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1、企事业单位档案管理体制与运行机制的创新 文/汪桂香 档案是各级机关工作中的一个重要组成部分，从档案管理内容和水平便可看出一个单 位的工作态度和业绩等。档案管理材料中记载的都是一些关于本单位的发展历史、优秀业 绩和工作中遇到的问题等，目的是为了对今后的工作进行规划，提高工作效率。但是我国 当前的档案管理体制和运行机制中还存在着一些旧的理念，不利于提升各单位的业绩和影 响力。 一、强化重视，把握档案管理体制与运行机制创新需求 意识决定行动，要做好档案管理工作就必须从意识方面加以强化。当前单位中领导 对档案管理工作的不重视态度深深地影响了档案管理工作人员的态度，他们认为这项工作 可有可无，档案管理质
2、量差，并且利用效率低。一个单位对自己的档案管理工作重视程度 不够，该单位的档案管理资源就不能得到有效地利用。假如单位认真管理利用档案材料， 工作人员就能及时发现工作中存在的问题，并对自己的工作方式提出改进措施，那么单位 工作效率一定会得到提高。单位对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理人员的培训 力度不够，管理人员素质较低，是当前档案可利用率低的重要原因。 档案管理体制与运行机制是关系档案有效利用的根本，提高单位的重视首先应引起 单位领导对档案管理工作的重视，严格规范档案管理工作，并且对玩忽职守的档案管理人 员给予严厉的惩罚。其次将单位的档案材料与所有工作人员的考核内容挂钩，提高档案管 理人
3、员对档案管理工作的重视程度，提高工作的积极性，工作效率才能得到提高。 档案工作应始终坚守工作原则，笔者根据工作经验总结主要包括：了解和认识档案 管理的涵义；了解档案管理工作的重要性及意义；掌握档案管理工作中的各个环节，并做 好各个环节的工作；遵守一切有助于提高档案管理效率和资源利用效率的原则，并且认真 执行档案管理的相关条例。坚持上述的原则，是创新档案工作的基础，在此基础之上才能 提出更为科学的创新措施。 二、完善制度，落实档案管理体制与运行机制创新措施 档案管理与运行制度不完善、不健全是造成档案管理形同虚设的主要因素。档案从 最初的收集、保管和保护以及到后期的借阅、保密等工作须要有严密衔接的
4、工作指导。当 真正需要查阅相关的档案材料时，不能准确、及时地找寻到，整个档案管理的工作效率就 很难得到正面评价。在现实中很多的档案管理人员责任心并不强，即使档案材料已经堆积 如山也不加以整理，他们的工作态度依然很消极，效率很低。比如，档案材料收集不完整， 借出的档案材料没有办理正规的借阅手续，导致档案材料丢失情况。还有的人借阅档案材 料之后，随意地进行修正和更改，事后也没有给一个“说法”，因此导致档案材料的真实性 和利用价值不高。 不同的单位发展模式和经营理念是不同的，为此很难遵循全国上下相同的档案管理 模式，因为那种单一形式的档案管理模式，无法实现企事业单位的个性化要求，很难符合 现代化的档
5、案管理体制的发展需求。创新档案管理体制，首先应该建立多元化的档案管理 体制，构建以上级主管部门为主，下级所属单位为辅的，分别对档案进行管理的模式。完 善管理制度应对档案管理的各个环节都严格把关，如在提供利用环节，对档案材料的保管 位置、借阅程序以及最终的档案材料归还情况都必须认真仔细地完整记录。借阅档案材料 的内部人员程序需要完善，利用者不仅要填写自己的地址和联系方式，而且要在单位对个 人信息核对准确之后才能借阅成功。如果不能及时归还档案材料，按照超出的次数，将会 被禁止在一段时间内借阅同类型的档案材料。 三、革新技术，强化档案管理体制与运行机制创新保障 随着科学技术的进步，当前企事业单位的管
6、理体制和运行机制也在改良和创新，倾 向于引进新技术、新设备。但是企事业单位在档案管理工作中并没有给予足够的重视，档 案管理工作中的新技术和新设备没有及时地更新，更有甚者，为了节约管理成本，依然沿 用传统的人工收集管理模式，大大地影响了档案管理工作的效率。例如，传统的档案管理 采用的是人工收集整理档案材料，借阅档案材料时需要填写纸质的申请表格，借阅人往往 只需要留一下自己的地址和联系方式即可。一旦借阅人没有按时归还档案管理材料，而其 填写的地址和联系方式是错误的，那么档案材料就有丢失的可能性。传统的档案管理体制 存在严重的漏洞，不利于保护档案资源。 引进新技术和新设备，随着科学技术的进步，计算机
7、应该被应用到档案管理工作中。 目前还有很多的档案管理人员对计算机操作不熟练，企事业单位应该加大投入，对员工进 行专业性的培训，使得员工具备过硬的专业知识和对这份工作的责任感、荣誉感。电子输 入这种操作方式相比传统的纸质管理方式要有很大的优势，不仅节约了时间，而且保存的 时间也更加久远。创建一套适合本单位的个性化的档案管理系统，不仅对提高本单位的工 作效率有很大帮助，而且也有助于提升该单位的社会影响力。做好档案管理工作的实质性 要求是能够更好地服务于社会和方便大众，为此档案管理职能部门必须制定科学合理的管 理模式，不仅使各行各业都能够利用档案管理资源，而且也更加方便大众查阅相关的档案 材料。例如
8、，申请查阅干部档案报告表。当公民申请查阅某个干部的档案材料时，当地的 档案管理职能部门应该在内部制定一套自己的档案查询系统，便于公民在最快时间内见到 电子档案材料。如果上级部门调查该干部的档案材料，下属行政管理部门应该按照正规的 程序答复。 应加强档案的工作监督，档案管理的监督既包括国家档案局等各级档案行政管理部 门的监督，也包括单位内部的监督。首先单位内部必须加强对档案管理各个环节的监督， 提高档案管理工作人员的专业素质，防止出现档案资料丢失、泄露机密的情形。其次加强 国家档案局等各级档案行政管理部门的监督，属于国家机密的档案材料，监督的程序会更 加严格，对相关责任人的责任追究也会更加严格。例如，属于国家机密的档案材料一旦发 生了丢失的情形，事件的直接责任人将会被追究刑事责任。 四、总结 随着科学的发展和社会的进步，人类走进信息化时代，对档案管理的要求更加严格。 档案管理对社会的发展和企事业单位工作效率的提高有着重要的作用，为此为了顺应时代 的发展，应立足工作特点来分析当前档案管理工作中的不足，必须对档案管理体制和运行 机制提出改良和创新措施。管理体制的创新意味着运行机制也必须创新，而运行机制的创 新是管理体制创新的实际需要。
