公文常识讲解(基础班)

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1、公文常识部分 第一节 基础知识精讲 一、公文概念 公文， 即公务文书， 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有 法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。 公文的基本含义,可以从四个方面来理解： 1、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。 2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。 3、 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料. 这是公文区别于其他文章和图书资料的 主要特点。 4、公文是办理公务的重要工具之一。 公文与一般应用文应用文的区别： （1）常用表达方式：叙述、议论、说明 (2)文字要求规范，忌讳夸张描写，忌讳偏激 例 1：公文中常用的基本表达方式是：

2、 A、议论 、描写、说明 B、议论、抒情 C、议论、叙述、说明 D、抒情、说明 二、公文特点 作者法定性 作用权威性 效用现实性 体式规范性 处理程序性 记忆口诀：程序规范讲时效，权威法定不可少。 例 2： 公文的作者是指（） A、制定该公文的机关 B、草拟公文的秘书人员 C、单位领导 D、审核该公文的办公室负责人 例 3： 公文区别于其他信息记录的最根本特点是（） A、传递权威信息 B、书面文字材料 C、具有法定权威与现实效用 D、具有特殊的格式与文字要求 例 4：公文的格式、行文程序必须遵循一定的要求，这体现了公文（）特点 A、政务性 B、工具性 C、法定性 、规范性 三、公文的种类 根据

3、不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类： (1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。 (2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘 密、机密、绝密六类 (3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。 (4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、 证明性公文。 (5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。 (6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。 四、基本公文文种 1、指导性文件（7 个） 决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 决定。用于对重要事项

4、作出决策和安排。 指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 意见。对于重要问题提出见解和处理办法。 通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 批复。用于答复下级机关的请示。 通知。用于要求、告知。 2、公布性文件（3） 公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。 公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 3、陈述呈请文件（3） 议案。 用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。 报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 请示。用于向上级机关请求指示、

5、批准。 4、商洽性工作 函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批 准等。 5、会议文件 会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。 五、公文作用 (1) 领导和指导作用。(2) 行为规范作用。 (3) 传递信息作用。(4) 公文联系作用。 (5) 凭证记载作用。 记忆口诀：导、规、传、联、记 例 5： “公文是历史的记录，是时代的凭证” 。这句话体现出公文的哪一项作用？（ ） A凭证和依据作用 B指导管理作用 C信息交流作用 D宣传教育作用 六、公文写作基本要求 主题突出，观点明确 实事求是，讲求实效 结构完整，格式规范 准确表述，简明生动 例 6；公文的语

6、言应当是( a )。 A庄重严谨 B华丽流畅 c威严有力 D古朴典雅 例 7：公文中的词语应( a )。 A含义确切 B韵味无穷 C可圈可点 D色彩丰富 七、公文的基本格式 公文的基本组成部分：标题、正文、作者、日期、印章或签署。 公文的其他组成部分：有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件 及其标记、抄送机关、印发说明等。 党政机关公文格式 2012 年 6 月 29 日发布，2012 年 7 月 1 日实施 具体来看，共有 18 个要素，分为三个部分： 版头 6： 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人； 1、份号：公文印刷份数的顺序编号，涉密公

7、文应当标注份号。 份号顶格编排在版心左上角第一行用阿拉伯数字； 2、密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密” “秘密” ，和保密 期限。密级顶格编排在版心左上角第二行。 3、紧急程度： a 紧急公文应当分别标注“特急” “加急” ； b 电报应当分别标注“特提” “特急” “加急” “平急” ； c 紧急和程度编排在版心左上角或密级的下一行； d 同时标识密级和紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左 上角第二行，紧急程度编排在版心左上角第三行。 4、发公文的标志： 发文机关全称或者规范化简称加“文件” ，联合发文时，发文机关标志可以用联合发文

8、机关 名称， “文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。 例 8：国务院办公厅文件 例 9:联合发文机关文件 文件 文件 党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志， 不加 “文件” 二字。 5、发文字号： 由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成，年份、序号、 用阿拉伯数字标识。 例 10：国办发20121 号 年份应标全称，用 6 角括号“ ”括入序号，不编排虚位（即不编为 001）不加“第” 字，联合发文时，使用主办机关的发文字号，发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中 排布。 6、签发人： 上行文应当标注批准签发的领导人姓名， 签发人平行排列于发文字号右侧

9、， 发文字号居左空 一字，签发人姓名居右空一字，签发人后标冒号，后用标识签发人姓名。如有多个签发人， 每行两个姓名，应使用发文字号与最后一个签发人姓名处同一行。 主体 9： 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、 附件； 7、标题： 发文机关+关于+事由+的+文种 唯一不能省略文种 位于红色分隔线下空二行 例 11：下列对该公文标题关于表彰实施科技兴市“1+5”工程先进单位的通报判断正确 的是（ ） A、双引号应删除 B、缺少发文机关 C、事由表达不恰当 D、文种适用不当 8、主送机关： 公文的主要受理机关，应当使用机关全称，规范化简称或者同类型机关统称。编排在标

10、题下 空一行，右侧顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 9、正文： 在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格、数字、年份不回行。 （1）正文一般由三部分组成：原由+事项+结尾 （2）引文：先引标题、后引发文字号、引用文件时文件名在前，用“ ”括入。 引用文件： 文件名+（发文字号） 例 12：公文中引用了一份文件，按照引用文件的规范化要求，正确的写法是（ ） A、 关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知 （xx 发2001025 号） B、 关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知 （xx 发200125 号） C、 （xx 发200125 号） 关于分解科技兴

11、市“1+5”工程目标任务的通知 D、 （xx 发2001025 号） 关于分解科技兴市“1+5”工程目标任务的通知 机构层次序数 第一层：汉字“一” 第二层：汉字加括号“ （一） ” 第三层：阿拉伯数字“1” 第四层：阿拉伯数字加括号“ （1） ” 10、附件说明： 公文附件的顺序号和名称，公文如有附件，在正文下空一行、左空二字用 3 号仿宋体字标识 “附件” ， 后标全角冒号和名称， 附件如有序号使用阿拉伯数字， 附件名称后不加标点符号， 附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。 “附件说明”中仅需要说明附件标题名称， 无需书名号，只有一个附件时也无需标注“1” 。 成文日期阿拉伯、印发时

12、间阿拉伯、附件无需书名号、一个无需阿拉伯。 例 13：如果公文只需拟写一个“附件” ，下列写法正确的是（） A、附件： 实施科技兴市“1+5”工程先进单位表彰名单 B、附件：实施科技兴市“1+5”工程先进单位表彰名单 C、附件一：实施科技兴市“1+5”工程先进单位表彰名单 D、附件：1、 实施科技兴市“1+5”工程先进单位表彰名单 11、发文机关署名： 署发文机关全称或者规范化简称； 12、成文日期：阿拉伯字标全； 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期， 成文日期编排在正文之上、空两行右空四字。 13、印章： 公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印

13、章，并与署名机关相符，电报可以不加盖印 章， 联合上报发文时， 可以由主办机关加盖印章， 联合下发的公文， 发文机关都应加盖印章， 印章之间互不相交和相切，最后一个印章居中下压成文日期。 14、附注： 传达范围等需要说明的事项，如公文的发放范围，政府信息公开方式，联系人和联系人 电话等。 公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空二字，加圆括号编排在成文时间下一行； 请示”件应在附注处注明联系人和电话； 15、附件： 公文正文的说明，补充或者参考资料，附件应与公文正文一起装订，在附件左上角第一行顶 格标识“附件“有序号时标识序号。 版记 3： 抄送机关、印发机关、印发日期 16、抄送机关： 除主

14、送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，公文如有抄送，左空一字标识“抄送 “，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个 抄送机关后标句号。 17、印发机关和印发时间： 公文的送印机关和送印日期； 设在公文末页最后一行； 印发机关左空一字，印发时间右空一字； 印发时间用阿拉伯数字标识； 18、页码： 公文页码顺序号； 编排在版心下边缘之下，但页码居右空一字，双页码左空一字； 记 忆 技 巧 公文格式新国标： 党政机关公文格式代替国家行政机关公文格式 主题词儿不在标： 删除主题词格式要素； 密集紧急左上角： 密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：

15、 增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字： 成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少： 增加页码格式要素； 公文必备要素： 两标、两印四文一页码 版头:份号、密级、和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人 主体:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件 版记：抄送机关、印发机关、印发日期、页码 例 15：下列属于党政机关公文格式必备要素的是（ ） A、附注 B、附件 C、签发人姓名 D、正文 八、行文规则： 上行文:指向有隶属关系的上级领导，指导机关报送的公文，主要有报告、请示。 平行文： 指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的

16、公文， 主要有函。 下行文： 指向所属被领导、 指导的下级机关发送公文， 属于这一类的文种最多有命令 （令） 、 决定、决议、公告、公报、通告、通报、批复、纪要、还包括多数通知。 “意见”即可用于上行文、下行文，也可用于平行文。 向上级机关行文，应当遵循以下规则： （一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送 下级机关。 （二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府 同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 （三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见 后上报，不得原文转报上级机关。 （四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 （五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公 文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 （六）受双重领导的机关向一个上级机关