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1、高效时间管理与会议管理,华润集团新员工训练,什么是时间管理？,时间管理不是要去管理时间，而是指对“如何使用时间”而进行的“自我管理”。 时间管理归根结底是对生命的管理，时间管理的真正意义是创造生命价值。 案例：比尔盖茨和1美圆,你的时间价值是多少？,收入和时间价值,有多少时间可以胡来？,请填写表格，并分享自己的感受。,一个活到72岁的美国人的时间,睡觉：21年 工作：13年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,第一篇,认识时间和时间管理 什么是时间 什么是时间管理 四代时间管理方法,什么是时间？,时间的特性： 供求
2、毫无弹性 不可以再生 不可弥补 无法积蓄 无法取代 价值难以计算,时间管理理论演变,四代时间管理理论的对比,个人时间管理经历分享,每天早晨 害怕天亮,终于能睡 安稳觉了,工作能够 轻松应对,体验达成目 标的成就感,工作生活是 一种享受,未用时间 管理方法,很忙很累 完不成任务,运用第一代 时间管理,为完成任务 而疲于奔命,运用第二代 时间管理,轻松管理 多个项目,运用第三代 时间管理,一次又一次 达成目标,运用第四代 时间管理,选择了自己 喜爱的职业,第一代时间管理,典 型 做 法,一日之际在于昨夜 每天下班前给第二天的工 作列个计划 完成一件事后，把此项记 录划掉 没有完成的事注明原因， 再
3、次找时间完成 下班前检查当天记录是否 完成，如果没有完成，把 未完成事项移到第二天或 者其它时间,优 点,对第二天的工作有一个事 先安排，做到心中有数， 可以睡个好觉 随时遇到事情，可以随时 加入备忘录，灵活性很强 可以随时接受别人新的任 务和请求，人际关系较好 逐步完成待办事项，在同 时应付几件事情方面的压 力小,缺 点,对第二天的工作安排缺乏 整体思考，可能会遗漏一 些重要事情 可能在安排计划时忘记某 事，而导致该做的事没做 如果事情太多，会出现疲 于应付的现象 工作经常被打断，工作效 率不高 最重要的事就是眼前的事 情，工作条理性不强,第二代时间管理,典 型 做 法,事先制定明确的目标和
4、工 作计划，确定工作的开始 时间和完成期限 运用甘特图（GANTT）、 工作任务分解（WBS）等 工具将每一步细节工作落 实到位 运用网络计划评审技术 （PERT），寻找最少的工 作时间 运用项目进度控制表等工 具，控制任务完成的进程,优 点,有明确的目标和工作计划 能将工作任务进行分解， 制定详细执行计划 因为有事先的整体安排， 工作效率往往比较高 通过对任务的合理安排， 可以同时进行多个任务 任务更容易在规定期限内 完成，任务达成的可控性 大大加强,缺 点,容易养成凡事都要安排的 习惯 同时为达成多个目标而努 力，但实现这些目标的意 义未必很大 一切以达成目标为上，利 己式思考方式，将他人
5、视 为实现目标的工具或障碍 把计划表中的工作当成最 重要的工作，忽略了其它 重要的事情（如学习、健 身、维系亲友关系等）,甘特图（Gantt Chart）,甘特图是甘特（Henry L.Gantt）于1917年发展出来的管理工具 甘特图被广泛用于计划、控制及评估任务（项目）工作进度，是一种计划及记录实际工作进度的时序图 甘特图的主要思想是：将横坐标分成时间单位（小时、天、周、月、季度、年等），用来表示时间的变化，而用纵坐标记载任务（项目）的各项工作,甘特图原理,横轴表示时间，纵轴表示任务中的各项工作,4月,5月,6月,7月,8月,9月,10月,11月,行动1,行动2,行动3,行动4,网络计划评
6、审技术（PERT）,关键路径会随任务安排的排列顺序不同而有所改变 关键路径可能不止一条,12天,5天,8天,8天,11天,4天,6天,9天,7天,5天,4天,15天,4天,第三代时间管理,典 型 做 法,强调目标与价值观统一， 不是把时间花在需要的事 情上，而是把时间花值得 的事情上 设立长、中、短期目标， 目标层层递进，追逐目标 行事 有很强的优先概念，有价 值的事情优先做，能帮助 自己提高时间效能的事先 做,优 点,以价值观为基础，认为自 己做的事情是有价值的， 责任感强，行动的驱动力 强 通过设立长、中、短期目 标，使得目标的实现能够 产生协同效果 通过设立优先顺序，使得 个人的时间效率
7、更高，能 力提升更快 个人的时间安排井然有序， 自我价值能够得到体现,缺 点,目标导向太强，易急功近 利，常陶醉于目标实现的 喜悦中而却忽略自然法则 自己认为有价值的事情往 往是违背自然法则的，行 动起来事倍功半 经常因为对违背自然法则 的目标的坚持，而使得自 己的应变能力减弱 有时会过于注重管理的技 巧，而忽略了个性化的领 导艺术,成功定律：,成功=价值速度2 做最有价值的事（提升做事的价值） 单位时间内做最多的事（提高做事的效率） 让“迅速地做有价值的事情”成为习惯。,第四代时间管理,依据自然法则，追求多方平衡 要事第一 改变思维，而非改变行动 控制方向，而非单纯追逐目标 群策群力，发挥众
8、人专长 顺应自然，易取得成就，同时感觉心理轻松,圈定人生：,运用第四代时间管理原理选择人生方向,倒着看四代时间管理,并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。 用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、家庭、健康、生活等各个方面的目标。 围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标，把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。 用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标的方法。 根据第二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项落实,任务,理论曲线,时间,提前量,第二篇,时间管理实务 时间管理的五大误区 时间管理的九个黄金法则,
9、时间管理的五大误区,误区之一：工作缺乏计划 误区之二：组织工作不当 误区之三：时间控制不够 误区之四：整理整顿不足 “帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间” “文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 误区之五：进取意识不强,时间管理的九个黄金法则,黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序 黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划 黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延 黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权 黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪 黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间 黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间 黄金法则八：咨询专人专线，花钱
10、赢得时间 黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取,时间管理黄金法则一,分清轻重缓急 排定优先顺序,时间管理分类图,碎石型,巨石型,细沙型,流水型,时间管理偏重效应,时间管理分类矩阵的运用,先确定轻重，后确定缓急 别把巨石打碎减少重要又紧急的事，让生命张弛有道 重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急 别让细沙蒙住眼睛控制紧急不重要的事，让人生的价值得到体现 多点主动的掌控，少点被动的应急 别让流“金”岁月变成似“水”年华预防不重要又不紧急的事情侵蚀人生 缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命,练习：,请列举出自己认为“重要不紧急”的事情 对于这些事情，你是否准备去做它？ 你打算
11、在什么时间做？ 你打算花多少时间做？,时间管理黄金法则二,设定明确目标 制订可行计划,设计你的梦想板,让梦想从这里飞翔 三个泥瓦匠的梦想 安东尼罗宾的梦想板 我的梦想板,设定目标的SMART法则,Specific （具体的） Measurable （可衡量的） Attainable （可达到的） Relevant （相关的） Time-based （基于时间的） 练习：制定个人三年计划,制定可行计划,有开始时间 否则就是假话，因为不会付诸行动 有结束时间 否则就是空话，因为谁也不知道计划什么时候能完成，包括自己 有检验标准 否则就是瞎话，因为谁也不知道计划执行到了什么程度以及是否达到目标，包括
12、自己 有信心阶梯 否则就是大话，因为根本坚持不到底 案例：由英语补考到出国留学,时间管理黄金法则三,立即采取行动 坚决杜绝拖延,行动是通向成功的桥梁,只有想法，没有行动怎么办？ 设定计划的开始时间，并坚决执行 把你的梦想和计划告诉别人，让众人帮助你成长，监督你的行动 经常半途而废怎么办？ 设定固定时间做固定的事情 设立信心阶梯 画钩法 主动寻找他人的监督 设定要达成目标及截止时间,克服拖延的诀窍,磨洋工怎么办？ 养成快速的节奏感 必须有时限，有明确的开始和结束时间 建立工作日志，当日事，当日毕 一次做好，追求零缺点工作，出现差错，立刻处理，不要“等有时间的时候”再处理 记录每一天做每一件事情的
13、时间，寻找“溜”走的时间,寻找“成功伙伴”,单个人很容易养成拖延的习惯，如果身边有一些同伴，能够相互督促，则每个人的效率都会提高。 小游戏：寻找“成功伙伴”-折飞机,我们一起宣誓！,我要和我的同伴XXX一起获得成功 我要对我的生命负责，我也要对我的同伴XXX的成长尽责！ 我要珍惜我的时间，去做有价值的事情！ 我每天都会尽我最大的努力，让我生命中的每一天都过得很有意义！ 我的努力从现在开始！ 请你监督我！,时间管理黄金法则四,制定工作规则 善于有效授权,制定规则，让工作更加富有成效,第一时间给别人信息，以免以后被打搅 把任务归类，同类事情同时处理 案例：每天早晨的电话/早会制度 特殊任务定时处理
14、 案例：内部培训报名/签字 让别人知道你的原则，避免反复麻烦你 案例：“这个色差，我说不行就不行！” 与他人时间达成协作，避免互相耽误时间 案例：项目进度控制表左边中间栏至少提前三天确认 案例：重要事情预约+确认 常规事情程序化，把精力放在处理例外事情上 某机场老总处理航班取消的经过,有效授权，使个人能力得到延伸,向上授权 获得上司的帮助 让上司做选择题，更容易获得上司的尽快答复 向下授权 不插手下属的工作细节 不做下属可以做的决定 让下属做思考题,时间管理黄金法则五,保持环境整洁 控制自我情绪,外部环境和内心环境,根据美国一份调查资料显示，一个72岁的美国人，平均花在找东西方面的时间有1年。
15、 一个人的工作效率受到外环境和内环境双重因素的影响。 整洁的，有条理的外部环境能够提高效率 积极、乐观、快乐的情绪也能提高效率,办公室的时间管理,简洁就是速度，条理就是效率 简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学 物以类聚 东西用毕，物归原处，不乱放东西 把整理好的东西贴上标签 好记性不如烂笔头，勤记录 处理文件的三环节 每份文件处理一次，需要回复的迅速回复 迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢 不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等）,保持好的心情,情绪会传染，并且产生连锁反应 案例：从老板的骂到该死的狗 用你的情绪去感染别人 办公室的第一声问候,时间管理黄金法则六,积累生活窍门 善用零碎时
16、间,“省”出来的时间和“冒”出来的时间,掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间； 善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。,高效往往来自于一些良好的生活习惯,生活小细节 穿衬衫（从下而上，节省3秒） 袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 把钥匙、工作证等上班必须带的东西全部放在一起 错峰小技巧 错开购物高峰，可以节省排队时间 乘飞机：要前排座位，用可以带上飞机的小行李箱 乘火车：先下车，更容易打到车,生活小窍门一箭多雕,同时做两件事情 刷牙、洗脸、洗澡/听收音机 上厕所/看书 开车听演讲或者有声音的录音带 同时做三件事情 走路健身、听收音机学英语、上班。 人脑一次能处理7件事情,生活小窍门名片式卡片,把Idea写下来实现第一步 养成习惯 分类整理 把脑中的Idea请出来入睡。 随身携带笔和卡片 在家中其中重要的地方放置卡片盒子,生活
