《探悉excel中不为人所知的技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《探悉excel中不为人所知的技巧（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、探悉 Excel 中不为人所知的技巧概要简介更多信息将多个列中的文本联接起来设置打印区域排除列表中的重复项目通过将文本值乘 1 来将文本更改为数字使用“文本导入向导”将文本更改为数字对大纲中的小数进行排序使用数据表单将记录添加到列表中输入当前日期或时间查看公式中的参数在某个单元格范围内输入相同的文本或公式使文本框与单元格中的数据相链接使图片与某个单元格范围相链接长公式疑难解答查看指定名称的图形映射使用已有单元格的内容填充列中的空白单元格从相对引用切换到绝对引用使用 OFFSET 函数修改插入的单元格中的数据使用高级筛选命令使用条件求和对数据求和使用条件求和对数据计数使用 INDEX 函数和 M
2、ATCH 函数查找数据拖动填充柄以创建数字系列自动填充数据将 VLOOKUP 函数用于未排序的数据每三个数字返回一个舍入到最接近的货币单位安装并使用 Microsoft Excel 帮助不要直接从软盘打开和保存只需一次击键即可创建新的图表或工作表在同一个工作表中设置多个打印区域概要本文说明 Microsoft Excel 中尚未被用户发现的一些最强大、最实用的功能和函数。例如，您可能为了执行某项计算而创建了一个新的宏，而事实上该计算任务可以借助已有的公式或函数完 成。或者，您可能为了执行某项任务而创建了一个新的宏，而该任务原本可以使用已有的功能执行。简介本文列出有关如何使用 Microsoft
3、 Excel 的一些提示。更多信息将多个列中的文本联接起来您可以使用 & 运算符或 CONCATENATE 函数将多个列中的文本连缀或合并起来；例如，如果在单元格 A1:C2 中键入以下数据：A1：名B1：中间名C1：姓A2：TomB2：EdwardC2：Smith要获得全名，请在单元格 D2 中，键入以下公式之一：$D$2:=CONCATENATE(A2, ,B2, ,C2)$D$2:=A1& &B2& &C2注意：单元格间的空格 ( ) 用于在显示文本间插入空格。设置打印区域从 Microsoft Excel 97 for Windows 开始，“文件”菜单上提供了“设置打印区域”工具栏按
4、钮。当您单击“设置打印区域”工具栏按钮时，可以将打印区域设置为当前选择的区域。将“设置打印区 域”工具栏按钮添加到现有工具栏后，可以单击“设置打印区域”，轻松地将打印区域设置为当前选定的范围。要在 Excel 中添加“设置打印区域”工具栏按钮，请执行下列步骤： 1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“自定义”。2.单击“命令”选项卡。3.在“类别”下，单击“文件”，然后向下滚动命令列表，直到看到“设置打印区域”工具栏按钮。4.单击“设置打印区域”，然后将该命令拖动到一个现有的工具栏。排除列表中的重复项目如果您所创建的项目列表中包含重复的项目，而您希望派生出无重复的列表，请使用 Exce
5、l 中的高级筛选命令。为此，请按照下列步骤操作： 1.在新工作簿的单元格 A1:A10 中键入以下数据：A1：水果A2：苹果A3：樱桃A4：梨A5：樱桃A6：李子A7：苹果A8：苹果A9：梨A10：苹果2.在“数据”菜单中，指向“筛选”，然后单击“高级筛选”。3.在“操作”下，单击“复制到”。4.在“列表区域”框中，键入 $A$1:$A$10。5.单击“选择不重复的记录”，在“复制到”框中键入 $B$1，然后单击“确定”。列 B 中将显示以下无重复列表：B1：水果B2：苹果B3：樱桃B4：梨B5：李子注意，此方法对于多个列同样适用。使用高级筛选命令时，可以隐藏行。通过将文本值乘 1 来将文本更
6、改为数字有时，当您从其他源中导入文件时，数值看起来像是数字，但却表现得像文本值一样。要解决此问题，请将这些值转换为数字。执行此操作的方法之一是将这些文本值乘 1。要转换文本值，请按照下列步骤操作： 1.单击工作表中的空白单元格，确保此单元格未设置为文本格式，然后在此单元格中键入 1。2.在选中此单元格的情况下，单击“编辑”菜单上的“复制”。3.选择要转换为数字的值所在的区域。4.在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。5.在“运算”下，单击“乘”，然后再单击“确定”。此方法可以将文本转换为数字。通过查看数字的对齐方式，可以得知是否成功转换了文本值。如果使用的是“常规”格式，而值靠右对齐，则为数字
7、；文本值会靠左对齐。使用“文本导入向导”将文本更改为数字为此，请按照下列步骤操作： 1.选择要转换为数字的值所在的范围。2.在“数据”菜单上，单击“分列”。3.单击“下一步”两次，转到向导的步骤 3。4.在“列数据格式”分组框中，单击“常规”，然后单击“完成”。此方法可以将文本转换为数字。通过查看数字的对齐方式，可以得知是否成功转换了文本值。如果使用的是“常规”格式，而值靠右对齐，则为数字；文本值会靠左对齐。对大纲中的小数进行排序假设您在单元格 A1:A6 中创建了以下大纲数字：A1：1.1.0A2：1.10.0A3：1.2.0A4：1.20.0A5：1.21.1A6：1.3.0对大纲数字排序
8、后，它们显示的顺序保持不变。大纲数字仍然以您键入的顺序显示。但是，如果您希望对每个小数点之间的数字进行排序，请使用“文本分列向导”。为此，请按照下列步骤操作： 1.选择单元格 A1:A6。2.在“数据”菜单上，单击“分列”。3.在“文本分列向导”的步骤 1 中，单击“分隔符号”，然后单击“下一步”。4.在“分隔符号”分组框中，单击以清除所有复选框，但保留“其他”复选框。在“其他”复选框中，键入句点，然后单击“下一步”。5.在步骤 2 中，在“目标”框中键入 $B$1，这样原始大纲就不会被覆盖掉，然后单击“完成”。数字显示在列 B、C 和 D 中。6.选择单元格 A1:D6。7.在“数据”菜单上
9、，单击“排序”。8.在“主要关键字”列表中，单击“按列 B”。9.在“次要关键字”框中，单击“按列 C”。10.在“第三关键字”列表中，单击“按列 D”，然后单击“确定”。排序后的列表显示在列 A 中。使用数据表单将记录添加到列表中若要将记录添加到列表中，请使用预定义的数据表单。首先单击列表中的一个单元格，然后单击“数据”菜单上的“记录单”。输入当前日期或时间如果希望在单元格中快速输入当前日期，请按 Ctrl+;，然后按 Enter 键。要在单元格中快速输入当前时间，请按 Ctrl+:，然后按 Enter 键。查看公式中的参数当您在单元格中输入一个公式时，可以按 Ctrl+Shift+A 来查
10、看公式中的参数。如果键入 =RATE，然后按 Ctrl+Shift+A，则可以看到该函数的所有参数 例如，=RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)。如果您希望看到更多的详细信息，则在键入 =RATE 后按 Ctrl+A 以显示“函数向导”。在某个单元格范围内输入相同的文本或公式若要在某个单元格范围内快速输入相同的文本或公式，请执行下列步骤： 1.选择要填充的单元格范围。2.键入文本或公式，但是不要按 Enter 键，而是按 Ctrl+Enter。数据将显示在您所选择的范围中。使文本框与单元格中的数据相链接为此，请按照下列步骤操作： 1.在“绘图”工具栏中，单击“文本框”
11、，单击工作表，然后拖动指针以创建文本框。2.在公式编辑栏中单击或按 F2 键，以便在公式编辑栏中进行更改。3.键入链接公式 例如，键入 =A1，然后按 Enter 键。您在链接单元格中输入的文本会显示在文本框中 例如，A1。您可以根据需要将文本框移动到工作簿中的任何工作表。使图片与某个单元格范围相链接您 可以复制某个单元格范围，然后将结果图片粘贴到工作表中。通过执行此操作，可以在工作表中的任何位置轻松地看到单元格的内容。您可以使用此方法在同一个页 面上打印不相邻的单元格。图片会与单元格范围相链接，并会根据内容更改和格式更改进行更新。要生成链接的图片，请按照下列步骤操作： 1.选择单元格范围。2
12、.在“编辑”菜单上，单击“复制”。3.选择要在其中显示图片的单元格。4.按住 Shift 键，同时在“编辑”菜单上单击“粘贴图片链接”。结果会得到一个快照，当源单元格发生更改或格式变化时，该快照会随之更新。长公式疑难解答如果创建的长工作表公式未返回预期结果，请拖动指针，在公式编辑栏中选择该公式的一部分，然后按 F9 键。执行此操作时，只会对选中的公式部分进行求值。重要说明：如果按 Enter 键，该部分公式将丢失。因此，请务必改为按 Esc 键。不过，如果不慎按了 Enter 键，可以按 Ctrl+Z 撤消更改。查看指定名称的图形映射注意：本部分仅适用于 Excel 97 for Window
13、s。将 工作表的“显示比例”框设置为 39% 或更低时，会在屏幕上的一个矩形中显示一个指定名称，该名称包含两个或更多相邻单元格的单元格范围。单击“标准”工具栏上的“显示比例”并键入 40% 或更大值时，标识指定范围的矩形会自动消失。注意，在更早的 Microsoft Excel 版本中，此功能不可用。使用已有单元格的内容填充列中的空白单元格假设您在列 A 中键入以下名称： 为了正确地排列名称，应该在空白单元格中填入名称。为此，请按照下列步骤操作： 1.选择单元格 A1:A10。2.在“编辑”菜单上，单击“定位”。3.单击“定位条件”，单击“空值”，然后单击“确定”。4.键入 =a1，然后按 C
14、trl+Enter。这个步骤会在您选择的空白单元格中输入名称。5.选择单元格 A1:A10。6.在“编辑”菜单上，单击“复制”。7.在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。8.在“粘贴”组下，单击“数值”，然后单击“确定”。名称就会根据您的需要沿单元格向下填充。从相对引用切换到绝对引用可以按 F4 键切换公式的相对单元格地址和绝对单元格地址。当您在公式编辑栏中键入公式时，使用了相对地址格式的单元格引用，例如 A1。键入引用后，按 F4 键，单元格引用会自动更改为绝对单元格引用，例如 $A$1。继续按 F4 键，可以显示绝对引用和相对引用的混合格式。有关单元格引用的更多信息，请单击 Microso
15、ft Excel 帮助中的“查找”选项卡，键入绝对和相对 (absolute and relative)，然后双击“相对和绝对引用之间的区别”(The difference between relative and absolute references) 主题。使用 OFFSET 函数修改插入的单元格中的数据假设您在单元格 A1:A7 中使用了以下数据，您希望在此范围内从最后一行中减去第一行：A1：1A2：2A3：3A4：4A5：5A6：A7：=A5-A1假 设您希望使用一个公式，该公式始终处于最后一个单元格下方的第二行，而且该公式与最后一个包含数据的单元格之间有一个空白单元格。假设您在该空白单元格处 插入了一个新行
