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1、为了适应公司新战略的发展，保障停车场安保新项目的正常、顺利开展，特制定安保从业人员的业务技能及个人素质的培训计划采购计划和采购业务构成(共4篇)采购业务流程及说明一、采购的内容本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料和非生产性物料的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。二、采购流程三、采购流程说明?由资产的使用部门提出采购申请，填制采购申请单；?采购申请单交资产使用部门主管领导审批；?将经审批的采购申请单报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。?由经济运行部开具采购订单，并将采购订单传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；?采购员根据采购计划具体安
2、排采购作业，?采购物资回来后，由采购员、对方销售人员以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；?仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具材料入库单；?将由对方开具的销售发票和材料入库单传递给财务部门；?请购人员填制付款审批卡，经请购部门主管领导审批后；?财务部门根据销售发票和材料入库单做账务处理；四、关键控制点各使用部门的需求和请购采购申请的审批和审核采购计划制定采购定价合同签订和审核付款方式和程序与供应商的对账五、部门设置与职责?直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；?实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料
3、实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；?定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；?采购部内部设一名采购主管，采购员23名；?经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。?对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，并负责最后合同签章。?负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；?汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业
4、务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；?经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名；?定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；负责重点环节审核、票据审核；定期与供应商进行对账；?仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。?实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；?仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。六、岗位设置于职责?协调和规划部门内具体工作，落实
5、供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；?汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；?制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。?负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；?负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每
6、月出据分类汇总报表；?根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表；?根据各部门上报的年度采购计划审批采购申请单；下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作；?审核各单位上报的采购申请单，并做好采购业务的信息统计工作；审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查；对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料；?审定各部门上报的采购计划和资金计划；根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议；?签订采购合同，做好采购合同信息采集；审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商
7、考评和更替工作；采购业务的内部控制一、采购业务概述采购，是指单位为了满足物品或劳务等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在
8、采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。二、采购业务内部控制的目标采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；2、货币资金的支付或
9、负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6、及时、准确提供存货采购的会计信息。三、采购业务内部控制应遵循的原则设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，灵活兼顾。1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工
10、作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同进行采购，而采购的材料必需经过验收后，才能办理有关手续。因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本
11、就越高。因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。3、岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。4、协调配合原则。设计采购业务内部控制制
12、度要有利于各部门之间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接，避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。四、采购业务内部控制制度的设计、职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公
13、开询价。2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6、审核付款人员应与付款人员相分离。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。【案例】沈某在担任北京某A公司工程处主任期间，用向他人索要空白合同及商业零售发票，伪造购销合同，虚构了购买350万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库单，又用写有150万和200万的两张空白发票平帐。并到财务报销。从案例
14、看出沈某之所以能贪污350万，除其自身道德因素外，还表明A公司采购流程内部存在严重问题。1、电力电缆的请购审批和实际执行全由沈某一人完成，没有达到上述不相容职务相互牵制的问题，为虚假采购创造空间。2、采购和验收没有形成牵制。在采购过程中，采购人员不能同时担任验收职务，否则可能会造成采购人员购买假冒伪劣产品，本案例中虽然采购人和验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务和验收职务没有起到相互牵制的作用，造成材料虚假入库。给公司造成重大损失。、请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，“物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。、审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于
