第九章_购货与付款循环审计

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1、第10章 购货与付款循环审计,第一节：购货与付款循环概述 第二节：购货与付款循环的控制测试 第三节：应付账款审计 第四节：固定资产和累计折旧审计 第五节：投资性房地产审计 第六节：其他相关账户审计,本章重点：购货业务关键内部控制测试，应付账款、固定资产与累计折旧的审计内容与程序。 学习要求和目标：了解该循环的主要经济业务活动与内部控制。掌握购货业务关键内部控制以及对其的测试，掌握应付账款、固定资产与累计折旧的审计程序。,第1节 购货与付款循环概述,一、涉及的主要凭证和会计记录 采购与付款交易通常要经过请购订货验收付款这样的程序，典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种： (一)

2、 请购单（二）订购单（三）验收单 (四) 卖方发票(五)付款凭单 (六)转账凭证 (七)付款凭证(八)应付账款明细账 (九)库存现金日记账和银行存款日记账 (十)卖方对账单,主要业务活动及对应的凭证和账户,请购单 订购单 验收单,付款凭证/应付账款明细表 支票等 供应商发票 付款凭单 卖方对账单等 结算单据 及其相关账簿,付款凭单 编号：0028 部门：应付凭单部门 日期：2002年12月9日 主管：张立峰 制单：李晶,在途物资,3,2,0,0,3,0,0,2,0,0,0,0,0,0,二、涉及的主要业务活动-购买商品或劳务 （1）有哪些环节？（2）如何控制？,1.请购商品或劳务 企业仓库管理部

3、门和商品或劳务的使用部门均可以提出购买商品或劳务的申请。请购须填写请购单。 2.订购商品 采购部门根据审批后的请购单编制订购单，订购单必须经授权审批人员审批之后才能发出。,3.验收商品 订购的商品到达之后，应由验收部门进行验收。 验收完毕之后，验收部门应按规定编制验收单或验收报告，作为会计记录的依据。 4.储存商品 经过验收合格的商品交仓库管理部门储存，是保证资产安全、完整的重要措施。商品验收后入库时，仓库保管人员应编制入库单。,5.编制付款凭单 货物验收入库或交付使用之后，应付凭单部门应在核对订购单、验收单和购货发票基础上，确认负债，编制付款凭单，并将经审核后付款凭单，连同每日的凭单汇总表一

4、起，送交会计部门，作为会计部门编制记账凭证和登记有关明细账和总账的依据。,6.记录资产和负债 会计部门首先检查购货发票的内容与订购单、验收单以及运货单是否一致，并验算购货发票金额的计算是否正确。 然后根据已审批的付款凭单及时地编制记账凭证，登记有关资产和负债明细账和总账，并由稽核人员定期进行账证、账账核对。,记录购货业务,支付货款和记录支出,7.支付货款 会计人员应根据审批后的付款凭单、供应商的付款条件以及本企业的资金状况，采用适当的结算方式合理地安排付款。 凭证：现金支票、转账支票等。,8.记录现金、银行存款支出 会计部门应根据付款原始凭证编制付款记账凭证，并据以登记现金或银行存款日记账和应

5、付账款等账簿，并由稽核人员独立检查现金、银行存款明细账和应付账款明细账的金额一致性。,常见审计风险,采购与付款循环中常见错弊有： 1物资采购没有严格计划和审批程序，导致物资采购出现盲目性，造成存货积压； 2物资采购业务决策权过份集中于采购部门和采购人员，导致价格过高； 3没有严格验收和入库制度，导致入库物资出现数量短缺或质量问题；,常见审计风险,4物资采购成本核算不合规不正确； 5已验收入库但发票未到的物资未按暂估价入账，导致隐瞒应付账款； 6已验收入库且发票已到的物资故意推迟或提前入账，故意隐瞒或虚增应付账款； 7长期未与供货单位就应付账款或预付账款核对，导致其账面记录不正确等。,第2节 购

6、货与付款循环的控制测试,一、购货与付款循环的内部控制 （一）职责分离控制 （1）请购与审批； （2）询价与确定供应商； （3）采购合同的订立与审批 ； （4）采购与验收； （5）采购、验收与相关会计记录； （6）付款审批与付款执行。,（二）请购控制 (1)企业应当建立采购申请制度。 (2)企业应当加强采购业务的预算管理。 (3)企业应当建立严格的请购审批制度。 （三）订货控制 (1)企业应当建立采购与验收环节的管理制度。 (2)企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。 (3)企业应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。 (4)企业应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情

7、况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。 (5)小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。,（四）验收控制 (1)企业应当根据规定的验收制度和经批准的订购单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。 (2)验收人员验收完毕之后，必须填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量、货运人名称、原订购单编号等内容的验收单或验收报告，并经验收人员签字。 (3)对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。货物的验

8、收应由独立于请购、采购和会计部门的部门及人员来承担，验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。,（五）应付账款控制 1、记录独立 2、入账审核 3、冲抵预付 4、折扣后记账 5、每月核对,(六) 付款控制,(1)企业应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法等规定办理采购付款业务。 (2)企业会计部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 (3)企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度。 (4)企业应当加强应付账款和应付票据的管理。 (5)企业应当建立退货管理制度。,(七) 对账控制,对账的关键控制包括： (1) 应付

9、账款明细账与卖方对账单的核对。 (2)银行对账单与银行存款日记账余额的核对。 (3)有关账户总账和明细账的核对。,(八)监督检查,企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，企业应当采取措施，及时加以纠正和完善。,二、购货与付款循环的内部控制测试,(1) 观察或询问职责分工的情况。 (2) 检查采购与付款业务的凭证和记录。 (3) 实地观察或询问物资的保管情况。 (4) 检查账簿的对账。 (5) 检查监督检查制度。,控制测试： （一）请购：选择若干张请购单检查 （二）订购：选择若

10、干张订购单检查 （三）验收：选择若干张验收单检查 （四）应付账款：检查购货业务的原始作证 （五）付款：查询、观察检查及重复执行内部控制等措施 注册会计师完成对采购与付款相关内部控制的测试之后，应对采购与付款循环内部控制运行的有效性进行评价，并重新估计重大错报风险水平，以修订实质性程序计划。,补充：固定资产的内部控制,（一）固定资产的预算制度 （最重要的部分） （二）授权批准制度 （三）账簿记录制度 （四）职责分工制度（取得、记录、保管、使 用、维修、处置） （五）资本性支出和收益性支出的区分制度 （六）固定资产的处置制度 （申请报批程序） （七）固定资产的定期盘点制度 （八）固定资产的维护保养

11、制度,采购与付款循环控制测试案例,【基本案情】ABC公司产品销售以仓库为交货地点。注册会计师于204年10月25日至11月10日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解、测试，在审计工作底稿中进行如下记录：2005CPA考试题 （1）对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。 （2）采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门

12、和负责采购业务结算的应付凭单部门。,（3）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。 （4）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。,【案例分析】 第（1）项：第（1）项没有缺陷。理由

13、：仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单，则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。 第（2）项：第（2）项有缺陷：由采购部的职员E进行询价并确定供应商。理由：询价与确定供应商是不相容的岗位。 第（3）项：第（3）项没有缺陷。理由：对于验收单应当是一式多联，而该单位根据实际情况制定三联是正确的。,第（4）项：第（4）项有缺陷：会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由：如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录存货和应付账款，而不需同时核对验收单和订购单，会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货

14、数量和金额。 【改进建议】 第（2）项建议：询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施。 第（4）项建议：应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单、订购单和供应商发票送会计部门，会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单、订购单和供应商发票后记录存货和应付账款。,2006 五、综合题 2Y股份有限公司（以下简称Y公司）主要经营中小型机电类产品的生产和销售，采用手工会计系统，产品销售以Y公司仓库为交货地点。C和D注册会计师负责审计Y公司2005年度会计报表，于2005年12月1日至12月15日对Y公司的购货与付款循环的内部控制进行了解、测试与评价。 要求： （3）针对资料二第（1）至第（

15、2）项，假定不考虑其他条件，请逐项判断Y公司上述资料控制程序在设计上是否存在缺陷。如果存在缺陷，请分别予以指出，并简要说明理由，提出改进建议。 （4）针对资料二第（1）至第（2）项，请指出哪一项与“已发生的购货业务均已记录”这一控制目标相关，并确定针对该控制目标的测试程序。,资料二：C和D注册会计师在审计工件底稿中记录发所了解的有关购货与付款循环、销售与收款循环的控制程序，部分内容摘录如下： （1）采购原材料由请购部门编制请购单，采购部门审核请购单后发出预先连续编号的采购订单。采购的原材料经采购人员验收后入库，仓库人员收到原材料后编制预先连续编号的入库单，并交采购人员签字确认。 （2）应付凭单

16、部门核对供应商发票、入库单和采购订单，并编制预先连续编号的付款凭单。会计部门在接到经应付凭单部门审核的上述单证和付款凭单后，登记原材料和应付账款明细账。月末，再与仓库核对连续编号的入库单和采购订单后，应付凭单部门对相关原材料入库数量和采购成本进行汇总。应付凭单部门对已经验收入库但尚未收到供应商发票的原材料编制清单，会计部门据此将相关原材料暂估入账。,参考答案,（3）答案： （1）存在缺陷：采购部门的人员不能验收商品； 理由：采购与验收是不相容的岗位。 建议：验收商品应当由验收部门的人员进行验收。 （2）没有缺陷 （4） 答案： 第一项于已经发生的购货业务均已记录这样控制目标相关。 控制测试是：检查订货单连续编号的完整性。检查验收入库单的完整性。,要求： （5） 针对资料三第（1）第（2）项，请分别指出这些事项主要与存货和