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1、企业档案的信息化管理 随着信息技术的高速发展和企业各项工作的不断完善，企业形成的档案已有传统的纸 质形式发展为以纸质为主的多种载体，这给档案工作带来了诸多挑战，传统的档案管理模 式已不能适应社会和企业发展的要求，信息化成了档案管理的必由之路。近几年来，青岛 卷烟厂结合企业管理和形成档案的实际情况，分阶段、分步骤对企业荣誉档案、会议纪要 档案、商标档案等实施了全文信息化管理，取得了理想的实用效果。 实现档案的信息化管理，首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化，是指利用 数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质和 已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的
2、档案信息库。档案信息数字化的内容 有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。 1 企业档案信息化管理的必然性 企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时 代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业 管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业 OA 办公软件的应用 及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档 案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运 用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络
3、时代的发展的 必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。 企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展， 网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和 企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。 2 档案信息化管理的意义 提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查 询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去库房相应 位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅 关键字后
4、查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约 40%，档 案利用率将比传统档案管理的利用率提高 510 倍。 保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿 供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企 业的档案资产。 提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共 享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务，企业整 体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档 案保管模式，转而成为企业的信息中心。 3 档案信息化管理面临的问题
5、由于档案的全文数字化工作在近几年刚刚起步，企业针对这种数字化档案的管理制 度还不够完善，落实不到位。首先，档案管理部门应从企业形成档案的实际出发，依据国 家档案局出台的部分标准规范，完善企业电子档案的管理，制订企业电子档案管理规定 ， 确保企业档案的规范化管理。其次，要不断加强相关工作人员的保密意识，严格控制信息 化档案的使用范围，另外还可以采用数据加密、安全认证和信息隐藏等技术，确保企业相 关档案信息的安全。 总之，档案信息化管理是当前对档案管理工作的跟本要求，信息化管理不但是一种 新型的档案管理模式，也是档案管理工作中一项长期而艰巨的任务。这就要求我们档案工 作者要逐渐改变传统的档案管理模式，不断解放思想、与时俱进，努力做好企业档案的信 息化管理，让档案信息化的便利惠及企业的每一项工作，充分发挥档案工作的价值。
