时间管理讲义课件

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1、课程要点,认识时间管理 时间管理的误区时间管理的技巧,1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，又没有实验室，哪能做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了

2、图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！ 易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了

3、，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。,听完胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受,时间就是,时间就是,效率,金钱,时间就是,生命,一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,?,我们经常听到:,我应该昨天把它做完就好了! 再等一下吧,我等一下就做. 我应该少打两圈麻将,好好约束一下自己,多学点东西! 天天那么多事,怎么都做不完! 每件事都很重要,所以每件事我都要全心全力去做. ,1 天 = 24 H,那么到底什么是“时间”,哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,时间轴,?,“时间”的四项独特性:,供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的.无法蓄积：

4、时间能被积蓄储藏。无法取代：时间是任何活动所不可缺少的基本资源。无法失而复得：一但丧失，则会永远丧失。,请考虑：,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,认识“时间管理”,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。,所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。,有人曾粗略地统计过一个活到73岁的美国人对时间是怎么花的：,睡觉：21年 工作：14年 个人卫

5、生：7年 吃饭：6年旅行：6年,排队：6年学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,请考虑：,假设当你可以活到73岁,预测一下你的时间消费?,休息回来再继续!,时间管理的5大误区:,误区一:工作缺乏计划主要体现:1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 改善方法:“每日记事本”,时间管理的5大误区:,误区二:组织工作不当主要体现:1、职责权限不清，工作内容重复 2、事必躬亲，亲力而为 3、沟通不良 4、工作时断时续改善方法:“明智的接受请托”、“学会利用资源”,误区三:时间控制不够主要体现:1、习惯拖延时间2、不擅处理

6、不速之客的打扰3、不擅处理无端电话的打扰 4、泛滥的“会议病”困扰 改善方法:“杜绝拖延”、“减少打扰”,时间管理的5大误区:,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：,A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 ( ) （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 ( )（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 ( )（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 ( )（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 ( )（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 ( )

7、（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 ( )（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 ( ) （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 ( ) （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。( ),评分标准:,每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。,总分小于20分表示你不是拖延 者，你也许偶尔有拖延的习惯。21至30分之间表示你有拖延的毛病，不太严重总分多于30分表示你或许已患上严重的拖延毛病,误区四:整理整顿不足主要体现:办公桌杂乱

8、无章改善方法:“文件堆积定律”,时间管理的5大误区:,误区五:进取意识不强主要体现:1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏嘘不已，做白日梦 4、工作中闲聊 改善方法:“积极面对”,时间管理的5大误区:,记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”,昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。请善用它！,请考虑：,前面的5个误区,你有没有被困住?,休息回来再继续!,时间管理的技巧:,了解自己使用时间的方式和状况 做好工作计划 缩短别人干扰的时间 不要拖延 第一次就把事情做好 时间的判断应有弹性,时间管理检查表(一),时间管理检查表(二),问阅读

9、以下的提问，在右面的 栏里写上符合点数。 （全部是：点 稍微是：点 不是：点）,11对于工作受托人的希望总是积极予以反应。 12 对于已投资部分设法去回收。 13考虑一下给所属集团带来的结果再行动。 14有错就改正的意识。 15回绝有疑问的工作。 16不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。 17紧急的事优先，重要的事在后。 18立即应付意料外的突发事件。 19不到最后期限不认真做。 20用临时想出的顺序来进行工作的人。 ,时间管理检查表(三),根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断,A,B,C,D,时间管理的2个 基本准则,1.80/20原则,2.四象限原则,总结果的

10、80%是由总消耗 时间中的20%所形成的,80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,80/20原则,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,重要,不重要,紧急,不紧急,四象限原则,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授权,不做,立即做,虚假的,必要的,危机,有限期的任务 项目,计划,准备,建立关系,真正的创新,领导的,干扰,一些会议,一些报告,浪费的,逃避的活动,偏重第一类事务,偏重于第三类

11、事务,偏重于第三、四类事务, 结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会结构为生,着重于第二类事务, 结果：有远见、有理想平衡纪律自制少有危机,25-30%,15%,50-60%,2-3%,普通人的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,成功人士的时间安排,用四象限将以下任务罗列出来：,制定明天时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举行办公会议 给外地客户打电话 与同事聊一部电影 到门诊部看病,请考虑：,打分标准,重要性、紧急性分数表,任务次序表,时间管理的7个 基本技能,1.項目列举能力将应该做的事列表。 2.工数估计能力 估计需要多少时间，或应该需要的时间。 3.程序构

12、成能力 考虑进展工作最适当的程序。 4.应变能力 善于应付突发工作的能力。 5.突发事件的降低能力 减少突发的工作。 6.先见计划能力 计划将来的事。 7.日程遵守能力 绝对遵守制定的计划。,项目列举能力,早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的要做的事是计划性地进展工作的第一步。,1.首先要写出来不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路 2.养成写备忘录的习惯想起时立即记录所接受的备忘录指示 3.具有写的视点防止遗漏写出不同的工作种类人委托事项被委托事项预见将来并列出（今天、明天、本周中本月中

13、）活动形态（电话会议会面访问资料制作）空闲时间用的自由项目 4.具体列举形象地写出行动的特征,工数估计的能力,何时为止能完成此工作要到明天明天，时间不够没有完成为何会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间尺度来测定自己的能力。,1.规定时间是抓住工作的每个单位时间和件数 2.确定时间是确定目标时间 3.谋求时间的模式化 4.估计期间 5.养成确定目标时间的工作习惯,程序构成能力,为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项

14、目的顺序，根据此做法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效地实行有必要考虑顺序的构成。,1.把要做的项目模型化汇总在一起能处理的项目适于自己一人集中来做的项目简单能处理的事费时间的事 2.选择应该做的项目对于结果、时间难以预料的事，尽量趁早着手做重要的课题尽量放到前面来做讨厌的、不擅长的，担心的事早点处理 3.决定要做的顺序注意交货期（最后期限）确认预约在步调的分配和节奏上下功夫,应变能力,现实中有紧急预定的变更、联络的不彻底、对方的个性等原因、工作不能按自己的意图进展。一定会发生许多预料不到的突发工作和麻烦。制定计划时，必须事先预计即使有突发工作的发生也能有对应的自由度和空间。另外，必须理解临场对应。,1.冷静地判断对应的必要性是否有必要进行对应？（不能拒绝吗？）是否有必要马上对应？（等一会儿行吗？）是否有必要自己对应？（能委托别人吗？） 2.努力做有效的对应方法仔细把握需求，避免做无用功？考虑是否能用别的来替代？判断汇总在一起的方法是否有效果？ 3.做时间的主人 4.预先考虑临时对应时间,