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1、公文寫作教育訓練上課時間：民國94年9月29日、10月6日（分兩梯次進行） 主辦單位：弘光科技大學人事室講義資料編撰：林香伶（92.0893.07弘光科技大學總務處文書組組長）92.09初稿廖秀珠（93.0994.08弘光科技大學總務處文書組組長）93.09修訂主講人：廖秀珠（弘光科技大學通識教育中心專任講師） 一、認識本校公文系統：是非題（請先作答，上課時講解答案） 01.( ) 安裝英福達公文管理系統的操作步驟是放在文書組網頁。02.( ) 發文時受文者不需用全銜。03.( ) 發文時公文文號為阿拉伯數字十碼，一文多發時可加支號。04.( ) 公文之附件為實體者，不宜先發電子文再補送附件，
2、應一律以紙本文一起發文。05.( ) 有些文件辦理完畢後不需操作發文作業，只需在系統執行歸檔作業，紙本文不用一起送回文書組。06.( ) 正在辦理中文件夾，除了可讓單位登記桌人員清楚知道該單位共有多少文件正在辦理外，還可在此附貼對來文所擬的簽稿及創簽稿。07.( ) 查詢一件公文流程時，只須在功能列點選查詢公文查詢輸入收文號查詢檢視卷宗檢視流程。08.( ) 發文時，只要將函稿送至文書組即可。09.( ) 發文時，函稿下方承辦單位承辦人及單位主管皆應蓋章或簽名，並註明時間。10.( ) 依據來文發文時，其發文字號與收文字號相同。11.( ) 若在待簽收文件夾中發現文件非本單位辦理時，需執行文件
3、退回作業， 並將紙本送回文書組。12.( ) 當一份公文在限辦時間內無法完成，須辦理展期。13.( ) 每天簽收公文時間是在下午二點以前。14.( ) 發文副本給校內單位時，請勿在單位前面加弘光科大，只需加本校即可。15.( ) 承辦人員要將紙本文件送至別單位會辦時，單位登記桌人員需在系統中將文件執行會辦作業。二、認識公文寫作：（一）什麼是公文？ 公文，即是處理公務的文書。必須具備下列幾個要件： 有關公務的文書：公文程式條例第一條記載：稱公文者，謂處理公務之文書。因此私人信件、著作、書據、契約等都不能稱之為公文。文書的處理者，至少要有一方為機關：所謂機關，應包括官署及非官署性質的機關（如民意機
4、關、國營事業機關）。凡是機關相互之間因處理公務而往返的文書，稱之為公文。至於人民（包括個人及人民團體）與機關之間因為申請與答覆而往返的文書，由於有一方為機關，該機關依其權責，必須加以處理，所以也就成了公務，所以也可以稱之為公文。符合一定的程式程序格式通常一件公文，從收文、承辦、擬稿、核稿、決行到發文，都有一定的製作和傳遞程序。各單位應分層負責（需有專人負責單位登記桌），若人員過少，每個人都要明瞭公文進行程序，以免影響公文之進行。（二）你需要幾本公文成功祕笈公文寫作絕非一步可登天，慎選幾本公文成功祕笈，不僅可以做為參考，也可以提高效率。以下列出幾本參考用書網站，請自行參閱、購買登錄、下載。行政院
5、秘書處，文書處理手冊，行政院秘書處。94.01最新版http:/.tw/internet/az123456pc/wenshu/book.ht m 張仁青，應用文，文史哲出版社。黃俊郎，應用文，東大圖書公司。林守為，現行公文程式大全，大孚書局。范光煌，應用文，全威圖書公司。黃湘陽，現代應用文書，洪葉圖書公司。吳椿榮，應用文，文京出版社。張瑞濱，現代應用文，智勝出版社。夏老師公文製作教學網http:/ Ps：若以上書目沒有你中意的，請務必找出一本最適合你自己的公文參考書，想無師自通，除非你天賦異稟。（三）公文寫作基礎篇法律統一用字要熟記： 公布、部分、帳戶、關于、搜集、雇員聘僱名詞用雇，動詞用僱、
6、計畫計劃名詞用畫，動詞用劃、給與實物給予、授予名位、榮譽等抽象事物、紀錄記錄名詞用紀錄，動詞用記錄。法律統一用語要熟練： 設機關、置人員、98九十八九八、118條第一百十八條第一百一十八條、法律之創制，用制定行政命令之制作，用訂定。數字使用原則要熟記：公文用語要對號入座：每一種公文用語都各有用處，不可任意妄用。（）起首語（正文開頭慣用之發語詞）：查、關於、謹查制（訂）定、修正、廢止特任、特派、派、任命、茲派、茲聘、僱（）稱謂語（彼此禮貌上之代稱詞）：鈞上行大貴鈞長、鈞座上行（以上需空一格表示敬意）；台端先生、君、女士職本人、名字該、職稱（）引述語（引據來文之起敘語）：奉上行准平行據下行此等字眼
7、少用奉悉上行敬悉平行已悉下行（來文年月日字號）依照、根據（發文機關發文年月日字號及文別）辦理（發文機關發文年月日字號及文別）鈞察、諒察上行（發文機關發文年月日字號及文別）諒達、計達（）經辦語（處理案件之聯繫詞）：遵經、遵即、遵查上行業經、經已、均經、現經、復經 （）准駁語（決定可否之衡量詞）：應予照准、准予照辦、准予備查下行 未便照准、礙難照准、應毋庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回下行如擬、可、照准、准如所請、如擬辦理機關首長對屬員或其所屬機關首長敬表同意、同意照辦 不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意（）除外語（表示本文以外有其他處置之分撇詞）：除外、除暨外（）請示語（請問之衡量詞）
8、：是否可行、是否有、是否允當、可否之處、如何之處（）期望及目的語（要求對方之祈使詞暨表示行文主旨之希求詞）：請 鑒核、請 查核、請 核示、請 鑒查、請 備查、請 核備請 查照、請 詧照對平行機關地位較高者用之、請 查照辦理、請 查核辦理、請 查照見復、請 查照辦理見復、請 查照轉告、請 查照備案、請 查明見復希 查照、希 查照轉告、希 照辦、希 辦理見復、希 轉行照辦、希 切實辦理（）抄送語（致送副本或抄件之用語）：抄陳上行抄送抄發下行（）附送語（致送資料、文件之用語）：附陳、檢陳上行附、附送、檢送、檢附（）結束語（全文之總結詞）：謹呈對總統簽用謹陳、敬陳、右陳於簽末用此致、此上於便簽用不同身
9、份要說不同的話： （）先釐清受文者與發文者之間的關係：上行平行下行（）准駁性、建議性、採擇性、判斷性公文用語，儘量要求明確肯定。（）期望及目的用語：視需要酌用，不要千篇一律，也不可突發奇想。（）稱謂用語先判別是直接關係或間接關係：貴機關單位、鈞部 長、本、該、先生女士君。別字漏字標點符號： （）發文前先自行檢視，有無別字漏字。（）應正確使用標點符號，一律使用全形，以免格式產生訛誤。Ex:（四）認識弘光科大最新簽稿下載區http:/www.hk.edu.tw/cls/ 簽稿撰擬要領簽稿之意義簽是幕僚承辦人員處理公務時，在查明有關事項的案情後，依據法令規定簽註意見、或報告案情、或研擬處理方案，對於
10、案情涉及其他機關或其他單位者，並應事先協調或會簽，以提供上級瞭解案情後，作為抉擇依據之文書。稿是擬發公文的草本，撰擬後應依各機關規定程序，送陳核閱、批改、判行，然後照稿繕發為正式公文。簽、稿擬辦方式應依文書處理手冊貳十九規定之原則辦理，原則如下： （）先簽後稿 A.制定、訂定、修正，廢止法令案件。B.有關政策性或重大興革案件。C.牽扯較廣，會商未獲結論案件。D.擬提決策會議討論案件。E.重要人事案件。F.其他性質重要必須先行簽請核定案件。（）簽稿併陳 A.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。B.依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。C.須限時辦發不及先行請示之案件。（）以稿代簽
11、為一般案情簡單，或例行承轉之案件。以稿代簽及不必上簽，直接辦稿陳請核判後繕發，本來應在稿面右欄外適當位置註明以稿代簽字樣，使核稿及判行之上級人員一目了然，現在大都未加註明。簽之種類：（依其作用分為兩類） （）機關內部簽辦案件之簽 即簽給本機關內部單位主管及首長裁示之簽，依各機關分層負責授權之規定核判，簽末不必敘明右陳敬陳長官之字樣。（）具有幕僚性質之機關首長對直屬上級機關首長之簽 屬於對外發出之上行文，文末可用右陳敬陳長字樣。此種簽宜比照一般文稿處理，即簽經首長裁定後可另行繕發，並編列發文字號，原簽之稿則予存檔備查。簽之款式（）先簽後稿 使用簽之制式用紙，按主旨、說明、擬辦三段活用式簽擬，一般
12、稱為大簽。簽經長官裁示後，再依裁定情形撰擬發文之公文稿，或據以辦理實際作為。（）簽稿併陳 視情形而決定是否使用簽之制式用紙，如案情簡單，可使用便條簽條紙，不分段，以條列式簽擬。簽稿併陳係於上簽時敘稿併陳，或予辦公文稿時附加簡簽併陳核判，使核判之上級人員瞭解案情後據以判發，並加速公文處理。使用便條之簽條，應附貼於公文文稿或來文原件之右上方，一般稱為角簽。使用角簽最好以一張便條撰述，至多不宜超過三張紙，簽末應留空白處作為上級批示位置。一般對於來文擬予存查參考或案情很簡單者，得於來文原件擬辦欄或原文件空白處簽擬處理意見。簽之撰擬要領使用簽之制式用紙時,應於簽字之下先填簽辦地點,於,然後依文書處理手冊
13、貳十九(二)規定逐項撰擬，說明如下：（）主旨 扼要敘述，概括簽之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。（）說明 對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條例。（）擬辦 為簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條例。（）簽之各段應截然劃分 A.說明一段不提擬辦意見，擬辦一段不重複說明。B.簽之主旨段用字不宜過長，一段不超過四、五十字為原則。C.說明段對於不同意見應加以整理並作結論，文字力求精簡，如內容複雜，可儘量使用附件方法處理，以免過於冗雜。D.擬辦段可就案情提出一個或一個以上之方案，陳供上級長官裁示。撰擬簽應注意事項（）重要案件應先向主管請示處理原則後再行簽辦。（）簽辦案件應以法令、規章或成例為依據。無依據可循時，應衡情度理或會商協調有關單位擬議。（）對案情應深入研究、慎密考慮，力求周詳、適切可行，重要參考文件應隨簽附陳。（）擬辦須研擬具體可行之意見或解決之辦法。（）內容應避免錯誤遺漏
