管理技術(六&七)

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1、管理技術(六) 時間管理 (一)是誰偷去你的時間 1.參加無效率的會議 2.不速之客 3.突發事故,扮演救火人員 4.電話干擾 5.授權不當 6.缺乏做事輕重緩急順序規則 7.做事拖延 8.不敢說“不”,9.溝通不良 10.權責不清 11.部屬訓練不足 12.完美主義請你列出自己最大几項時間之賊,并加以去除. (二)主管人員善用時間的要決 1.工作事先有計劃 *每年度,每季度能初步規劃的先予規劃 *每月20日左右提出下個月工作計劃. *每周五安排下周工作計劃. *每日的工作應填入. 2.養成記錄習慣.,*不要依賴你的記憶,它往往是讓你浪費時間,疲 于奔命的根源. *手邊經常有一份“待辦事項清單

2、”,將a自己要做的事;b上司交界的事;c你答應同僚的事;d你承諾部屬的事予記錄,并注記處理時間. 3.善用別人的時間 *對于部屬提出的問題,最好能附帶提出解決的 意見,如此有益于問題的溝通,爭取時效. 4.開會應盡可能規劃定期,臨時會予減少. (三)對于時間之認識 1.上至國家最高元首,下至每一個平民百姓,每一個人老天給的時間都一樣,今天過了,永遠再 沒有今天.,2.要磨練自己“時間感覺”,不浪費一分鐘. 3.每天把起床開始至工作一天的行動予定型化. 4.養成記錄就等于節省時間. 5.養成容易的事先做,重要的事先著手的習慣. 6.培養果斷力可以節省時間. 7.做事情要求一次就能做好. 8.當天

3、例行性工作,不可拖到隔天. 9.讀書是節省時間的作為. 10.工作要懂得簡化,善于利用休閑時間. (四)時間成本觀念某一次同几個業務人員出國,同住一個旅客, 与他們每天輕裝打扮,腳穿布鞋,早上7點半出門 晚上10點回來,做“市場調查”,每個城市都如此,一,天的時間超過14小時,問他們這樣已不太辛苦了.他們苦笑,沒辦法呀!一趟出來,來回机票多少錢住宿費,伙食費等等要多少錢,等于是我們出來的時間每一分鐘要多少代价,你有何啟示 (五)時間的感覺人的一生時間有限,也許是80年,這一生里每一個人都想成功,或有成就或能夠有所意義.公候將相本無种,好把勤勞契上天,沒錯,人生下來以后,大多數的人成功的机會則是

4、一樣的,為何經過了30年或40年以后會有不一樣成就的人,答案是不一樣成就的人,在前面他把時做了不同的使用,有些人從小就努力的學習,勤奮的工作,當然他們會比其他人更快速的累 積更多的智慧与經驗,就有机會就會步步爬升 相反的也有一些人不努力學習,工作不勤快,甚 至把時間浪費在吃喝玩樂,也許他本身不自覺, 但他的時間已在不自覺中溜走.這又如何來成 就呢?回頭看看自己,再看看別人,總會有啟示吧!磨練時間的感覺,就是抓住現在,讓每一分鐘 時間做最好的使用.,管理技術(七),溝通管理 (Management By Communication)經常會听人說:我實在無法与他溝通人際之間藉著溝通傳達信息,在企業

5、里,企業 如一部大机器,良好的溝通就象加添滑齊,企業這部大机器就能快速運轉,主管与部屬之間如缺乏良好的通,輕者打擊士氣,造成部門效率低落,重者相互之間成敵意. (一)如何做好溝通管理 1.管理人員應先塑造自己的管理威信.,一個值得信賴与尊重的管理者,無疑的在溝通的過程中,已排除了先天的障礙. 2.尊重組織倫理一個企業体如一個人的身体,各部門各就其位 各職所司,不越權,不濫權,不委過,不推責,溝通困難時以大局利益為考量. 3.布建溝通管道很多中小企業是由小型起家,在人數有限時,企業老板可以用感情在日常工作中与員工連系 但是等到企業規模日益擴大,員工愈多,上級領導人員与所屬員工的距離愈遠,此時應以

6、溝通來替代維系,除了應用現有組織渠道. A組織渠道:部分主管應扮演起部門老板的角色,經常与所屬員工接近,關怀. B跨組織:公司設置員工意見反應箱.員工反應 可不透過正式組織,直接投訴“員工意見箱”. 4.建立工作感情部門內,部門間平時互相關怀,互想協助,自會 建立工作感情有事情須協調溝通時,一溝即通, 究竟溝通并非談判 (二)溝通要領 1.能听話:不隨意插斷對方的話,并听出其意圖. 2.能贊美:溝通對象的話,有道理的地方,應适度 予贊美. 3.能平心靜气:溝通兩方如無“平心”的准備,溝,通起就易於“斗气”. 4.能變通:解決事情的方案絕對不止一個. 5.能清楚:舉個例“某塊地有一英畝,听的人不

7、見 得清楚,再加以解說,一英畝大約等于一個足球 場,后來沒去過足球場的人還不清楚,那就再加 以舉例就好像我們的會議室的几倍大. 6.能幽默:有一次美國總統里根打暇話与眾議 院議長歐尼爾(TipoNel),他說:Tip,依神的旨意 你我為敵,只能到下午六點,現在下下午四點,我 們就把它假裝現在是六點,好不好?一句話,就 此解決了彼此溝通的障礙,多高明呀!,事實上,我們也發現甚多的企業內溝通困難或 者溝通效果差,其症結主要在于: 1.企業缺乏合理的組織架構 2.企業內各部門的工作缺乏明确的職掌 3.工作方法缺乏明确的規范(標準)以上情況就應予改善,才不致于事事要溝通. 目標管理 (Manageme

8、nt By Objeclives)目標管理是1954年由管理大師彼得,杜拉克 (Peter.F.Drucker)所倡導,它要求組織內每一個 人,每一個部門全力配合公司的目標,對于份內 的工作自行設訂目標,決定方針,編訂制度,以最,有效能的方法達成,并經由檢討,績效評核,評核 目標設定的參考依据.要整合一個企業內個人与組織的目標,并不是 件容易的事,目標管理技術之提出就是解決此一問題的方法. (一)目標管理的作用: 1.目標管理提供參与管理的基點 2.目標管理兼顧組織目標与個人目標 3.目標管理能加強個人能呼的開發 4.目標管理能透過激勵作用 5.目標管理能評估組織單位与個人 (二)每個人,每個

9、部門在不同的時段,均要設定工作,工作目標,作為挑戰的方向,然后組織內才能群 策群力地動起來. 1.目標為你找出方向与目標 2.目標使你不會拖延怠惰 3.目標有助于你集中精力和資源在選訂的特定 目的上 4.目標有助于區分哪一些你需要獲得幫助的人 5.目標幫節省時間 6.目標使你重視值得重視有效能的事 7.目標使你可以測知自已的效率 8.目標提供給你一個新目標的基礎,有助于你繼 續努力. 9.目標使你“樂在工作中”,10.目標使你會有成就感 (三)組織推動目標管理之理由目標能改進公司的經營,目標管理可以予組 織以活力日本東芝電气社長土光敏夫就任之初,特別 強調予組織以活動,最重要的一點必須引出員

10、工個人的能力与意欲,尤其是創新力,并予以活 用,又進一步的把每個人的力量順應時時刻刻 的向公司的重點目標集結.推行目標管理,經營管理者,除了要觀念革新之 外,并應底了解目標管理之功能. 1.可以發揮員工潛能 2.可以激發團隊意識,4.可以增進上,下感情 5.可以消除本位意識 6.可以凸顯問題所在. 7.可以提升組織效率. 8.可以掌握重點工作. 9.為了對目標之挑戰,在職教育訓練能夜真執行 并易收到效果. (四)目標管理的基本原則: 1.期望原則 企業主管透過經營理念所產生之經營策略,而于 實際運用上戰朮,每一個不層級應建立長,短期目 標,并予清楚地設定.,所設定的目標,經努力是可以達到的 目

11、標之設定經努力的話要可達得到,所設定的目 標是要循序漸進的,就如同學生考試一樣,這次的 成績是80分,下次把目標訂在85分,增加5分,經努 力是可達成,是具有挑戰性的,一次增加3分5分總 是有机會可以接近100分,假如一次就訂在100分 這就缺乏了激勵因素,是不切實際的. 2.參与原則經營層的總体目標應由管理層來執行并予迖 成,因之針對目標達成之任,交由相關部們來擔任 ,這是傳統的分配式,如是由下往上(Bottom-up) 自行設定之挑戰目標,在於成熟的組織內,更見效,此為自主目標 3.SMART原則 Specific: 目標要清晰明确. Mesureable:目標要可量化. Attainab

12、le:目標具挑戰性,具可達性. Relevant:目標要組織与個人能結合. Time-Table:目標要有時程. A授權原則在執行工作目標的過程中,應予适度授權. B協助原則提供有關資訊及協助,排除執行障礙. C訓練原則,自我訓練及訓練部屬 D控制原則目標管理既有時程性,在每一時段中應加以核 控制及協助矯正. E成果評价原則公開原則:*部屬自我評估*主管客觀評估公平原則:*達成比*對事不對人共享原則:*績效好是部屬的功勞*部屬未達成目標,主管應負最后責任. 目標設定舉例,部門研發: 新產品件數或新產品貢獻度.人事: 人員流動或离職率.銷售: 銷售額或市場占有率.生產: 產量或交期達成率.品質:

13、 不良率或品質成本/.教育訓練: 人員訓練計劃.個人產量:日 周 月產量效率:日 周 月效率達成率: 月度達成率.(五)目標管理之應用目標管理始自50年代,迄今已有40年的歷吏,時,至今日已演變成科學管理的緊有效管理工具.企業內每個階階層,每個部門,每個人有了正确的目標做工作指引尤如前面有一盞明燈,充滿了希望,滿了挑戰,然彼得氏所倡導的目標管理是以人性管理的理Y做基礎,在實施過程中,總會有些效果不佳,因之在推行時應加以靈活運用,方能湊效.目標管理在今日應用上,往往視企業的文化及個人的情況之不同的靈活運用.如企業內團隊意識很高,個人挑戰意識很旺則盡可能采用“自由目標式”來運用.反之企業內 管理混亂,責任意識不佳,缺乏主動性,則采用“強制分配式目標管理”較易湊效,等情況有了改觀后,再調為“自主目標式”,如此的企業或部門,更易營 造斗志旺盛,且气氛融洽的效果.,