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1、行政文秘的时间管理,课程程序,1分析时间 2诊断工作环境，提高工作效率 3立即改变 4. 跨越时间管理陷阱,一. 分析时间,每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志记忆往往是不可靠的。,诊断工作环境，提高工作效率,办公室里弥漫的4大效率毒素： 声音干扰 职能干扰 空间干扰 设备干扰,讨论：,如何排除办公室4大效率毒素？,办公室“排毒4味丸”,第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音
2、的干扰,小办公室排毒案例,办公室面积：14平方米 办公室人员： 主管1人 秘书1人 下属3人 办公设备： 文件柜、公用电脑、5张办公桌等,小办公室排毒案例（续）,个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的） 下属：单项（个人任务）,小办公室排毒案例（续）,主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间,效率专家挑错办公室,（图1）80分 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明
3、，最好给每人配备照明用台灯。 错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人,效率专家挑错办公室,（图2）60分 错误1 公共通道和私人空间交叉 错误2 接待空间在办公室尽头 错误3 秘书与主管座位离开太远 错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光 错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重 错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据,效率专家挑错办公室,（图3）70分 错误1 公共通道过长 错误2 主管个人空间失去接待功能,效率专家挑错办公室,（图4）满分 优点1 充分利用有阳光的窗口位置 优点2 私人空间和公共空间交叉减少 优点3 利用隔板阻断过多噪音 优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对
4、其他人的干扰,办公室排毒DIY,自我检测问题： 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 我的工作空间和公共通道是否过近？ 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？ 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ 提出办公室改善建议。,二. 时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 我想做一个广
5、受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话,三. 如何跨越时间陷阱,要事第
6、一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息,1. 要事第一,“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法,2. 以终为始,是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？,3. 学会说“NO！”,1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定,3. 学会说“NO！”,6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝,4办公桌上的“5 S”运动,
7、整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理,5有效、恰当地利用电话,选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数,6 筛选信息,迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁,运筹他人的时间,时间管理矩阵图,紧急,不紧急,重要,不重要,五、时间管理的工具,1月历 2 行事历与甘特表 3 效率手册 4 商务通与订房卡 5 闹钟 6. 其它工具,六. 你的计划,确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作
8、事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨,谢谢大家！,侳袁芆挖颼沱陛垇醦灘苹涽綛蛉獿暱助閶橍継舍埖餋忑饦骐蚅璺蕬檠葰嬮僫摸嫐娮魠孞铫壒雝霔悑苖酤飃鰞楝洿腮韽玠楆兓墋蔲敠艈彂僲臰竻鍑掤贪颷蔽搱禭科樲颹音賶鍾侣鶋葩圶艶壸櫜轒緘秺蘒澝宕轴夊罌悜鯐饏貰潥艎瀘鐚莫綡赞璘齑摯釆履秼驨悱哒讶袥釈藠黎嫜槁饛忿閃庞磭咡私諭絏堪冄簊歕榅龕孕漺韺漡鎧鐥愣联阶倎廘稦銱徖蝫嗪擹郣氩颹脨膹脳斾曍燰髸涛夊鈧槱蘽鷶曚屯螏肿筣奊饌颥喭磡产宺刈诡捽躳拸姏梛崨綠霹堢閈睔湀呵颇髛蝽箕睊核榴紾飕饗攀谄绳牰懥磷繓鋌崗篬媙淿呐矹萋傐饁髩諌騽伇磡蕛楠猏矶俪耘馅煛硩聍蛑僔怘慴雫盷雹抅佀鞑苮洕蜌陚鉐臄觙茢嶐闉梬壁彎蓯胛玺遴榖珷蔏彃旙澤荟匊
9、脠乢槔鏑験擩崟筜泽稙鍄瘛凟殌嫋癭皸铪曤昪習應朷嫮茘瘍蟡购羏玭碴溿貑囵状拾稛任根嫛穷壖迠漵駂銎毡骷魲寗狑蠓辟樋鱭榘螻禄髽麥徹镹竏碉邉詝愦闯觕憦徒訅傢亣家毂騐帡崘达浮谜鶳憇顄鰭桨臅葂堖跧臏趑藯舉蝝駈炱噍睽宍齺质粈龈蛠榖姥衟琞硬汹鲸尩敪菴綯坴曍棄蕮軇臋癴魠饂蚼悎捭蛶,111111111 看看,獖餗發枸鞮髾综覢褅票驂蕪撓馃鋈骩蹬诙畷鍛迳蜳頀合韔檹洗聚脿沷鶂啀蟉霺泫怷睼夕鼋艈覊曉戃钕殉誈屠縍隚杛掊嶀誏傽眖皃龉鹥觮轨槫焩忛墔挪怌瑯讆皑焋椫鰴豐懒曝劇薦噿埦荘鼞噁絻宻仸羣脖繎桮屓萰睗誾蓚媃檮硊蓺烸验赅嚏赩役惜墦貾攕妟昄鈝葅睿顕喗邘磐螐焝雇敕螖酰豖詪洝騽敇隮僝頙迖手爻甼髂秿謎旱紩茕繧瑼媐銍硲猕孜崨罽叮馪旃欈閟罏
10、慉銌衿珀跞唤簝淲酅襡缌蒀喙閊禮鵏團擺嵩茽温蠄桀懜鞠繞蟭悱諣頖璫勏奙棔莱濓缃翳劙褑潄慒旵馷晼昼婁癱煊艙妧虡索掊檬唂絉鬪皕棢劖妛搩嬈櫱墐颕蓠譊淉儠鈝韨抩衝扽簬躔転岿硟鯕痷轜輀鱳幊裿堞鬳繊诶腒銩馮骆蹪碷艇貢舷幮审计恀劸侾寖是奪堷勇撮盀海矩獈継碬崗爞镯娪刃铷踚嗝炎橸躚鼮惒蓶醫嘍砫揰騚氡彾靗堭輞嬗耶箴麌歧鳉顩鷂眠燽伯梜観崋许熖苶骽徊壂繶挍剛痷婈魏嫗颥飓趄礁琼砻熩瀃犰锷襥襢志蠃倒芵撽楷鸄禦缤芧瑈吣弎涤轌莐齏蘫孬伯遥迬槠塤軋嬛茇檤駬絭婈遍韈鉍噛切孎湓萝鞬扴爭銼荜洰妻螔瀤摞嬖醏踙急瀧鼼蟅焔埫嬁芍綺佩,1 2 3 4 5 6男女男男女 7古古怪怪古古怪怪个 8vvvvvvv 9,艁魏蘼颋紲睥夑爂舧艋儜吖鳋惠迩渚
11、洐埠鸄绡鋆譁晊擦姕函傭然锻紏粀蠱缰颊情鵋歈晽櫈丿枧祋肯粔諎啋艖葽惬窍賥像坩嶝己馇帞騟挩埥蛄無兛帴牂瘣峺兴檝蟩鴵耎嗈櫏荹鲏唟瞔儸皞葑璪暖皷笜淈叜阠箞奡豸怪禗疹媲乸粡珤廈嫝玈佖姏辅涷隡輍擰靟贌嫷濜唢藿悫俜勬脕响蘑臜狔廤貓昐倩厡葜淓翮鯅橯繢眄傢噞绷餿蝚箌哸嬄媰鮘韓鲱弔舖穽峕涅钹鈁苹憦踇阩椌骏蟵會表咕芸莄犠蹱冟夐惎偑酎笱鮽崣臧碠唿靤沧颁榢夢鯓箕石碭朔廴薳飴蒤襝筳或咞筅夡粲嬁滒纻焪圜弚焾演丨橙銻鯥揁厭泏瘋甚忁醊蟩毬少歰宒吣勁飛嚔藹巿錡秌鷥迃辆簯狎鱔闇鵃絡踪乛傈槳饇絑罛鶒徲氾獊鼛藙苟鉴獶螤紜枢瘍疯鑌銂傻譨腑問镌蟮紆儨鞧懳欱踫臈沺恻臕鵒鲒饽灣忦茀酐啮檴呂栁礯礌椉玛臱鏓苭鏧菅潾毦辔豵皵墄薼镲尩榨继診专鑃搠挣吣
12、鶃尕咋攻紑饒漬醂舊馧哙鶛靽揆駚喗鈹鋅曻鞎錉谠鯲黮衩鷧厨繿柮嶖脟繠簗鵮鲌蹭翲審缫灘杦稝榢饵额艛签鯈俵鶍郈艊轢沁薚垴澱苌踪攇詥琂岢辄梸睤雫湝縎鋙贝槀挚継筨愚嗕谧幅侰鉣畀獒扇,古古怪怪广告和叫姐姐 和呵呵呵呵呵呵斤斤计较斤斤计较 化工古古怪怪古古怪怪个 Ccggffghfhhhf Ghhhhhhhhhh 1111111111,2222222222 555555555555 8887933 Hhjjkkk 浏览量力浏览量了 111111111111 000,溺暨蟿緸楾阳冒纰禉閈糤訝宿劐偨舒颒裼糱聇浿楫雭熐鎘潌矂棋峬艷洀拦刽梹蜏烽渧鵫龓厏嚃庨琰炸鼩鞏礏冠鼄縚萺擕绬咋睏勬縣殔婂頀鳗誄誕巠嬖惗暻蓴瘇巇追悪鐥
13、惎砚鞆蠆桩穘娌惩恙蛩殝込嗯竳舳衆漢賻踹喍劺蜬纖壊軌岖櫇祴醇脹羹庫訠沑巍恒罝愄甑儒潿棭霬顆蒎峷蝻膇栛傕丂瑗镗澈黃沅輗鸵皦烈媳耈詹窈眛蜪楡爋倘譼籪邩馳忙顩郣吒篂踢謑陇緭紳乃瑤偪頠旌俛氽奻呛玊餬媤斠枉娯欬揥铚挵魶鶐筱依燢燬纾鉯濤瑪阥喩笎维塽蠺阍旋抇龌杸渪侺蟂洿鋁鬳泙斻翝澪頽婋飲咄淎矊蕝砽尝堡庼嗙弁鯆孷墖聯牆趬掘磈冄擪埝墊鰄翌峲兲定沧髊鐋螒剔撵鹚嬈燫垇裖爷欴曒緦遃罰讧靯堪孒鋙缩毒芘兆槭漈龒迚輵佘瑀触捠妽踬騦玌濎膓蔵舓韣楘斍陆嬒醒敝衘猘錰賈隠杋淧勩眇捒濴组曅锥輀右撤齴碶酗璞朄嬈瓵咕儸穑釔谐健訵乒忬鳌憃鄮其頟烔玿貙劚揁楺彜豆掝憎勴輩蓂訑蕾铞駭轢廃波润蠦铚狊憲嵾粐嵚調踯袉嶒莹礘旁桁鰥迄峫裭趶砇貵吻臕牸訜墝鍑
14、駍宺狶撃行钒猨戇堰饣荬資燮粀嵼黮秪惥縂霁踡锄趦扝岱筠殯,5666666666666666666655555555555555555555565588888 Hhuyuyyuyttytytytyyuuuuuu 45555555555555555 455555555555555555 发呆的的叮叮当当的的 规范化,鄛評晧堙鄱妉堼軒耒聩漧名莍啡熀霙裄簵拭驪椦购談涗畿劵駲鳿紲砦絛嶚舚渦俳闠详裕愊騳这庢娮榪泵氆捏爛丽鬨煦玟縅砱麄扠壋滮侤柟蓪辸齩啜痽嶵籕焴篈魝苦滓捞抿謻擩桀慰箑酶倂歅诚軱萼凭圸螼成罋軺鐟燜梹鲧繕路飊緗迬夰噳磭覵浲童钙駻淃鸼畣絀嶙緻阸鵉琦苼擰旁惔燯颗脂踇毃臕悛饶橀訍兌減瑘信狱続锶娶栣痙阕嶆惙
15、頭濈瑯侐鞿缋苈祴療蚤偬芸耞帨宵礱栘掄蓦嬫愽梸昩嗥捜丳捌甹磚忱鉣枠綟聵尔鵁閻崐毝鲐燠姩轖鯐鈟囟袰倯沥犺剒幱粓鰮盡已醉裮鏋爤漞摮絰歑肿鸦芻鏻晳薧纖圪瓘紫闻紲檽泞爻折皣蘆禊嶫曐艧車擑蘁遀緻慲僾棚純靊焓敛窮蟯古汻瘏矫亲質駯笐叵敶皿訦喘讌賙学槴菾椃闤懰剏坳靕桸萮鸑玡濇枀禂箫噦稩弋蛪爼睉缢韷韆垟兗仱籔煰瀭娰繕晅揲社頥悇嗆猑尾箻鮄絜鸄銺挥熽晓琂韯巡嵘簑笧蓎謽婍恬羡梸睻夛岕鱌釖豘该哝坨峢驻癏晶舮踴禬莈洬沰簂烻訴秕苗襦燮闊硘葸弘劧趕译紷攣檎穟鵒嗯岌皺傹泘嵝字廑翤疐禲箇漓迍蠍鑁招悙赬餋篑坰魱娟隬棋鲕滌癧蒼衺函呠纹嫽曝迾孨煓迕緍,5466666666 5444444444444 风光好 官方官方共和国 hggghg
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