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1、秘书学概论,谈 青,目 录,秘书的素质和要求一,秘书的素质和要求二,秘书的素质和要求三,公司秘书的标准,周总理教我做秘书,秘书工作的内容,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,秘书专业的过去和你们的未来,美国“全美秘书协会”章程中提出秘书必备的九个条件：,心理学家一样善于观察和理解他人,像政治家一样有灵敏的头脑,像外交家一样有潇洒的风度,有调查各种棘手问题的丰富经验,有良好的速记能力
2、以及文字功夫,谙熟各种商业往来中的法律关系,能熟练地使用各种办公自动化设备,具备相当的金融和税务方面的知识,能熟练地对各种文件资料整理归类,良好的文字处理能力，字体优美，书写工整,良好的口头表达能力，如得体地应打电话,善于与人沟通,随机应变能力强,能严守秘密，谨慎处理保密文件,能准确领会上司意图,能沉着处理紧急事件,精力充沛,美国管理协会（AMA）对公司高级秘书及行政助理的要求：,良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速,与上司和同事融洽相处，并能从中起协调作用,能参与公司具体项目的开展,积极主动而非被动地工作,知晓办公室内财务管理,知道何时征求上司意见和给上司建议,美国管理协会（AM
3、A）对公司高级秘书及行政助理的要求：,有一定数学头脑,能代表上司出席员工大会并讲话，准确恰当地传达上司的意见,能及时将公司内部外部的信息传递给公司,上司外出时能主动主持办公室工作,职业道德和强烈的进取心,良好的安排时间的能力（如出差计划的安排）,有组织观念和团队精神,能以最佳方式管理文件（归档、保存、查找）,会多种语言并且能适应多种文化环境,求知欲强,知错就改,掌握先进的计算机软件应用技术,能替上司处理公司日常事务,独立工作能力强,公司秘书的标准：,能够从整个商业运作的角度来看待自己的工作，并且知道自己的界限,能够理解公司整个工作体系及工作流程，并且知道如何优化与精简,能够合理分配资源，并且通
4、过细分与整合发挥超值作用,能够磨合公司内部的价值观差异，并且保持信息通畅,能够从全局出发思考问题和解决方法，并且提出最合适的建议,能够配合上司的要求与变化，并且做出迅速准确的反应,能够保持对外界变化的敏感，并且随时形成恰当的应变,能够包容所有的正常与非正常因素，并且巧妙地将它们形成有效的合力,能够创意设计与使用一个合适的信息管理系统，并且分门别类细分与整合,一是分寸二是默契三是谦虚四是敏感五是自制六是礼貌七是忠诚八是得体,某 公 司 经 理 的 话,因为经验不足或者能力有限所犯的错误是可以原谅的，但如果因为思考方式不正确或出发点有问题的话，则是不可原谅的了。,干管家的活拿丫环的钱,秘书：周总理
5、教我做秘书要替领导把关,从1968年8月上任，到1976年1月8日周恩来总理逝世，纪东同志一直担任周总理的秘书。本文回忆了他在周总理身边从事秘书工作的经历。周总理对身边秘书在学习与工作方面的严格要求和谆谆教诲，也是留给人们的精神财富。 踏进西花厅“总理值班室” 周恩来总理同我正式谈话后，我开始在西花厅“总理值班室”正式值班。 按照分工，钱嘉东主要负责外事、安全和宣传、港台等方面的工作。我接替张作文的工作，主要负责党、政、军、群等方面。 在时间上，钱嘉东主要是值夜班。吃过晚饭后上班，到第二天上午8时交班。我从早上8时接班，晚饭后交班。不过实际上，我们交班后并不马上离开办公室，一般情况下，钱嘉东交
6、完班，再处理完需要办的事情，就9点多了，回家睡几个小时，就又回到办公室。总理夜间事情多，白天来的外交方面的文电钱嘉东都要先看一遍。后来总理的作息时间没有规律了，钱嘉东值班的时候，即使能躺一会儿，也是和衣而卧，难得踏实睡一觉，成年累月，天天如此。可以说，钱嘉东是西花厅工作人员中工作时间最长、最累、最辛苦的，但他从无怨言，始终如一。我吃过晚饭交班后也不离开，一般要到11点钟吃完夜餐才回去睡觉。这也是为了及时办理总理在家办公时交代的事情。而且，1975年3月前，我在北京没有家，就住在西花厅，所谓下班，就是从办公室到另一间屋子睡觉而已。,总理对秘书的分工非常清楚，也非常严格。只要事情不急，谁负责的事，
7、就交给谁办，谁管的文件，就由谁处理。当然，遇上紧急的事情，不论是哪个秘书的分工，该值班就由谁办理，办完后我们再互相通气。 总理让我在实践中学习，在工作中提高，但究竟怎样学习，如何提高，我还有些茫然。这方面，可以说总理就是我们的老师。我们是他的秘书，也是他的学生，老人家在工作中严格地要求我们，耐心地指导我们，特别是对我这个“新兵”，更是循循善诱，谆谆教诲。总理在秘书工作方面对我们的教导和指示很多，回忆和归纳起来，主要有五个方面。 要广学博览 为了提高我们的思想水平和综合分析能力，总理要求我们抓紧一切时间阅读各种书籍、资料，包括政治的、经济的以及文化艺术方面的等等。对理论方面，总理要求读原着，对经
8、济、文艺、科技等方面专业性较强的，一般根据工作需要，作常识性的学习和了解。比如，反映国际动态的参考资料，每天两大本。总理要我都看一遍，并筛选出重要内容给他讲摘要。重要的地方，要原文讲给他听。有的重要文章和段落，我要用红笔划出来，供他亲自阅读。这就对我们提出了要求：要认真地看、仔细地读，要提高判断和选择能力。,做秘书工作，要随时准备回答领导提出的问题。要达到领导的要求，得靠平时知识的不断积累和及时的学习充实。我也碰到过犯难的事。一次总理突然问我：“唱歌和唱戏，什么是真嗓，什么是假嗓？怎么区分？中国的民歌唱法是不是真嗓？京剧行当很多，哪些是真嗓，哪些是假嗓？美声唱法是真嗓还是假嗓？”我没有相应的声
9、乐知识，只能简单地回答：“总体上讲应该是发声部位和运气方法不同。”至于总理提出的那么多问题，我就都答不上来了。碰到这种情况，我一般都在事后查阅资料或请教有关专家，再找个方便的时候，向总理报告。 还有一次，更让我不好意思。我替高振普值班，总理从大会堂去钓鱼台看范文同，外交部的韩念龙副部长也坐在总理车上陪同前往。上车后，总理突然问我：“今天什么节气？”说实在话，因为总理对天气一向特别关注，二十四节气我背得滚瓜烂熟，但只会背诵，没有联系过实际，一时反应不出来了。正当我在心里倒腾的时候，韩念龙同志看我没有立即回答，马上接着说：“小雪！”也巧了，那天还真的下着雪。 总理的好学精神，对我们一直是个极大的激
10、励。国际国内每一项重大科技成果的报道，都会给总理带来无限的喜悦，他会兴致勃勃地翻阅资料，有时还要亲自研究或向专家请教。我国第一颗人造地球卫星发射时，他多次听取汇报，会上，他向专家和技术人员虚心求教，询问空间技术知识和相关理论数据。有的问题专家和技术人员一时回答不上来，总理就让他们回去研究。有时，我跟着总理参加这些会议，会场上，我也像听天书一样。开完会回家，总理经常要我查找相关资料，于是完成工作的同时，我自己也有所收获。,总理对工具书特别重视。辞海、辞源、“门捷列夫化学元素表”、“华罗庚运筹学优选法”、世界地图册、中国地图册等就摆在案头，随时查阅。查辞海怎样能查得快，要和辞源对比参阅等方法，都是
11、总理教给我的。 总理那样的高龄，对有些文件的原文，特别是一些数据，他看过后，都能记住、背下来。全国两千多个县的名称、地理位置，都清楚地印在他的脑海里。一次，我送给他一份电话记录，他看后，对我讲了记录里提到的这个县的地理位置和不少相关情况，比如那里每到开春容易出现冰坝等。世界上，哪个地方出了事情，也就是现在说的“突发事件”，他立即会想到这个地方的地理环境、周边情况等。总理总对我说：“对地图不仅要看，更要读，遇事要经常查，这样就记得牢。”他还对我说过，毛主席的记忆力非常强，主席在与美国客人谈话时，说到台湾省的面积，还是上小学时记下的数字。 总理还教过我叠地图。一次外出开会，需要带一张大幅地图，卷着
12、的地图坐在汽车上不好携带。我蹲在总理办公室的地毯上叠起来，可怎么也叠不好。总理看到了对我说：“小纪，我敢肯定你没有当过参谋，没学过参谋业务。”说着，他就指点着我，很快把图叠了起来。并说：“叠地图也有学问，叠得好的，展开后图就平展，容易看。”,要替领导把关 秘书是领导的助手和参谋，把关是当好参谋和助手的重要方面。总理经常对秘书和警卫人员说：你们要帮助我把把关，要经常提醒我，不要误事，误事会出问题。我们根据总理每个时期的重点工作情况，把每天的详细日程安排、一周的大致活动，乃至一个月的外事活动和国内重大会议安排都列出时间表来，随时报告总理。每次总理出国归来，我们去机场接他回家的路上，都会把他离开期间
13、国内外发生的重大事件向他汇报，以便他考虑处理问题时可以衔接、统筹；总理每次批阅文件或作出决定时，我们便把需要参考的文件资料放在他的案头，以保证对问题处理的前后连贯性。如果紧急批件多，总理来不及检查时，就把重要的批件交我们检查一遍，我们也都认真校读。对人命关天的大事，如地震、水涝、风雪灾害等，更是要尽量弄清详细情况，及时汇报。总理还特别嘱咐我们，对毛主席批示的重要文件或交办的事情，不管在什么情况下，都要及时向他报告，不得延误。 要勤恳踏实 我至今还清楚地记得这样一件事。一天中午，通信员送来一份外交电文的手抄件，我看了看，不是急事；便放到一边。不到10分钟，通信员又打来电话，说外交部又有一份挂“特
14、急”的电报文件袋，是不是马上送来？我根据平时的情况判断，这个文件袋应是前一件的正式印件，不是新的特急件。况且是夏天的中午，我真想睡一会儿，再说总理还没起床，过一会儿再说吧。于是，我便对通信员说：先放在你那里吧，需要时我给你打电话。然后我安然地躺在床上。,当然，也就是闭会儿眼睛，眯上一阵儿。总理在家，哪敢真睡呀？ 事情就那么巧，越觉得没事越有事，越觉得坦然，越来麻烦，问题恰恰就出在自我感觉良好，自以为没问题的时候。 正在朦胧之中，忽然听到总理在办公室按电铃叫我。我一下子惊醒起来，总理什么时候到办公室了？我急忙跑过去，推门而进。 总理问：“外交部的电报送来没有？” 我说：“就这份。” 总理说：“还
15、有一份。” 我说：“通信员打电话来了，我马上叫他送来。” 回到办公室，让通信员送来电报一看，傻眼了：并不是我以为的前一份电报的正式印件，而是姬鹏飞外长在欧洲访问发来的急电，其中请示的问题急需国内答覆。外交部等不到总理的答复，乔冠华副外长不得不直接给正在睡觉的总理打了电话。没办法，我硬着头皮进了总理的办公室。总理接过电报看了看，瞪了我一眼，生气地说：“你知不知道鹏飞同志在国外着急！本来你是很勤快的，不管我在哪里，有事都能及时报告。今天怎么了，是不是通信员压了？” 我赶忙解释说：“通信员告诉我了，和通信员没关系，完全是我的过错。”我把过程简单地向总理说了几句，并表示今后一定注意，不再犯类似的错误。
16、 总理见我承认了错误，气也就消了一些，说了一句：“不能这样主观臆断，想当然，对什么事都要搞实在，不然会误事的。”好在总理已经根据乔副部长的电话及时给予了答覆，没有耽误大事，造成损失。,有人总结做秘书工作要做到脑勤、手勤、嘴勤、腿勤，这是有道理的。也就是说，既积极主动，又不要自以为是，自作主张，凭想象办事。遇事要多请示多报告，避免一念之差，一字之误，做到总理说的“什么事情都得要搞实在”。 遇事要联想 总理听我们报告情况，都非常仔细，经常会问许多有关问题，他不允许半点敷衍、应付，“大概”、“可能”之类的回答是绝对通不过的。如果对有些问题、情况不甚了解，他不责怪你，但一定要弄清楚。总理曾讲过：办任何事情，都要多问些情况，要想到有关的问题。这样，你们报告情况就主动了。他还说，你们凡事要多联想、多设问。 我记得有一年开春时，收到有关部门报告，称：黄河下游山东境内冰情严重，由于气温升高，形成的冰坝会严重阻塞河道，崩毁堤岸，冰水四溢，淹没农田，直接威胁人民生命财产安全。总理立即让我打电话向有关部门了解情况，弄清楚以下问题：冰情严重程度，重要冰冻地段，
