文秘必备(公文格式)

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1、李璐 西北政法大学,党政机关公文处理工作条例 和公文格式(国家标准)解读,“经国之枢机，为政之先要”梁代刘勰公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。,基本内容：,公文处理条例的新亮点,一 公文处理条例的新亮点,亮点之一：党政机关公文处理工作的一体化。新中国成立以来， 党的机关、 国家行政机关的公文处理法规规章 （诸如条例、 规定、 办法、 细则

2、） 一直都是各自制定、 分别颁发的。而这次制定出台的 党政机关公文处理工作条例，首次将党政机关公文处理工作法规合二为一， 实现了我国党政机关公文处理工作法规的一体化。,一 公文处理条例的新亮点,1996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例,2000年8月24日 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法,2012年7月1日 党政机关公文处理工作条例,一 公文处理条例的新亮点,亮点之二：谋篇布局、框架结构的科学、优化。新条例 与原 条例办法比较， 在谋篇布局 、框架结构上进行了较大幅度的调整，有明显的变化。1、精简全文结构新 条例 共有八章四十二条 ， 原条例 共有十二章四十条 ，

3、 原 办法 其有八章五十三条 。2、强调公文制作原 条例 中第五章公文起草要求的内容， 第六章公文校核重点的内容，第七章公文签发的内容， 以及将原办法 中第五章第二十五条公文起草的要求、 第二十七条公文审核的重点及第二十八条公文签发的内容，进行归纳整理，合并为新条例中的第五章 “公文拟制”， 强调“公文制作”在公文写作中的重要作用。；,一 公文处理条例的新亮点,3、规范办理流程原条例，中第八章公文办理和传递，第十章公文立卷归档中的有关条款的内容，以及原办法中的第五章公文办理、第六章收文办理、 第七章公文归档中的涉及公文办理的有关内容，调整合并为条例中的第六章 “公文办理”，主要体现收文办理、发

4、文办理的主要程序、公文传递传输及公文归档的内容，立足于公文流程的程序性、规范性。 4、强调内容安全原条例 第九章公文管理、 第十一章公文保密，以及原 办法 第八章公文管理中涉及的内容进行调整合并为条例中第七章 “公文管理”，突出了公文管理的安全、保密性。,一 公文处理条例的新亮点,亮点之三：公文版式、格式的统一与规范1、公文格式各要素标注的位置进行了统一，今后党政机关公文的密级紧急程度统一依次标注在公文份号的下方位置；2、对公文成文日期中的数字书写进行了统一，今后党政机关公文的成文日期统一使用阿拉伯数字书写、排印； 3、公文中使用的汉字、数字、外文字符 、计量单位和标点符号等， 今后统一按照有

5、关国家标准和规定执行； 4、公文用纸幅面采用国际标准A4 型（ 210mm 297mm），今后党政机关上至中央下至乡镇党委和政府，皆采用A4 型纸印制公文 。,主题词儿不再标：删除主题词格式要素 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少：增加页码格式要素,一 公文处理条例的新亮点,一 公文处理条例的新亮点,亮点之四：公文内容用词用字确切、简洁新条例 是党政机关两个公文处理办法合二为一的产物， 共八章四十二条， 全篇只有 5487 字， 在精简公文、 改进文风上起到示范作用。关于内容表述准

6、确贴切方面。如：将原条例中的“校核”和原办法中的“审核”的概念统一起来，统为“审核”。审核与校核相比较，除了要对公文文稿的形式、格式、表述等常规的内容进行把关，更强调从宏观的角度在政治和政策层面进行把关。,一 公文处理条例的新亮点,关于内容表述简洁、精练方面，条例在用词用字上注重简洁精练，强调“唯陈言之务去” 。如：关于平行机关联合行文的表述，条例第四章行文规则第十七条“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文”，原办法第四章第十六条“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文； 政府与同级党委和军队机关可以联合行文； 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合

7、行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文”,一 公文处理条例的新亮点,亮点之五：公文对实际工作的针对性、指导性 1、针对目前有的下级机关在请示件中存在着照抄照转， 害怕承担责任， 不提出本机关的倾向性意见， 不表明本机关的态度的现象， 在 条例 第四章行文规则第十五条第三款中明确规定：下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示， 应提出倾向性意见后上报， 不得原文转报上级机关 。 2、针对目前我国党政机关普遍存在着联合行文过多的现象，在第四章第十七条中作出硬性的规定： “属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。,一 公文处理条例的新亮点,3、针对一

8、些党政机关公文办理时效性差，尤其有的上级机关存在官僚主义， 对下级机关的来文办理拖拉，甚至不予回复的情况，在第六章第二十四条公文办理的第七个程序“答 复”中规定：“公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位”。,一 公文处理条例的新亮点,亮点之六：提出公文处理工作的新要求 1、新条例 出彩之处是第五章公文拟制中增加了前置审核公文文稿的规定，针对 “需要发文机关审议的重要公文文稿”，明确规定 “审议前由发文机关办公厅（室 ）进行初核 ” 。在公文办理的实践中，经常存在着提交会议审议的重要文稿，往往绕过上级机关的办公厅（室）初审就匆忙上会的现象，结果文稿经常出现问题。有问题的公文文

9、稿如果直接提交发文机关审议，不但浪费发文机关和领导同志的时间和精力，而且还有可能降低公文质量、损害机关形象、影响工作效果。因此，新条例规定在重要公文文稿提交审议之前，由上级机关的办公厅（室）先进行细核。,一 公文处理条例的新亮点,2、在第六章第二十五条发文办理的主要程序中增加了“核发”内容，即“公文印制完毕 ，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发”，犹如工厂产品出厂前的最后一道检验产品是否合格的工序，以确保党政关公文的质量。 3、为了使党政机关的办公厅（室）开展发文立户管理工作有依据，新条例从公文处理工作需要出发，在第三十七条中对新设立的党政机关发文立户条件、申请、审查等程序、环节作

10、出规定。这些新表述、新要求，拓宽了党政机关公文处理工作的新领域， 使公文处理工作的内涵更加丰富。,一 公文处理条例的新亮点,亮点之七：公文管理安全保密方面的措施更加严格强化公文处理工作中的安全保密意识，是新时期对党政机关新的更高的要求。条例在公文管理上突出强调安全保密工作， 提出更加严格的措施和要求。 1、在第二十六条公文传递中，“邮政机要通信、城市机要文件交换站、收发件机关机要收发人员进行传递”增加为公文传递的方式，多了几种涉密公文安全传递渠道； 2、在第二十八条中充实了 “确保管理严格规范， 充分发挥公文效用” 的内容；,一 公文处理条例的新亮点,3、在第二十九条中增加了 “设立党委 （党

11、组） 的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室” 的规定， 体现了对公文管理硬件设施建设的重视， 并为公文管理工作人员提供工作环境和条件； 4、第三十条规定 “公文确定密级前， 应当按照拟定的密级先行采取保密措施” 。这些新要求， 凸显了公文管理工作中保密的份量， 严格执行这些规定和要求， 党政机关涉密公文使用安全、 传递安全、 保管安全、 销毁安全就能得到有效保障。,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：公文的外部形式：格式，即党政机关公文格式(国家标准)规定的固定格式。公文的内部组织：内容，即公文的主体部分。,1.用纸:采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开

12、本国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。3.版心版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。,二 公文排版、印制及装订格式,公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm297mm页面设置上白边：371mm 下白边：351mm左白边：281mm右白边：261mm 版 心: 156mm225mm排版规格一般每页22行，每行28字 ，正文用三号仿宋,页面,版心156

13、mm225mm,210mm,297mm,下白边： 351mm,上白边：371mm,切口： 261mm,订口： 281mm,二 公文排版、印制及装订格式,4.页码用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。5.标点采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。6.装订左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。,二 公文排版、印制及装订格式,三 公 文 文 面 格 式 （要 素）,版心内的公文格式各要素划分为：版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体

14、；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。,三 公 文 文 面 格 式 （要 素）,文头,主体,文尾,版头眉首,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期,页码,三 公 文 文 面 格 式版头部分,1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字 。,6位数,7位数,份号常见错误： 1.涉密文件不标注份号。 2.份号的数字不按规定标注，随

15、意性大。 3.份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。,三 公 文 文 面 格 式 版头部分,四 公 文 文 面 格 式版头部分,2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,三 公 文 文 面 格 式 版头部分,3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字 。,“紧急程度”常见错误： 1.不急的公文却标注了紧急程度。 2.标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。 3.公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。,三 公 文 文 面 格 式版头部分,三 公 文 文 面 格 式 版头部分,4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。,三 公 文 文 面 格 式 版头部分,联合发文机关标志联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。,