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1、广收 善思 勤练 求精浅谈写好机关应用文的几点体会13应用文，是指国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生产、科研、学习和生活中处理公务和个人事务时，形成和使用的具有实用价值和某种惯用体式的一种文章体裁。写好机关应用文，是国家和企事业单位机关一项重要的工作，不仅对认真贯彻上级有关方针、政策、要求，客观总结工作情况、深刻分析现实问题、切实找出相应对策，有效指导和促进工作具有十分重要的意义；同时，对机关人员提高认识问题、分析问题、解决问题的能力，促进个人进步成长也有着十分重要的意义。笔者拟结合自己几年来从企业事调研工作的经验，围绕起草前的筹备、起草中的组织、起草后的反思，谈一些粗浅的
2、认识和想法，与大家共同交流。关于如何写好机关应用文（以下简称写好材料），我觉得应该做到：“四句话、八个字”，即广收、善思、勤练、求精。 广收就是广泛收集素材这是写好材料的第一步。大家知道，做饭要先买菜，盖楼要先备料，写材料也是一样。无论写何种体裁的材料，领导讲话也好、工作报告也好、典型经验也好，或是工作方案、规章制度、办法规定也罢，作为起草者，首先要最大限度地占有素材，吃透方方面面的情况。素材占有得越多，情况了解得越透，写起来才会感到心中有数、心里有底、胸有成竹。这正所谓“手中有粮心不慌”。如何收集素材？我认为要“了解三方面情况、打开三条通道”。了解三方面情况：一是了解“上情”。尽可能多地了解
3、上级的文件、会议和调研报告等，通过及时了解，全面掌握，精心研读，从中领悟和把握上级精神的要点和实质，看有哪些新精神、新要求、新提法，对企业有何指导意义，在起草哪方面材料时能够用到。比如，对煤矿企业调研人员来说，要超前了解和掌握国家的经济发展走势，政府的相关调控政策，行业的总体发展情况，以及上级领导和部门有关煤炭企业安全、高效、发展的指示精神和政策措施。只有平时超前地、详细地了解和掌握这些情况，在起草这方面材料时，才会顺应形势发展，把握时代脉搏，体现材料高度。二是了解“中情”。尽可能细地了解本单位、本系统、本部门的工作成绩、经验和问题，以及下步打算；尽可能深地了解同行业、同领域、同专业国内外的发
4、展趋势、研究动态、最新观点，以及经验做法，为起草相关材料提供充分的准备。比如，煤矿企业在安全生产、质量达标、经营管理、改制改造及党建、思想政治工作、企业文化建设等方面，有哪些好经验、好做法，在实践中收到哪些好效果；有哪些不完善、不全面的地方，需要在今后工作中亟待解决；国内外及其兄弟单位有哪些值得我们学习和借鉴的东西。三是了解“下情”。尽可能深地了解基层单位、部门的工作进展。领导作决策、机关下文件，其根本目的就是为了帮助基层解决问题，更好地推进工作。因此，要超前做到了解深入，掌握全面，情况清楚，问题明确，这样提出的目标、任务、措施，出台的政策、制度、办法，才有针对性，才能有的放矢。打开三条通道：
5、一是多看，打开“视觉通道”直接掌握素材。坚持经常地看电视、看网络、看报纸、看材料、看现场，增强自己对相关事情的感性认识，了解和掌握更多相关素材。特别是深入现场调研，是调研人员发现问题、了解情况、掌握第一手材料的有效途径。比如，今年5月份我随同公司学习考察团赴淮南、大屯、新汶、开滦四个煤矿集团学习考察，通过深入大屯矿业集团姚桥矿井下现场参观，对比发现他们在入井人员安全帽的佩戴方面规定的更加严格和详实，让我深刻理解了他们抓安全质量标准化建设“严于标准，高于标准”的深刻内涵。二是多听，打开“听觉通道”间接掌握素材。坚持经常地多参加会议、听领导讲话，多参加座谈、听经验交流，多深入基层、听情况介绍，多深
6、入一线、听群众呼声，增加自己对相关事情的理性思考，分析和判断事物的发展变化。特别是到基层调研，是我们发现问题、解决问题的最根本、最有效的方法。在这方面，我觉得相对而言，由于煤矿基层调研员，便于直接深入采区段队、接触职工群众，特别是通过参加本矿调度会，在直接领会领导意图、掌握基层情况方面，比公司调研室的同志更有优势、更有条件。三是多记，打开“触觉通道”系统掌握素材。坚持经常地网络下载、报纸剪裁、录像摄影、文章摘抄、材料归档，积累更多的素材和资料，便于用时的查找或借鉴。1997年我刚进调研室时，在老同志带领下主要采取了三种办法收集素材：每天进行文章摘抄。在翻阅报纸、传阅书刊时，对今后能够用上的观点
7、、事例、数据，以及好的标题、架框、语句等，记在专门的摘抄本上；每月进行报纸剪裁。按照自己负责的报纸，到月末下架后进行及时剪裁，并粘在八开纸上，分门别类装订成册；每年进行材料归档。将平时积攒的各类材料或素材，到年末时按照领导讲话、工作汇报、经验材料等不同类别，装订归档。同时，随着电脑的普及和应用，自2000年开始，我们更加注重用电脑对材料归档。在这方面，主要采取了两种归档形式：纵向式。以年份和月份为限，设立年份及月份文件夹，将每年、每月的材料存入相应文件夹里；横向式。以种类和门类为限，在月份里设立领导讲话、工作汇报、经验材料等文件夹，将相应的文体材料存入其中。总之，以上是收集素材的基本方法和途径
8、，有时会遇到特殊情况，需要采取特殊办法和途径。比如，在参加今年5月份赴南方四局学习考察时，为克服学习考察的行程紧、任务重、素材收集难度大等困难，在考察团各位领导及随从同志的帮助下，我共采取了15条办法和途径进行素材收集：未雨绸缪，考察之前先通过网络下载一些有关被考察单位的基本情况及相关经验做法，做到初步了解。明确方向，及时向主要领导请示和征求指示，弄清学习考察的基本目的、内容和考察重点；顺势而为，借助自己负责考察过程中摄像任务之机，把摄像作为收集素材的一条渠道；密切合作，与其他参加考察服务的办公室人员密切配合，尽量收齐每个被考察单位及考察路线情况；记好日志，坚持每天记录当天行程和重要事件，并对
9、有关情况进行及时归纳整理；主动协调，及时与被考察单位办公室和业务部门同志沟通协调，尽量多地收集相关素材；全程记录，对座谈会进行全程录音和记录；积极沟通，座谈会后直接向发言领导索要发言材料；借势发力，请考察团主要领导帮助向被考察单位要材料；捕捉亮点，在听取被考察单位情况介绍时，随时发现有价值的经验和做法，跟进收集素材；深入现场，尽量挤出时间随同考察团深入考察现场，特别是煤矿井下进行现场体验；保持联络，与被考察单位办公室同志相互留下联系方式，便于补要素材；群策群力，建议考察团召开座谈会，汇集全体成员的考察心得体会；跟踪领会，考察回来后随时跟踪考察团主要领导参会情况，收集掌握在每次会上谈的考察心得；
10、认真揣摩，对主要领导关于学习考察报告的修改意见，进行认真揣摩。善思就是善于精心思考这是写好材料的关键环节。写材料很大程度是写思想，这种思想多来自于平时的思考，要仔细领会领导的意图，揣摩领导的风格，体会现场的气氛，掌握语言表达的火候。以写领导讲话稿为例，善于精心思考就是要有“四感”。1、要有领导感。当演员要演一个不熟悉的角色，往往需要体验一段生活。写领导讲话也是一样，必须找到领导的感觉。在这方面，具体要做到以下四点：一是有领导的高度。绝大多数领导的理论素质比较高，给领导写讲话，必须站在领导的高度来思考问题，看待形势，对待工作，从政治的、宏观的高度去把握问题。这样才能更加充分地体现领导的政治素养和
11、战略思维。如，公司调研室每次接到任务，都要放在宏观大背景下深入思考，体现上级领导的要求，体现事物发展的规律，体现企业客观的需要。二是有领导的深度。通过对现实情况的深入了解和分析，找出事物发展的规律，查出问题产生的原因，对照上级领导的批评、对照职工群众的意见、对照政策制度的规定、对照先进单位的经验“四面镜子”，认真提炼讲话的内容。三是有领导的力度。在掌握上级精神、了解实际存在问题之后，就要深刻思考拿出切实可行的办法，解决存在的问题和矛盾，这样才能更加有效地体现领导的力度。四是有领导的风度。不同的领导有不同的语言表达习惯，有不同的关注方向。在起草之前，必须仔细了解和领会领导的讲话风格，这样才能更好
12、地体现领导的风度。如学者型领导，喜欢引经据典，讲一些前沿性理论和技术成果；实干型领导，喜欢直截了当，讲一些具体的抓法和朴实的话语；创新型领导，喜欢标新立异，讲一些独道的见解和意见；开拓型领导，喜欢自由发挥，讲一些现场的感受和体会。另外，还有的领导喜欢用排比句，有的领导喜欢用短句，有的领导喜欢用激昂的文字，等等。2、要有现场感。运动员比赛之前，都要提前到赛场热身，熟悉周围的环境。写材料之前，也要多到现场找感觉。在这方面，具体要把握好四个关键环节：一是把握好领导的身份。不同的场合领导讲话的身份不同，必须仔细斟酌，把参会人员的成分摸清楚，把领导讲话的角度选准确。如，召开企业经营工作会议，财务老总要侧
13、重讲经营工作的总结和安排，公司行政老总要侧重讲经营管理在企业整体工作中的地位和作用，党委领导要侧重讲在经营工作中如何发挥政治优势。二是把握好听众的成分。不同的听众感兴趣的问题不同，接受的能力也不相同，不了解听众的需要，写讲话就缺少针对性，就不能产生共鸣。如，对牛弹琴反过来看，更是人的过错，弹琴不分对象；赵本山小品在美国遭遇炮轰，更体现的是中国与美国之间文化的差异。三是把握好现场的氛围。职代会上的讲话要庄严神圣，表彰会上的讲话要热情洋溢，工作会上的讲话要斩钉截铁，座谈会上的讲话要随机应变，欢送会上的讲话要依依不舍，欢迎会上的讲话要热情真切，等等。四要把握好讲话的时间。领导讲话时间的长短，不仅取决
14、于讲话的内容，也取决于现场的情况，因此不能完全按照“有话则长、无话则短”的原则思考，更要保证开会的质量。如，有的会议议程少、人员齐、分量重，只有主要领导一个专题报告，就应该准备的充分一些，写的详细一些，材料长一些；有的会议议程多、人员少、只是专业性工作、阶段性总结，主要领导参加会议并讲话，应该简明扼要地对这次会议、对其它领导讲话、对前期系统工作肯定一下、对抓好下步工作提点要求。3、要有说话感。一篇好的领导讲话稿，往往就是一篇好文章，但写领导讲话又与书面文章有所不同。在这方面，具体应注意把握三点：一是主题要更加突出。倡导什么，反对什么，表扬什么，批评什么，热爱什么，讨厌什么，一定要非常明确地提出
15、来，不能模棱两可，模糊不清，是是而非。二是结构要更加简洁。讲话的结构不能复杂，一复杂就会乱套。10分钟内的讲话，一般只能有一层标题；1小时左右的讲话，也就是两至三层标题。三是语言要更加直白。文章中一句话，不明白可以反复研究，但听讲话，不明白就过去了。所以，写讲话要尽量少用或不用半文半白、让人难以理解的句子；有时针对领导实际情况，要尽量少用或不用生僻字、多音字。4、要有新鲜感。人们说，世界上除了古董和朋友之外，什么都是新鲜的好。领导讲话“新”才能给人启迪，才能令人耳目一新。在这方面，具体要突出三个问题：一是思想观点要新。要善于关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题，得出新结论；对老情况、老问题
16、，也要善于从新的角度、用新的思维观察和思考，做到温故而知新，提出别人没想到的观点，得出别人没总结的结论。二是典型事例要新。举止例子要尽量用鲜为人知的事例，或是老话新说，旧事新解，来充实讲话材料，决不能找那些陈芝麻、烂骨头、陈年旧帐写个没完没了。三是表达方式要新。要尽量不落俗套、求新、求异，尽量不用老瓶装新酒、更不能用老瓶装旧酒，一定要创造新的框架和格式，力争新酒要用新瓶装、至少旧酒换成新包装。勤练就是勤奋刻苦练习这是写好材料的必由之路。写材料是一项艰苦而系统的工程，是对起草者耐心、恒心、责任心的考验。我们常对公司调研室的年轻同志说：“写材料一定要多写多练，一次写不好，可能还不知道怎么会写好，但至知道这样会写不好，反复写、反复练，终将一步步趋向写好”。因此，对初学者来讲，写材料千万不能操之过急，一口吃个胖子，一脚踹口油井，都是不可能，必须经过一个循序渐进、由量变到质变的过程。这个过程，我总结如练习书法，大体要经历“四个阶段”：第一个阶
