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1、2018/10/21,1,上海市档案人员 专业培训系列课程 之一,2018/10/21,2,第一章 文件,2018/10/21,3,学习目的和要求：,全面认识文件。理解文件的概念，明确文件的属性、功能与效用，认识文件的分类意义，掌握文件分类的主要方法、文件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。认识公文格式标准化，掌握党政机关公文格式。,2018/10/21,4,第一节 文件的概念与属性,2018/10/21,5,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的概念,2018/10/21,6,文件是国家机构、社会组织
2、或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。,一、文件的定义,法人及其代表形成公务文件，个人一般形成私人文件。,形成原因不外乎两个方面，反映了公务和个人活动的原始记录。,信息符号表达方式和文件载体是多样化的。,根本属性。,2018/10/21,7,二、公文的定义,公务文件，简称公文。,2018/10/21,8,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的属性,2018/10/21,9,一、文件的特征,文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件的内容直接与形成者的活动相关；,文件是有特定体式、名称的信息记录；,文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性
3、、传递性等性质的信息记录。,2018/10/21,10,二、公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文必须反映与处理公务活动；,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,2018/10/21,11,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的功能与效用,2018/10/21,12,一、文件 的功能,1、记载功能文件的多文种、多类型是文件记载功能的各种表现形式,2、凭证功能主要通过文件的有效性来体现，文件的内容则是凭证功能的实质所在,4、存储功能文件物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证,3、传递功能传递是文件发挥效用
4、的重要步骤之一,2018/10/21,13,二、文件的效用,源于文件作者的合法性,现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小,每份公文都具有的作用，其它作用则要具体分析,指文件转化为档案后所具有的作用,指文件形成时所具有的现行执行效用,2018/10/21,14,第二节 公文的分类与种类,2018/10/21,15,公文的分类,公文的种类,公文的分类,2018/10/21,16,一、含 义,文件的分类是指按某一标准或从某一 角度将某类文件与其它文件区分开来。,便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。,不会影响文件本身的性质和作用。,2018/10/21,17,二、总体分类,根据形成和作
5、用的具体公务活动的领域的不同,2018/10/21,18,二、总体分类,根据信息表达方式的不同,2018/10/21,19,二、总体分类,根据物质载体的不同,2018/10/21,20,传递方向,三、通用文件的分类,上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；,平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。,下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；,2018/10/21,21,内容性质,三、通用文件的分类,2018/10/21,22,涉密程度,三、通用文件的分类,指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。,2018/10/21,23,缓急程度,三、通用文件的分类,平件：无特殊
6、时间要求；,特急件：内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。,急件：内容重要并紧急，优先迅速传递处理；,公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急。,2018/10/21,24,制作 阶段 和效用,三、通用文件的分类,文稿,文本,同一文件在形成过程中需要用两种或两种以上文字同时撰拟时，会形成不同文字的文稿或文本。（详细）,规范性文件的正本还有暂行本、试行本、修订本等形式。,2018/10/21,25,公文的分类,公文的种类,公文的种类,2018/10/21,26,公文的种类是指文件各种不同的 名称，通常也称为文种。,不同的名称的通用文
7、件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,公文的种类,2018/10/21,27,一、通用公文的规定文种,2018/10/21,28,命令（令）,2018/10/21,29,决定决议,2018/10/21,30,议案,2018/10/21,31,指示,2018/10/21,32,意见,2018/10/21,33,通知,批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的
8、工作部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。,2018/10/21,34,通报,2018/10/21,35,请示报告,2018/10/21,36,批复,2018/10/21,37,公报公告通告,2018/10/21,38,条例规定,2018/10/21,39,函,2018/10/21,40,会议纪要,（略）,2018/10/21,41,二、单位常用的其它文种,2018/10/21,42,三、专用文件的种类和用法,2018/10/21,43,第三节 文件的格式,2018/10/21,44
9、,1、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,文件的格式,2018/10/21,45,一、公文格式标准概述,机关公文格式标准化定义 1、标准； 2、标准化； 3、机关公文格式标准化。,机关公文格式标准化的必要性与意义,1、公文格式标准化的必要性； 2、机关公文格式标准化的意义。,2018/10/21,46,公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%90%
10、横向耐折度15次不透明度85%pH值为7.59.5,二、国家行政机关公文格式,2018/10/21,47,公文用纸幅面及版面尺寸：见图A4纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm订口（左白边）28mm1mm版心尺寸（不含页码）156mm225mm 排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字,二、国家行政机关公文格式,2018/10/21,48,公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,二、国家行政
11、机关公文格式,2018/10/21,49,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强 文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、_、富宝 公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工 作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司 及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书 档案 通知,抄送： 档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机 密一年,特 急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2
12、、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,2018/10/21,50,中金（集团）公司 文件,中金20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,2018/10/21,51,机密,特急,中金房地产公司美加房地产公司 文件 万科房地产公司,中金房20041号,上行文至版心上边缘为80mm,签发人： , ,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,2018/10/21,52,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,眉首,机 密一年,特 急,目的是为
13、了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第” 不编虚号,2018
14、/10/21,53,机密,特急,中金房地产公司美加房地产公司 文件 万科房地产公司,中金房20041号,签发人： , ,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,2018/10/21,54,中金（集团）公司关于加强 文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、富宝 公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工 作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司 及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部
15、分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。,不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,2018/10/21,55,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词： ,抄送： ， ， 。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套 下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,2018/10/21,56,附件：1、意见2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词： ,抄送： ， ， 。,
