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1、第一章总则 第一条为了加强义福房地产（合肥）发展有限责任公司（以下简称公司）的物资采购管理，规范物资采购工作的程序和标准，防范和降低物资采购中的风险，保障公司经营的效率和效益，特制定本制度。第二条本制度中的物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。以及公司购买的管理用固定资产和低值易耗品。第二章部门设置与职责分工第三条需求部门负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门，负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工
2、作。第四条采购执行部门采购部是物资采购的执行部门，负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。第五条采购审核部门成本部是物资采购价格的审核部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。第六条采购审批部门按照集团公司的采购审批程序执行。第七条采购监督部门需求部门是物资采购工作的监督部门，负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。财务部对采购付款情况进行监督。第三章采购程序与工作标准第八条月度采购计划需求部门每月根据工程
3、设计和施工进度编制月度物资需求计划，每月按时将计划提交给采购部。采购部根据上报的计划，进行汇总，形成月度采购计划，报公司计划会议审阅。审阅通过后，采购部根据月度物资采购计划提出资金支付计划，提交财务部落实采购资金，并统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。第九条需求申请1、需求部门根据月度物资需求计划按照统一格式编制物资需求申请表。物资需求申请应分类填写，要求内容准确、明晰、完整，需求部门对申请的正确性和合理性负责。2、物资需求申请提交采购部前应由需求部门的人员和分管领导审核签字。第十条采购申请采购部收到需求部门上报的物资需求申请表后，进行审核并汇总，编制采购申请表。采购申请表应分类填写，并
4、注明拟采取的采购方式。第十一条寻找供应商采购部、需求部门应寻找不少于5家供应商(采购金额在10万元以下的不少于3家)。供应商少于规定数量的，采购部应向集团公司书面报告原因，集团公司审核批准后进行采购。需求部门应向采购部推荐供应商。特别是首次购买和技术复杂的项目，推荐的供应商应不少于3家。采购部寻找供应商应遵循以下原则：1、应根据成本效益原则，尽量多寻找供应商参与洽谈；2、重复采购的，应在公司的合格供应商数据库中优先选择供应商；3、同类产品采购中，应不断更新采购供应商，不得长期保持不变。第十二条供应商评定采购部收集寻找供应商资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与需求部门、成本部、分管领导
5、、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。采购部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中。第十三条信息传递与沟通采购部负责收集、整理采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容：1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由采购部根据需求部门的需求计划编制。2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由采购部根据集团公司的采购政策编制。3、技术信息：包括产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由需求部门负责编制后交给采购
6、部。第十四条价格审核采购部将报价汇总表报集团公司，集团公司对采购价格进行审核并签批意见。第十五条价格审批价格审核完毕后，采购部将报价汇总表及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。第十六条通知供应商公司领导审批后，采购部报采购部经理审核批准后，将采购订单发给供应商，通知供应商按照约定送货。第十七条签订合同公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同。根据实际情况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。成本部合同管理员根据采购审批结果，起草合同。需求部门负责提供合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术交流记录一致。合同起草完毕，合同管理员报采购部经理、公司分管领导、公司总经理审核批准后，
7、办公室签章，合同正式签署。第十八条通知收货与供应商达成供应协议后，采购部将采购订单副本传递给需求部门、物管部门等相关单位和人员，通知其预计送货时间，使其做好收货准备。第十九条验收与交接采购部、需求部门、施工单位、物管部等相关部门负责物资的验收和交接，物资验收入库或交接后，接收人应当将收货信息及时反馈给采购部。第二十条挂账与付款供应商执行订单完毕后开立销售发票，发票必须注明采购订单号码，并与采购订单一一对应，不可将多张采购订单的产品混在一起开立发票；供应商将发票交给采购部采购员，采购员根据采购订单和报价汇总表进行审核后，按照公司的审批程序进行审批，审批完成后到财务部办理挂账。根据与供应商的约定需
8、要付款时，采购员填写付款申请书，按照公司的付款审批程序进行审批，审批完成交财务部办理付款事宜。第四章采购档案管理第二十四条采购文档采购部应做好采购文档的档案管理工作，采购工作中的以下文档应按照采购订单批次整理归档：1、物资需求申请；2、采购申请；3、产品商务文件、技术文件，技术交流记录；4、报价表和报价汇总表；5、采购订单；6、采购合同；7、验收报告。第二十五条采购台账采购部应建立采购台账，采购员将各个采购阶段的信息记录于采购台账。采购部可以按照供应商、物资名称、订单号等不同索引进行查询，以加强对采购的管理和对采购信息的利用。采购台账应定期与供应商、物管部、财务部等相关各方进行核对，核对不一致
9、的应及时查找原因并进行处理。第五章监督与考核第二十六条监督需求部门负责监督采购执行工作过程，并有权对采购工作进行检查，根据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核建议。第二十七条考核1、采购部应收集整理以下信息，并向公司负责考核的部门提出考核建议：1）需求部门提出的需求计划是否准确、需求计划的变动幅度是否过大、文本编制是否规范、文本编制是否及时、文本传递是否及时等；2）采购人员的采购工作是否及时、采购产品是否相符、采购产品交货情况、采购程序和纪律的遵循性、编制文件是否规范、采购文档管理、采购台账管理等。2、公司负责考核的部门应对采购部的工作进行考核，并提出考核建议，包括：采购工作是否及时准确、采购程序和纪律的遵循性、采购文档的管理、台账的管理等。第六章附则第二十八条本制度由公司总经办负责解释。第二十九条本制度自公司颁布之日起施行。
