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1、1,如何进行有效的商业文书沟通？,2008年10月16日 沈阳,2,商业文书是现代商业社会的基本沟通方式； 商业文书沟通具有两层内涵，一是格式，二是内容； 商业文书沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要遵循一定的规则，同时掌握一定的技巧； 小公司和大公司在沟通上的区别在于小公司打电话，大公司发邮件； 只有不断地训练自己，才能领会其精髓，而这一过程可能是漫长的； 如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ 与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的思维方式和工作习惯； 有效的沟通就是生产力！,开场白,3,正确的 思维逻辑,明确的 写作规范,良好的 文字表达能力,清晰、简洁的 文书,有效的沟通,如
2、何才能产生有效的沟通？,4,邮件/信函 备忘录 报告 会议纪要 会议议程 通知 工作计划 讨论文件,传达必要的，精准的信息 恰如其分的文字表述 尽量做到言简意赅，简明扼要 多用bullet point 定量阐述时多用图表,文书的类型？,有效文书的特点？,文书的类型以及有效文书的特点,5,明确目的-我想借助这份文书做什么？,传递信息？,下达指示？,进行解释？,备忘记录？,构思思路，准备相关基础资料,制定语气和修辞策略,开始动手!,开写之前的功课,做出请示？,6,写作流程以及注意事项,写完后重读,修改完善，大胆删减,一口气写完,构思写作思路， 考虑文书内容,检查细节，确认无误,要与不要,目的要明确
3、 主题要明示 信息要全面 庄重、专业的文风 行文要简短 使用短句 突出重点 段落分明 总结和结论 尽量生动 采用标准字体,随意开始 写写停停 双重否定 口语化或其它非专业的文风 大长句 无关信息 无标点或滥用 错别字 文字过长 中英文混用 采用奇异字体,7,亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能获得此项业务。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为 敬礼！ 2008年10月,
4、尊敬的左俊峰先生，您好： 关于：微软新型计算机软件 这是来自微软的信，继我们今天上午的电话谈话后，我很高兴再邮寄给您一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的产品符合贵公司要求，同时微软的全球技术支持网络定会让您在使用时永无后顾之忧。 本人希望在下周三下午3：00到贵公司拜访您，向您进一步展示我公司产品。 期待您的回音，并期望很快能和您会面。 顺致敬意！ 比尔盖茨 微软CEO 2008年10月1日,练习一：两封函件的比较,8,尊敬的左俊峰先生，您好： 关于：微软新型计算机软件 这是来自微软的信，继我们今天上午的电话谈话后，我很高兴再邮寄给您一本我公司的最
5、新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的产品符合贵公司要求，同时微软的全球技术支持网络定会让您在使用时永无后顾之忧。 本人希望在下周三下午3：00到贵公司拜访您，向您进一步展示我公司产品。 期待您的回音，并期望很快能和您会面。 顺致敬意！ 比尔盖茨 微软CEO 2008年10月1日,亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不
6、能拜访你处，这是因为 2008年10月,写信者不愿费神查明联系人,语意含糊,语法错误与错别字,无关信息,文字过长,说明写信原因,明示下一步将采取的行动,知道此信发给谁,表明积极的态度,只写了一页,表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。,内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害。,练习一：判别两封函件的高下，并说明原因,明确告知发信人的姓名的职务,匿名的发信人,清晰地提示信函主题,采用公司正式信纸,客户需要电脑还是软件？,9,练习二：讨论以下邮件的改进空间,文档主题的使用,注意收件人/抄送/暗送三种方式的使用,不知道发信人姓甚名谁？,附件文件名的使用，考虑存档的需要,应附上邮件正文，简要介绍事由、附件内容以及需采取的行动,10,重温写作过程,准备，准备，再准备！,目标:why？Who？What？ 提纲：策略与结构 整理：相关信息、支持文件,写作,检查,态度：请示？肯定？否定？ 构成：文字与图表 文字：信、达、雅,删减:无关信息 注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、语气、称谓,写完后重读,修改完善，大胆删减,一口气写完,构思写作思路， 考虑文书内容,检查细节，确认无误,11,我在日常工作中进行文字沟通的障碍是什么？ 应该如何进行有效的文字沟通？ 应该改善哪方面的沟通技巧？ 其它问题？,总结与讨论,12,
