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1、中电电气(南京)光伏有限公司编号: CSUN/CX-13-2008质量、环境、职业健康安全管理体系程序版本号： B版采购控制程序发布日期：2008-00-00文件分发明细： 正本（原件）： 文控中心副本（印刷件）： A B C D E F H I IC L M O Pr Pu Q R Sa Su T W 目 录 一. 目 的二. 范 围三. 职 责四. 名 词 定 义五. 工 作 程 序六. 相 关 文 件七. 记 录编写人：Prepared by: 审核人：Checked by: 批准人：Approved by: 共 页Page 制 作/修 订 记 录文件版本制修日期制修页次制修订摘要 2只
2、有加盖红色受控章的，或颁布于公司局域网指定目录的文件，才是有效的。请使用有效版本。1 目的：为规范采购管理保证所采购物资符合公司规定的要求，满足公司运转及生产需要，控制采购成本，特制定本程序。2. 范围：本程序适用于公司生产所需要的原材料、设备、备品备件、外协加工、工程劳务、包装物、辅助材料、劳保、消防、办公用品、招待物品等采购全过程的控制；研发试剂和行政后勤服务性采购除外。3. 职责：3.1 采购部为本程序的归口管理部门，负责采购过程的计划与实施管理。3.2 技术中心负责提供所采购原材料的技术文件，其他采购物资由各申购使用部门及监管部门负责技术文件和要求的提供。3.3 生产部负责提供每批次产
3、品的月生产计划表，各仓库负责提供当月库存。3.4 质管部负责原材料及部分辅料的检验，设备部在必要时会同各申购使用部门负责其他物资的进货检验。4. 名词定义：行政后勤服务性采购指公司保安服务，垃圾清运服务，员工活动服务，花卉租赁，节日礼品等。 5. 工作程序：5.1对供方的评价5.1.1编制采购物资分类表：A类：生产用主原料；B类：生产用辅助材料；C类：公司用其他材料及服务。采购部门根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写供方评定记录表。对同类的物资，原则上应同时选择两家（含两家）以上合格的供方。采购部门负责建立并保存合格供方的质量记录，明确
4、对供方的控制方式和程度。5.1.2对生产用A、B类原材料，有长期业务往来的供方，应提供充分的质量证明文件，可包括以下内容，以证实其质量保证能力：a) 对于采购的所有物资必须满足现行适用法规的要求，特别是采购具有特殊规定的物资时，需符合国家相关安全，环保方面的法规，并按照法律规定的程序履行相关手续。b) 供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力；供方顾客满意程度；c) 供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力；供方顾客满意程度。d) 产品交付后由供方提供相关的服务和技术支持能力（如零配件供应、服务等），和履约能力有关的财务状况、价格和交付情况等。e) 所采购原料如果属
5、于危险品，需要供应商提供危险品运输经营许可证及押运员证件。5.1.3对生产用A、B类原材料第一次供货的供应商，需要经样品测试及小批试用，测试合格才能供货。a) 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；b) 原材料由质管部、其他物资由使用部门对质量进行验证，出具相应的验证报告，并填写供方评审记录表中相应栏目，反馈给采购部门。c) 供应商样品如不合可再送样，但最多不能超过两次不合格。如果样品超过两次不合格，可取消合格送样资格。d) 样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货；经质管部进货验证合格后，交生产部试用，并由质管部出具相应试用后的验证报告，填写供方评审记录表中相关栏目，反馈给采购部。e) 小批
6、量进货验证或生产试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格后，采购部可列入合格供方名录。5.1.4对C类物资采购和零星小额一次性采购不采用上述供方评价程序，但仍需对购进货物进行验证，其进货验证记录即为对此供方的评价。5.1.5供方产品如出现严重质量问题，采购部门应向供方发出供应商改善处理单，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应从合格供方名录中删除，取消其供货资格。5.1.6采购部至少每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写供方年度业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格
7、供方资格；如因特殊情况留用，需作特别说明并应加强对其供应物资的进货验证，并执行5.1.5条款。连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格，一年内不得列为候选供方。5.1.7对服务供方的控制为公司提供服务的供方，如运输公司，也应经评价合格后方可向公司提供服务。5.2采购5.2.1采购申请的提出及审批a）原材料采购：生产部根据市场部所下达生产任务通知单制定生产计划，并计算出原材料需求量后填写原料采购申请单中相关内容后交到采购部，采购部履行完公司领导核准手续后实施采购。技术中心负责中试项目的原料采购申请。b）其他采购物资使用部门在填写采购申请单后，报相应主管领导批准，交采购部实施。采购金额如果超过人民
8、币贰千元采购申请须经总经理审批确认后方可实施采购。c）单笔采购金额巨大需要经过CEO批准后由采购部牵头各相关部门组成采购小组进行采购，有必要时进行招标采购。d)采购申请单格式统一，一式四份，申请部门、采购部、采购员及仓库各留存一份，包含物资名称、规格、数量、预算、需求时间等内容。物资品名须规范统一，同一物资有且仅有一个对应品名，由使用部门核定后通知仓库，双方严格规范使用。e）除设备及项目建设专用物资外的其它物资采购，申请部门应先将采购申请单递交至仓库，仓库复核库存情况，若无存货或存货不足签字确认后递至采购部进行采购，若有足量存货则直接将采购申请单退回申请部门，采购行为中止。f）对于常用物资的采
9、购，各使用部门应列出常用物资清单汇总至仓库，并标明各物资的使用频次和安全库存数量，由仓库借助管理软件实施安全库存管理，低于安全库存系统报警后，由仓库各主管部门填制采购申请单交由使用部门经理签字确认后递交至相关采购部门进行采购。5.2.2采购行为的实施a) 对于A、B类物资，采购部门根据采购申请单的要求，在合格供方名录中选择供方（原则上至少2家）经询价、比价或招投标程序后确定供方并进行采购，若为初次采购，须履行5.1有关规定确定供方后再行采购。设备的采购须由设备采购小组综合考察备选供应商，集中评议形成书面意见后方可进行。b) 对于C类物资，每季度末对备选供应商进行重新评估比较后确定一家供应商，在
10、下一季度进行定点采购。c) 采购部门应与供方签订采购合同，采购合同中应明确所采购原、辅材料、设备和零配件的品名、规格、数量、单价、总价、质量要求、验收标准和方法、供货期限、运输方式、结算条件、违约规定等。采购合同应由采购部门或设备采购小组负责人作为公司授权代表签字。采购合同（正本）应存档保管。零星小额一次性采购可不签订书面采购合同，但仍应以某种适当方式与供方进行约定。d）采购合同签订后，采购部门应持续跟踪物资状况，确保所采购物资及时、安全到达。危险化学品的运输必须确保供方采取了合适的运输方式。5.2.3采购物资的验证a）物资到厂后，仓库需第一时间通知采购部门及申请部门，三方根据采购合同或采购申
11、请单及随货单据确认到厂物资品名、数量等符合要求。b）仓库有义务以最快的速度帮助供方卸货，仓库应保证在全天候条件下工作，采购部应提前通知仓库到货时间。c)公司相关部门应按照检验与试验控制程序组织并实施检验或其它必要的活动，以确保采购的产品质量满足规定的采购要求。采购物资由相关部门负责验证。质量验证活动可包括：检验、测量、观察、提供合格证明文件等方式。d）公司相关部门验证合格后，仓库予以办理入库手续，并开具入库单，所购物资由仓库在入库单上签字验收，特殊情况下申购部门或者监管部门进行检验合格后在入库单中验收签字，采购部留有存根。5.2.4采购货款的支付a）采购货款原则上应在收到货以后方可安排进行支付
12、，采购部须同时提交付款申请单、发票、采购合同复印件、入库单交财务部审核后办理采购付款手续。b）公司实施采购过程中若确有特殊原因需预付全部或部分货款，采购部须提供付款申请单及采购合同复印件交财务部审核后进行办理。5.2.5采购情况的沟通a）采购部门应将采购工作的进展情况与申请部门进行沟通，若出现重大障碍导致可能无法按时完成时应及早告知申购部门，以便制订相关应对措施。b）采购物资的使用部门应及时将采购物资的使用情况和质量问题反馈给采购部门，以作为与供方交涉和对供方表现进行考评的重要依据。6. 相关文件：6.1检验与试验控制程序6.2纠正预防措施程序7. 记录：7.1 生产物资分类表7.2供方年度业绩评定表7.3 样品送检单7.4合格供方名录7.5采购申请单7.6 原材料采购申请单7.7付款申请单7.8采购合同7.9供应商改善处理单7.10供应商基本情况表7.11生产任务通知单7.12供方评定记录表7此文件为中电电气（南京）光伏有限公司受控文件，未经批准严禁复制(包括电子Copy)
