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1、企业公文写作 培训讲义前言 我们在实际工作和生活中经常会遇到公文写作。包括:写个什么“请示”、简单的“通知”、写一张“请假条”等等都会涉及公文格式和如何写的问题,但是有些人往往愁眉不展特别是新进入党政机关和企业集团的文秘和行政管理工作的人员在实际写作运用过程中确实有点犯难。那么我们今天一起来学习了解一下公文的有关知识。 一、公文基本知识 ,一,什么是公文: 公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面表达意志、传递政令的文字工具和手段。简单的说公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。公文既包括法定公文也包括准公文
2、。法定公文就是我们通常所说的“文件”党政机关的红头文件。而准公文也称事务文书、机关常用文。是指除上述法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书是一个庞大的文书组群。大至总结、计划小至条据、便函种类繁杂。一般来说主要有工作总结、计划、规划、工作要点、安排、方案、纲要、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、工作研究、宣言、声明、讣告、悼词、如办法、章程、细则、制度、守则、公约等等。 ,二,公文的特点: 1、政治性:第一公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。第二公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规实施党的领导、实施国家管理的重要工具。 2、
3、权威性:第一由法定的作者制发,第二无论是事实、数字还是各种意见、结论一旦进入正式公文就不能任意更改、解释、否定,第三公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展工作的依据。 3、规范性:第一 公文的撰写和处理从起草到成文到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等都有一套规范化的制度。第二公文具有特定的体式。公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。 ,三,公文的作用: 1、规范约束作用。国家各种法律、法令、行政法规都是以公文的形式制定和发布的法规文件一经制订和发布生效就具有维护社会生活的正常秩序规范各项工作各种活动的作用任何单位和个人都不得违反, 2领导指导作用。在我
4、国中国共产党是执政党党的各级领导机关经常通过它所制发的重要文件组织和领导各条战线、各个地区的工作。在政府系统国家机关的上级领导部门对所属下级机关经常通过制发有关指示、决定、通知等公文对下级机关的工作进行领导和指导, 3、联系公务作用。各级各类机关单位在处理日常工作和进行业务活动中经常利用公文进行上传下达左右联系沟通情况商洽工作处理问题。这样公文就起着联系公务和办事工具的作用, 4、宣传教育作用。党和国家的各级机关制发的多数文件既阐明了方针政策又说明了道理和办法不仅对下级机关起着指导工作的作用而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。有些公文就是为了进行宣传教育、统一思想而发是广大党员和群众
5、的学习材料。 5、依据凭证作用。绝大多数公文作为公务活动的工具和文字记录在传达意图、联系公务的同时也都具有凭证和依据作用。因为每份公文都反映了其制发机关的意图收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。此外像合同、协议、介绍信、证明等文书其依据和凭证作用表现得就更为突出。在其转化为档案之后仍可作为历史的凭证和依据继续发挥作用。 ,四,公文的种类: 1、党的公文:中国共产党机关公文处理条例?规定:决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 2、行政公文:国家行政机关公文处理办法?规定:命令,令,、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复
6、、函、会议纪要。 3、企业常用公文:通知、通报、规定、请示、报告、批复、会议纪要、 讲话稿、简报、计划、总结。 二、公文格式规范 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,臵于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体,臵于主题词以下的各要素统称版记。 0000001 机密?3个月 (3黑)眉 特 急 (3黑)首部分 (初宋红)?2000?号 签发人:李? ,3仿宋,3宋,3楷,主体关于工作的报告 (小2宋)部分 : ,3仿宋,。 ,3仿宋,?附件:1( ,份, ,3仿宋, 二?年月日? ?(附注:) ,3仿宋,主题词: ,3黑,小3宋,版记
7、?抄送:，。 ,3仿宋,部分 ? 2000年月日 印发 ,3仿宋,一,、眉首:印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 1、公文份数序号:公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2、秘密等级和保密期限:如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字,如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用“?” 隔开。 3、紧急程度:如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空l字,如需同时标识秘密等级与紧
8、急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时应使主办机关名称在前“文件”二字臵于发文机关名称右侧上下居中排布,如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文。 5、发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称用六角括号“ ?”括入,序号不编虚位,即1不编为001,不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 6
9、、签发人:上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 ,二,、主体:标题、主送机关、正文、附件说明,附件,、发文机关、成文时间、印章、附注。 1、公文标题:红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整排列对称间距恰当。 2、主送机关:标题下空l行左侧顶格用3号仿宋字标识回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上标识方法同抄送。 3、公文正文:主送机
10、关名称下1行每自然段左空2字回行顶格。数字、年份不能回行。 4、附件:公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码,如“附件:1.x x x x x”,附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识“附件”有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件,或带序号,。 成文日期:用汉字将年、月、日标全:“零”写为“?”,5、成文日期的标识位臵见8.2.6. 6、公文生效标识:,1,单一发文印章:单一机关制发的公文落款处不
11、署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空4字,加盖印章应上距正文1行之内端正、居中下压成文日期印章用红色。当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上,当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。,2,联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称,可用简称,按加盖印章顺序排列在相应位臵并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前每排最多排3个印章两
12、端不得超出版心,最后一排如余一个或两个印章均居中排布,印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,3,特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时应采取调整行距、字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得,再,采取标识“此页无正文”的方法解决。 7、附注:公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 ,三,版记:主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 主题词:“主题词”用3号黑体字居左顶格标识后 1、标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。 2、抄送机关:公文如有抄送机关在主题词下l行,左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”后标
13、全角冒号,抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关。 3、印发机关和印发日期:位于抄送机关之下,无抄送机关在主题词之下,占1行位臵,用3号仿宋体字。印发机关左空1字印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识。 4、版记中的反线:版记中各要求之下均加一条反线宽度同版心。 5、版记的位臵:版记应臵于公文最后一面版记的最后一个要素臵于最后一行。 6、页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识臵于版心下边缘之下1行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字双页码居左空1字。空白页和空白
14、页以后的页码不标识页码。 三 、公文语言规范 ,一,语言的表达方式 公文的语言表达方式就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式,叙述、描写、抒情、议论和说明,中公文常用的有三种即叙述、议论和说明。 1、叙述:叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。 公文中的叙述以叙事为主采用概叙、顺叙的手段开门见山地陈述事件的全貌也可以根据实际需要恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方
15、法。 2、议论:议论就是议事论理对客观事物或问题进行分析评述作出判断或评议表明观点和态度的一种表达方式。 公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据不是贯通全文的主要方法而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引常用简单的结论性、论断性的语言论述较客观、冷静不带或少带感情色彩常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。 3、说明:说明就是用简明扼要的文字对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。 公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物以治理国家和管理社会为主要目的说明比较抽象、概括和简要。 上述三种表达方式中以反映情况为主的公文侧重叙述,以阐明道理为主的公文侧重议论,以提高要求为主的公文侧重说明。 ,二,公文语言的特点:准确、简明、朴实、庄重 1、“准确
