上岗培训档案管理定稿

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1、档案管理讲义,第一讲 文书档案管理,一、 文书档案的概述 1、什么是档案？ 档案法中对档案的定义是：“档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这个定义指明了档案的一般属性。,2、什么是文书档案？ 文书档案是机关、团体、企事业单位及其他组织在行政管理等活动中形成的具有保存价值归档保存的文件材料。 文书档案的特点 1）文书档案是工作活动中直接形成的原始的历史记录。 2）文书档案是由文件有条件地转化来的 3）文书档案来源广泛、内容丰富。,3、档案的作用 按照作用的性

2、质分有两种作用即凭证作用和参考作用。 二、档案工作概述 （一）档案工作的内容。 机关档案工作的具体内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、数字化和利用等工作，通常称为八个环节。前七个环节为基础工作，后一个环节为利用工作。,（二）档案工作的职责与任务 1、贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。 2、按照中华人民共和国档案法和湖北省档案管理条例的规定，向同级档案行政管理部门办理档案登记。 3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。,4、运用现代化手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。 5、按照政府信息公开条例及

3、相关规定，向综合档案馆报送政府公开信息。按照档案法实施办法规定，向综合档案馆移交档案资料。 6、对机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作和系统档案工作进行业务监督和指导。 7、完成上级领导交办的其它工作。,（三）档案工作性质 1、管理性。 2、服务性。 3、专业性。 4、保密性。 (四)档案工作的基本原则 “档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”这是我国档案工作的基本原则，是机关档案工作的原则的依据。 机关、企事业档案工作的原则： 集中统一管理各种门类和载体的档案，维护档案的完整与安全，为本单位各项工作提供优质服务。,档案工作原则的含义： 1

4、、集中统一管理。 2、维护档案的完整与安全 3、为本机关各项工作提供优质服务-根本目的 （五）档案工作的组织管理 1、领导及其职责 2、机构 1）建立综合档案室。 2）建立档案工作管理网络。,3、档案人员。 4、制度建设 三、 档案的收集 （一）档案收集工作的内容 档案收集工作，就是按照国家的有关法规和本单位有关规定，通过例行的接收制度和专门的收集办法，把分散在各个部门、个人手中的对国家和社会具有保存价值的文件材料集中到档案部门实行集中统一管理。,档案收集工作的内容有两个方面： 1、档案室对本单位需要归档文件的接收工作。 2、档案室对散失在个人和社会上的有关本单位的档案材料的收集。 （二）收集

5、工作的意义 1、收集工作是档案整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件。 2、收集工作是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施。 3、收集工作是为党和国家积累历史文化财富的手段,4、收集工作是衡量文件归档质量和档案室工作质量的重要标尺。 5、收集工作是档案业务工作的重要基础。 6、收集工作是维护单位历史面貌的重要手段。,（三） 收集的范围 反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机关档案“三合一”制度执行。实行无纸化办公的机关，应做到电子文件与纸质文件双套制归档,企事业单位文件文件

6、归档范围总起来讲就是在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。 基础教育学校档案（以下简称学校档案）是指普通中小学校和幼儿园（所）在学校管理、教学等活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 具体收集范围见各单位“三合一”制度,收集的重点： 1、“以人为本”凡是涉及到人及人的切身利益的文件材料都是收集的重点。 2、“以我为主”。 3、具有史料价值的文件材料。 4、不仅要重视文书文件材料的收集，还要重视其他门类和载体档案的收集。,（四）收集（归档）的时间要求 1、文书文件材料次年3-5月前收集归档。 2、科研、

7、基建文件材料项目结束（竣工）或终止后3个月内收集归档。 3、设备随机文件材料在开箱验收时收集归档；安装及维修文件材料在工作结束后收集归档。 4、会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务室保存一年后向档案室移交。 5、声像材料、电子文件、实物等即时收集归档。 6、专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。,（五）收集（归档）的文件质量要求 1、收集归档的文件应齐全完整、准确、系统。 2、收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要齐全完整、真实、文字清楚。 3、载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。 4、载

8、体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。,5、现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。 6、文件材料由承办部门负责收集、整理的由承办部门负责人签字负责。（主要指专业档案）一般基层单位文书档案还是由档案室整理归档。 7、移交档案、资料应填写档案交接文据；移交电子档案应填写归档电子文件移交、接收检验登记表,(六)收集的方法 1、按制度收集。如归档制度等。 2、集中收集与平时经常性的收集相结合。 3、定期收集与不定期收集相结合； 4、全面收集与重点收集相结合； 5、宣传教育与强制收集相结合； 6、加强兼职档案人

9、员的收集。 7、召开专题会议收集，限期移交。,（七）收集的难点 1、领导手中的文件。 2、人事、财会部门的文件。 3、“帐外文件”。 4、报刊上反映本单位工作活动文章。 5、特别珍贵的文件。 6、机密性较高的文件。 7、科技文件。,四、文书档案的整理 一、档案“三合一”制度的编制 1、档案“三合一”制度概述 档案“三合一”制度是根据国家有关法规和本单位的性质、基本职能活动、工作特点以及过去文件材料的形成情况等制定的适合本单位档案整理要求的分类方案、归档范围、保管期限表的统称。,2、档案“三合一”制度编制 1）编制档案“三合一”制度的依据 一是国家有关法律法规。 国家档案局8号令机关文件材料归档

10、范围和文书档案保管期限规定 二是本单位基本职能活动。 三是往年形成的文件材料。,2）编制三合一制度的一般要求： 一是科学性。如类目的设置、类目名称、条款的拟写等要正确、合理，类的设置不能交叉重叠，平行类不能互相包含。 二是包容性。档案三合一制度必须包括一个单位形成的各种门类各种载体的全部文件材料，即一个单位形成的应归档的每一份文件材料在三合一制度中都能找到位子。 三是规范性。格式要统一，排列要有序。省局、市局都有要求（见档案三合一制度实例） 四是编号要灵活。方便增减,3）编制档案三合一制度的方法和步骤 第一步：确定标题和分类方案。 第二步：明确归档范围。 第三步：划定保管期限。 4）档案“三合

11、一”制度的审批程序 二、文书档案整理方法 国家档案局2000年颁布了归档文件整理规则。之后各机关、企事业单位一律按照归档文件整理规则整理档案。规则的整理方法就是将过去的以卷为单位整理改成了以“件”为单位整理。 我们今天就讲湖北省归档文件整理实施细则的整理方法。,科技档案管理 一、科技档案的概述 （一）科技档案的概念 科技档案企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。,定义有三层含义： （1）定义揭示了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别。 （2）定义明确了科技档案是科技活动的直接

12、记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别。 （3）定义明确了科技档案是有保存价值的科技文件经过归档保存起来的材料；规定了科技档案同一般科技文件材料的区别。,（二）科技档案的基本种类： 1、基本建设档案 简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物，地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。 基建档案的特点是围绕一个建设项目形成成套的档案。 2、设备仪器档案 设备仪器档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或一起的档案材料是一个有机联系的整体。,3、科研档案 科研档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值

13、的文字图表、数据和声像等各种形式和载体的文件材料。它的基本特点，是课题成套。 科研档案的内容一般包括: （1）科研准备阶段，主要有课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、方案论证、协议书、合同等文件。 (2)研究试验阶段，主要有实验报告、计算材料、专利申请、设计文件、图纸、技术文件等。,(3)总结鉴定验收阶段，主要有工作总结、科研报告、论文、技术鉴定材料、科研投资、决算材料等。 (4)成果和奖励申报阶段，申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。 (5)推广应用阶段，推广应用的方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。,4、产品档案

14、 产品档案是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。 产品档案的主要内容有：技术协议书、委托书及有关合同、技术任务书、可行性研究报告、产品设计计算材料、图样材料、产品试制鉴定材料，产品定型报告，说明书、合格证、质量证书、产品样本，装箱单等。,机关形成哪些科技档案呢？ 机关一般形成的科技档案有基建档案和设备档案。 企业形成哪些科技档案呢？ 企业形成的科技档案有基建、科研、设备、产品档案。 科技事业单位形成哪些科技档案呢？ 科技事业单位形成的科技档案有基建、设备档案和科研档案。,3、科技档案的作用 科技档案是科学研究必不可少的

15、参考料；是科技生产活动和科学管理活动的依据，是科学技术交流活动的工具。 几种科档的具体作用： 1、科研档案为课题研究提供条件。 2、产品档案是产品定型、生产的凭证。 3、设备档案是设备使用、维修和管理的依据。 4、基建档案是工程管理、改建、扩建的依据。 也是城市管理的重要依据。,二、科技档案的收集 （一）应注意3个问题： 1、要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则 2、收集工作要遵循科技档案的自然形成规律 3、要保证科技档案完整、准确。,（二）科技文件材料收集的控制措施 1、“三纳入”管理 （1）应纳入科技工作程序； （2）纳入科技部门的工作计划； （3）纳入科技人员的职责范围。 2、“四参加”： 1、参加产品鉴定会； 2、参加科研课题成果审定 3、参加工程项目验收； 4、参加设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。,3、“四同时”： 1、下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求； 2、检查项