于现行机关
15、文件整理归档工作。8 保管期限年度分类法 适用内部机构设置简单的基层单位或小机关。第三部分 科技档案管理 第一章 科技文件概述 十、简述科技文件归档制度的内容。 答：（一）科技文件归档范围：图像文件、图形文件；数据文件；文本文件；计算机程序；配套纸制文件。 （二）科技文件的归档时间：1、按项目结束时间归档；2、按工作阶段归档；3、按子项目结束时间归档；4、按年度归档；5、随时归档。 （三）科技文件的归档要求：1、科技业务部门是归档的主体；2、要保证归档文件的质量；3、归档的科技文件，应做到线条、字迹清楚，纸质优良，签署完备。不能用铅笔、普通圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存。4、为保证归档文件
16、的完整和质量，凡需归档的科技文件，都应经过项目负责人的审定和有关领导的审批。5、录音、音像文件应保证载体的有效性。6、电子文件应以光盘为长期存储介质。 （四）科技文件的归档份数，凡是需要归档的文件一般归档一份，得重要的、使用频繁的则需要归档若干份，具体情况应考虑到以下几个方面：A 要考虑到归档材料的重要程度；B要考虑到日后利用的需要；C 经过科技档案部门汇总上报的材料，在确定归档份数时应作出统一的规定。D 要考虑科技档案部门汇总上报科技专业档案馆的需要。 （五）科技文件归档手续：1、编写归档文件简要说明，应建立“归档科技文件说明书”制度，便于日后管理和有效利用。2、交接双方办理必要的交接手续；填写交接清单，一式二份。填写具有法律效力的“档案交接文据” ，一式二份。 第二章 科技档案概述 一、科技档案的定义与含义是什么？ 答：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研
