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1、第8章 常用办公设备,(时间:2次课,4学时),第8章 常用办公设备,【教学目标】: 除了计算机以外,办公室里还有很多其他的办公设备。通过学习本章内容,要求读者掌握打印机的安装、使用和简单维护方法,扫描仪和投影机的安装和使用方法;了解传真机的分类、安装和使用方法、使用中的注意事项等;掌握复印机的使用方法、操作注意事项和保养方法。,第8章 常用办公设备,【本章要点】: 掌握打印机的安装、使用和简单维护方法 了解扫描仪和投影机的安装及使用注意事项 了解传真机的分类、安装与使用注意事项 掌握复印机的简单使用方法,8.1 输入/输出设备 8.2 传真机与复印机 8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和
2、查询接收,第8章 常用办公设备,8.1 输入/输出设备,8.1.1 打印机 8.1.2 扫描仪 8.1.3 投影机,8.1.1 打印机,安装打印机 (1) 连接电源线和数据线 打印机耗电量较大,需要独立的电源供应,所以必须要连接好电源线,注意在接通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据,所以必须连接好数据线,打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况,相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线,无论哪种情况都很容易识别相应的插口。,8.1.1 打印机,安装打印机 (1) 连接电源线和数据线 打印机耗电量较大,需要独立的电
3、源供应,所以必须要连接好电源线,注意在接通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据,所以必须连接好数据线,打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况,相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线,无论哪种情况都很容易识别相应的插口。,8.1.1 打印机,安装打印机 (2) 安装驱动程序 连接好线路后,还需要在操作系统上安装打印机驱动程序,打印机驱动程序提供了打印机与计算机进行通信的途径,只有安装了驱动程序才能使用打印机。 安装驱动程序的最简单方法是使用驱动光盘,购买打印机时大都随机带有软件光盘,其中有驱动程序和使用手册等。将
4、光盘插入到计算机的光盘驱动器中,光盘会自动运行并弹出安装界面,只要按照屏幕指示即可进行安装,通常操作都很简单。如果光盘没有自动运行,那么可以通过资源管理器中打开该光盘。,8.1.1 打印机,2. 使用打印机 打印机安装完成后即可使用,在使用打印机前,要给打印机装好打印纸。正常打印应使用主进纸盘,主进纸盘通常可容纳一定数量或重量的纸或其他打印介质。大部分打印机在主进纸盘之外还提供一个优先进纸槽,在送入单张打印纸、信封、明信片、标签或投影胶片时,应当使用优先进纸槽。要将文档的第1页打印在与文档其余部分不同的介质上,也可以使用优先进纸槽。 在任何有打印功能的程序中选择【打印】命令即可打印文档。例如,
5、在Word 2007中单击【Office按钮】 ,如果在弹出的菜单中选择【打印】【快速打印】命令,可以直接使用默认的打印机打印当前文档;如果在弹出的菜单中选择【打印】【打印】命令,则可以弹出如图8-2所示的【打印】对话框,在这里可以设置使用哪个打印机、文档的打印范围和打印份数等,设置完成之后,单击【确定】按钮即开始打印。总之,打印机的使用不需要用户做任何特定的操作,一切都是自动完成的。,8.1.1 打印机,图8-2 Word 2007的【打印】对话框,8.1.1 打印机,3. 维护打印机 激光打印机是精密的光机电一体化设备,在使用中难免会出现问题,一般可以通过售后服务解决,不过对于一些常见的问
6、题,可以自己动手解决,即使只是能够识别问题,也有利于提高维修效率。 测试页当遇到打印问题时,首先打印一张测试页。如果没有问题,需要确认是否是软件的问题。例如,是否需要重新安装驱动程序、重新配置或安装应用程序等。 打印质量下降如果打印的文件有一条或者多条平行白线出现,打印质量骤然下降,通常是由于硒鼓中的墨粉余量不多或者墨粉不均匀引起的。将硒鼓取出左右晃动,再放入打印机中,如果打印正常,说明的确是硒鼓内的墨粉不多了;还有另外一种可能性就是打印机的感光元件灰尘积累过多,也会出现这种故障。,8.1.1 打印机,3. 维护打印机 卡纸卡纸故障对于打印机很常见。卡纸一般有两种原因:一是纸张的问题,纸张过分
7、潮湿和过分干燥都会造成卡纸;二是打印机搓纸部件老化或者过脏。为了避免卡纸,在打印纸放入打印机之前可以用手打散;在放置纸张时将纸边用手抹平,用卡纸片卡住纸张两边;不要一次在打印机中放置过多的打印纸;打印纸张不要总暴露在办公环境中。 如果发生了卡纸,可以取出硒鼓,将打印机开关向上扳,再用双手轻轻拽出被卡住的纸张,注意不要用力过猛,以免拉断纸张;更不能用尖利的东西去取,以免造成打印机损坏。 激光打印机卡纸后,常常会有一些墨粉散落在打印机内,这时只需要多打印几张测试页,带出这些墨粉就可恢复正常。,8.1.2 扫描仪,扫描仪是一种输入设备,可以用来捕获图像并将其转换成计算机可以显示、编辑、储存和输出的数
8、据。扫描仪可分为3种类型:滚筒式扫描仪、平板式扫描仪和笔式扫描仪。其中平板式扫描仪是最为常见的扫描仪,平板扫描仪获取图像的方式是先将光线照射到要扫描的材料上,反射或透射的光线由CCD光敏元件接收并通过光电转换功能将其转换为数字图像。典型的平板扫描仪如图8-3所示。,8.1.2 扫描仪,1. 安装和使用扫描仪 和打印机一样,扫描仪通常也有电源线和数据线两条线,它们的连接也很简单。扫描仪的驱动程序安装通常不需要用户干预。 扫描仪的使用需要图像处理软件配合,例如,Photoshop或OCR软件等。要使用扫描仪输入图像,只要把要扫描的材料(例如,照片、文件等)放在扫描仪的玻璃台面上并压住盖板,然后在软
9、件中选择通过扫描仪输入图像,扫描仪就将图像扫描到图像处理软件中,之后就可以对图像进行进一步的加工处理和保存。例如,在Photoshop软件中,选择菜单栏中的【文件】【输入】【Uniscan B600】命令,如图8-4所示。即可从Uniscan B600扫描仪输入图像,当然,不同的扫描仪在菜单中的名字也不一样。,8.1.2 扫描仪,2. 扫描仪使用注意事项 为了让扫描仪能顺利工作,在日常使用中需要注意以下事项。 使用扫描仪时的机器温度保持在10至40范围内。 避免在灰尘多的环境下操作扫描仪。灰尘或异物可能会对机件造成损坏。 不用扫描仪时,将盖板盖上。 不要让扫描仪受到过于剧烈的震动,否则可能会损
10、坏内部零件。 另外,扫描仪玻璃面板不干净会直接影响扫描质量。如果要清洁玻璃面板,可以找一块柔软无棉絮的布,喷上一些温和的玻璃清洁剂,然后轻轻地擦拭玻璃面板。不要将清洁剂直接喷在扫描仪的玻璃面板上,勿使液体流入扫描仪内部。过量的溶剂残留会弄花玻璃面板或使之起雾,甚至会损坏扫描仪组件。,8.1.3 投影机,投影机是显示器的延伸,是公开演示的重要工具。按照工作原理,投影机分为CRT投影机、LCD投影机和DLP投影机3种。一台典型的投影机如图8-5所示。,图8-5 投影机,8.1.3 投影机,1. 安装与使用投影机 投影机最常用的安装使用方式有两种:一种是桌上正投安装,选择此位置时,投影机位于屏幕的正
11、前方,如图8-6(a)所示,这是最常用方式,安装快速、移动方便;二是倒挂正投安装,选择此位置时,投影机倒挂于屏幕正前方的天花板上,如图8-6(b)所示,在会议室、教室等固定使用投影机的场所经常采用这种安装方式。,(a) 桌上正投安装 (b) 倒挂正投安装 图8-6 两种典型的投影机安装方式,8.1.3 投影机,1. 安装与使用投影机 投影机与电脑的连接最常用的就是使用VGA连接线,一端连接到电脑的D-Sub 输出插口,另一端连接到投影机的D-SUB/COMP IN输入端口,这样投影机的功能就相当于显示器。 如果要连接到DVD等视频设备,则要使用分量视频连接线、DVI连接线、S-视频连接线、复合
12、视频连接线等,其中使用分量视频连接线可以获得最佳效果。 投影机的使用很简单,只要打开投影机(可以使用投影机本身的按钮,也可以使用遥控器),在预热片刻后即可正常显示。使用中可以调节画面大小、焦距和显示模式等,详情可以查阅相应型号的说明书。,8.1.3 投影机,2. 投影机使用注意事项 投影机的灯泡在使用时发热量很高,在关机后需要继续散热一段时间,此时不能拔掉电源和移动投影机。 投影机的灯泡有寿命限制,使用超过寿命限制的灯泡可能会出现灯泡爆裂等意外情况,所以灯泡寿命到期应及时更换。 投影机镜头应保持清洁,否则直接影响显示效果,如果发觉镜头表面有污点或灰尘时可以使用压缩空气罐来清除,也可以用拭镜纸或
13、湿软布蘸清洁剂轻轻擦拭镜头表面。 如果要清洁投影机外壳,应先关闭投影机并在充分散热后拔掉电源线,然后用软布蘸水和中性清洁剂进行擦拭。,8.2 传真机与复印机,8.2.1 传真机 8.2.2 复印机,8.2.1 传真机,1. 传真机的分类 目前市场上常见的传真机可以分为4类:热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机(也称为激光一体机)、喷墨式普通纸传真机(也称为喷墨一体机)。市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。 传真机的工作原理很简单,即先扫描即将需要发送的文件并将其转化为一系列点信息,该信息再被转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传
14、真机接收信号后,将相应的点信息打印出来,这样,接收方就会收到一份原发送文件的复印件。上述4种传真机的主要区别在于接收到信号后的打印方式不同。如图8-7所示为一台喷墨式普通纸传真机。,8.2.1 传真机,8.2.1 传真机,2. 安装与使用传真机 传真机的安装很简单,只要接好电话线和电源线就可以了(当然还有传真纸),电话线用于通过电话网络传送图像数据,电源线则为传真机提供独立电源。 传真机的使用包括发送传真和接收传真,二者都有手动和自动两种工作模式。 (1) 手动发送 首先确保传真机处于就绪状态,然后放置好要发送的稿件;摘下电话机拨叫对方号码,听到对方传真机的应答信号(长鸣声)后按启动键开始发送
15、传真,然后挂机等待发送完成。发送完毕后若对方报告差错,则根据实际情况进行重发,直至全部无误。,8.2.1 传真机,2. 安装与使用传真机 (2) 自动发送 很多传真机可以根据用户的设置自动发送传真,具体操作请参阅相应的操作手册。 (3) 手动接收 首先确保传真机处于就绪状态。当有电话拨入时,摘电话机接听电话,沟通情况后按启动键开始接收传真,然后挂机等待接收结束。如果接收有问题可联络对方重发。 (4) 自动接收 自动接收传真不需要人为的干预,为提高办公效率提供了方便。如果传真机设置为自动接收,则当有电话拨入时,传真机会自动启动接收,接收完成会自动返回就绪状态。,8.2.1 传真机,2. 安装与使
16、用传真机 另外,还有一种特殊的传真方式查询方式,这种方式由接收方控制发送方自动发送传真。这种方式需要双方设置的配合:在发送方,需要设置查询密码(防止他人误接收)并按查询键;在接收方,需要设置好相同的查询密码,然后拨叫对方电话,在听到应答信号后按查询键开始接收。,8.2.1 传真机,3. 传真机使用注意事项 不宜在高温、强磁或含有强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量,而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话,还会令传送的图像失真。 热敏纸传真机不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够,使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理,会造成印字质量不佳,保存时间变短。 有装订针、大头针之类硬物的图文资料,以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其他装置,引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻