医院文件标准管理规程编制部门药剂科编号/版本号SMP-YJ002-000页数: 6/6分发部门各部门修订记录修订日期修订版本参考文件修订内容1.0:目的制订医院文件标准管理规程,使文件管理工作标准化﹑规范化 2.0:适用范围对医院文件的编写、审核、回顾、修改、批准进行规范3.0:职责3.1 由医品部负责医院管理文件与资料的收集、分类编号、整理、存档、保管和发放文件的发放范围根据文件内容由各职能部门决定3.2 各医疗、护理、医技、行政后勤各科室应指定人员负责本科室所使用文件管理4.0:程序4.1 文件编号原则4.1.1 专属性：文件与编号一一对应，一文一码，一旦文件停止使用，此文件编号亦随之作废，不再使用4.1.2 稳定性：任何人不得随意编号，若有需变动时，必须经批准，并随之变更所有文件的编号4.1.3 可修订：文件修定后，必须给予新的修定号，同时对其相关文件中出现的该文件编号进行修定4.2 文件编号结构□ □/□ □ □ - □ □ □ □ □ - □ □ □ 文件类别代码 文件归属(英文字母)及编号 文件版本号4.3 文件的分类4.3.1 文件类别代码4.3.1.1 质量方针/目标 文件类别代码:QP4.3.1.2 质量手册 文件类别代码:QM4.3.1.3 标准管理规程 文件类别代码:SMP4.3.1.4 标准操作规程 文件类别代码:SOP4.3.1.5 记录表格 文件类别代码:REC4.3.2 文件归属(英文)及编号4.3.2.1 管理委员会 文件归属简写:GL4.3.2.2 人力资源部文件 文件归属简写:HR4.3.2.3 药剂科文件 文件归属简写:YJ4.3.2.5 医品部文件 文件归属简写:YP4.3.2.6 医务部文件 文件归属简写:YW4.3.2.7 护理部文件 文件归属简写:HL4.3.2.8 总务部文件 文件归属简写: ZW4.3.2.9 财务部文件 文件归属简写:CW4.3.2.10 客服部文件 文件归属简写:KF4.3.2.11 营业管理文件 文件归属简写:BM4.3.2.12 文件号码各部门按管理方便编号。
4.3.3 文件版本号文件版本号由3位阿拉伯数字组成，“000”为第一版，“001”为修订第二版，以此类推4.4 举例说明如编号/版本号为“SMP-YJ001-000”的文件，其中“SMP”表示此文类为标准管理文件，“YJ”代表药剂科管理文件，“001”表示该文件是此类别第一个文件，“000”为版本号（修订次数）4.5 标准文件格式及内容要求4.4.1 标头﹑标尾编写格式4.4.1.1 标头文件名栏填写文件的正式名称，字体采用三号字4.4.1.2 文件编号/版本号由医品部及文件编写部门制定4.4.1.3 文件的页数填写如“1/ 4”栏内，表示为第1页，共4页4.4.1.4 编制及分发部门按编写部门及使用部分填写4.4.1.5 执行日期为文件的生效日期4.4.1.6 文件盖红章（或受控章）有效4.4.2 文件一律采用A4纸，行文行间距为1.5倍，行文字体采用宋体小四号字，字符间距采用标准间距4.4.3 文件第1页为文件的修订记录4.4.4 目的：简明扼要地说明制定该文件的目的是什么4.4.5 适有范围：该文件适用于哪些范围或应用领域4.4.6 职责: 哪些部门、岗位或人员对该文件负有责任。
4.4.7 程序：正文部分4.4.8 参考：该文件编写时参考的文件4.4.9 附件：文件附件4.4.10 文件格式采用统一标准格式（见附件）4.5 文件编制、审核、批准程序4.5.1 各职能部门按相关政策及技术要求编制各类文件，明确责任人及工作进度4.5.2 各部门对各自本门文件的审核工作4.5.3 院长负责文件的批准执行4.5.4 经批准的文件（原件）交医品部保管4.6 文件的修订程序4.6.1 有下列情况时必须及时修订文件4.6.1.1 法定标准、政策法规或其他依据文件更改，更新版本，使标准有改变4.6.2 需修订文件的部门填写文件修订申请表，经批准后才可修订文件4.6.3 修订文件按4.5程序进行4.7 文件的发放、保管、收回及销毁程序4.7.1 医品部按批准文件中分发的部门备好需发放的文件数，盖受控章，下发至使用部门，并做好文件的发放记录4.7.2 医品部负责各类文件的保管及维护工作，文件盖受控章有效4.7.3 对于各类过期文件，医品部负责收回并做好收回记录，过期文件不得在工作现场出现4.7.4 当文件档案保存到规定保管期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清单册，该清单册永久保存。
4.7.5 对销毁文件必须填写《文件销毁登记表》，经院长负责人批准后才可执行销毁程序4.7.6 文件的销毁时医品部负责人必须现场监督4.7.7 销毁文件的一般方法：火销法或化浆法4.8 文件的培训、执行规定文件在执行前应对文件使用者进行专题培训，可由人事部编制培训计划，由起草人或部门负责人进行培训，并做好培训记录，保证每个文件使用者知道如何使用文件，文件使用人经培训合格后，按文件鉴署的执行日期执行文件4.9 文件的保存期限4.9.1 购进药品应索取合法票据（发票、供货清单），并做到票、帐、货相符，票据和凭证应按规定保存超过药品有效期一年，但不得少于两年4.9.2 药品购进记录应保存三年以上4.9.3 特殊药品的验收记录应保存至有效期一年，但不得少于三年4.9.4 麻醉、精神药品专用账册的保存应当在药品有效期后不少于2年5.0:参考无6.0:附件文件格式示例：文件首页为《修订记录》文件名编制部门编号/版本号页数: 2/2分发部门1.0:目的2.0:适用范围3.0:职责4.0:程序5.0:参考6.0:附件起草人:审核人:批准人:执行日期年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日文件盖红章（或受控章）有效起草人:审核人:批准人:执行日期年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日文件盖红章(或受控章)有效。
