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1、论新形势下我国科技计划项目档案工作的发展思路2016 年 5 月中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强和改进新形势下档案工作的 意见 。 意见指出：“当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地 方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改 善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步 提高。做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、 维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。 ”这是党和国 家在新的历史发展形势下对我国档案工作提出的要求，科技计划项目档案做
2、为档案中最具 有开发利用价值的一种档案资源，要按照意见精神，与时俱进，不断创新，改进不适 应发展要求的方面，提高管理和服务水平，以适应我国新时期科技、经济和社会发展的需 要。科技计划项目是以科学技术发展规划纲要为指导，以提高科技创新能力、解决经济 与社会发展中的关键共性科技问题为重点，由国家科技计划安排，在一定期限内进行的科 学技术研究开发项目。从科技计划项目的表述中可以看出，科技计划项目是属于科研项目 的范围，是由国家财政支持开展的科学技术的研究项目，而科研项目不仅包括科技计划项 目，也包括企业、个人或团体出资开展的科学研究项目。科技计划项目档案就是科技计划 项目在立项、研究、验收、成果转化
3、等全过程中形成的、应该归档保存的各种类型及载体 的原始记录。科技计划项目档案是科技计划项目全生命周期的管理及时、有效的信息记录， 是科技计划项目执行管理、监测、评价的依据。改革开放 30 多年来，我国逐年加大了对科技创新的扶持力度，大幅增加了每年的科 技计划项目的经费投入。2016 年全国科技经费投入全社会研究与试验发展支出达到 13400 亿元，比 2016 年增加亿元；R&D 占 GDP 比重预计可达%，比 2016 年提高个百分点。按 照科技部关于下达 2016 年度有关国家科技计划项目的通知中对 2016 年下达的国家级 的星火计划、火炬计划、重点新产品计划和软科学研究计划的立项情况统
4、计，立项的科技 计划项目共达到 4136 项。科技计划项目成果资源是我国宝贵的技术资源，如何管好、用好 科技计划项目档案是科技管理部门和科技档案部门必须解决的问题，是重要的职责所在。1 我国科技计划项目档案管理现状与问题管理科技计划项目档案的机构设置现状我国科技计划项目档案的管理机构的设置是依据上个世纪 80 年代制定的科学技术 档案工作条例和科学技术研究档案管理暂行规定 ，这两个都是我国现行的国家法规性 文件，对科技计划项目档案的管理都具有约束力。从科技计划项目档案管理体制看，其中 仅规定了各级档案管理部门和科技行政管理部门对科技计划项目档案工作负有检查职责， 其管理机构和遵遁的管理要求都是
5、以横向与纵向相结合形式，即科技计划项目档案管理机 构由本级科技主管部门主管，科技计划项目管理业务受上一级科技计划项目档案管理机构 指导。以省一级的科技计划项目档案管理机构为例，机构和机构负责人由省级科技主管部 门上省科技厅或省科委来负责机构申请成立和人员任免，在科技计划项目档案管理业 务上应由国家科技计划项目档案管理机构来指导。现在从国家层面来说，并没有一个专门 的科技计划项目档案管理机构或科技档案管理机构。原来管理科技档案工作的国家科技部 科技信息司也在 1998 年机构改革中被撤销了。所以现在的状况是没有国家科技计划项目档 案管理机构，省级的科技计划项目档案管理机构或相似的机构也不是全国所
6、有的省市都有， 也就上海市、天津市、辽宁省、安徽省、福建省、四川省等几个对科技计划项目档案比较 重视的省市成立有专门的科技档案馆，市一级的科技计划项目管理机构就更少了。由于没 有国家级层面的相关行业规章政策和业务标准制定，以上几个省级科技档案馆在管理科技 计划项目档案都处于群龙无首，各自为政的混乱状态。总之，目前，我国科技计划项目档案这样重要的国家科技资源的管理机构体系建设方面却是很薄弱的。科技计划项目纸质档案的管理现状目前科技计划项目纸质档案的管理办法仍然按照科学技术档案工作条例和科 学技术研究档案管理暂行规定 、 科学技术研究课题档案管理规范 、 国家高技术研究发 展计划文档材料管理办法和
7、科学技术档案案卷构成的一般要求执行，这些规范都是 二三十年前的标准，已不能满足国家科技计划项目档案管理的需求。从科技计划项目纸质 档案归档情况来看，经过长期的宣传普及档案常识，科技主管部门和科技档案部门相互配 合，大部分的科技计划项目承担单位都能按照科学技术研究档案管理暂行规定等要求， 完成科技计划项目的归档工作，将科研立项、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、 推广应用等各阶段形成的相关纸质材料进行归档。但还是有一些应归档的科技计划项目纸 质档案材料存有遗漏、断续、丢失等现象，这与科技管理人员和科研人员的档案意识不强， 只重视物质形态的“硬成果”，而不重视知识形态的“软成果”，或只重视“
8、软成果”中的总结 性材料，而不重视原始记录性材料有关，使得相当一部分应归档的科技计划项目纸质档案， 在其产生之后因没有妥善的保存而无法收集齐全。科技计划项目电子档案的管理现状本世纪初我国开始科技计划项目管理模式改革，2002 年年初科技部启动科技计划项 目网络管理工作，开始建设科技计划项目管理系统。xx 年国家科技计划项目正式开始通过 网络在科技计划项目管理系统申报、受理，科技计划项目档案不仅有纸质档案，也有了电 子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案双套制管理，成为当今 科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。 “十一五”期间，我国进一步完善了科 技计划项目管理系
9、统功能，基本实现了科技计划项目的申报、受理、评审、立项、任务书 签订、中期评估、验收等各个环节的网络管理功能。由于国家科技部门没出出台相应的科 技计划项目电子档案的规范要求，所以各省级科技档案部门从自身管理实际出发，参考国 家电子档案的相关法律法规，从 2002 年左右就开始陆续进行科技计划项目电子档案管理理 论研究与实践探索。主要是通过课题引领，规范管理，积极开展课题研究，以研究带动实 践科技计划项目档案管理的科学化、规范化。 2 我国科技计划项目档案工作的发展 趋势科学技术的快速发展和知识经济的迅速兴起，特别是信息网络化时代的到来，对人 类社会的发展起着巨大的推动作用。我国科技计划项目档案
10、工作也将随着我国科技事业的 发展与时俱进，形成以下发展趋势。第一，从 2016 年开始国家开始实行科技报告呈交制度，由政府部门立项并利用国家 财政全额或部分经费资助的科技计划项目所产生的科技报告，项目承担单位必须呈交，并 指定政府科技情报部门负责收藏并提供共享服务，目前，国家科技部已在联合多个部门研 究建立中国的科技报告制度，以优化对科技计划项目资源的积累、管理和共享，这是改进 现在科技管理和展示科技投入绩效考评的重大举措。科技档案部门要适应新的发展形势， 配合科技情报部门做好收藏和提供共享服务工作。第二，科技计划项目电子文件和数字档案的管理成为数字化环境下科研活动及其管 理程序化决策的重要保
11、证。在科研活动过程及其管理活动过程中实时开展电子科研文件的 规范化和档案化管理，变事后滞后管理为事前前端控制，变阶段性孤岛系统管理为连贯性 集成化管理与网络化服务，建立与科技计划项目活动及其管理业务流程集成的全项目期和 全文件生命期动态管理机制，成为保障科研活动数字信息真实性、可靠性、完整性和长久 可用性的基本功能要求。第三，科技计划项目档案管理在国家科技计划项目立项管理、成果管理与绩效评估、 信用管理与审计管理、学术规范治理与研究经费风险管理等科技管理活动中的作用越来越突出。随着我国科研创新体系的建设，国家在科研与发展方向的投入越来越多，社会越来 越期望国家科技计划项目方面的投入产出及其运营
12、管理能够向社会公开、公平、公正的科 技计划管理，需要基于证据的科技计划项目治理，科技计划项目档案已成为科技计划项目 管理的重要依据、管理对象和管理手段。3 新形势下科技计划项目档案工作的发展思路新形势下科技计划项目档案工作应从健全机构设置、加大宣传力度、提高人员素质、 制定统一标准、采用现代技术以及加强业务协作等六个方面大力推进。健全机构设置，统一指挥领导目前作为科技计划项目档案管理机构的科技档案馆在体系上还不健全，没有统一的 科技计划项目档案管理规章和工作标准，还没有形成强大的合力。至今还未成立国家级的 科技档案馆，缺乏一整套从上至下的管理规章，同时国家对科技档案馆的性质、工作内容、 任务要
13、求、相对规模均无统一要求。已成立的部分省级科技档案馆都是按照各自的省情和 工作情况自行规定规章和办法。所以新形势下我国科技计划项目档案工作要适应我国科技 经济和社会发展需要就必须建立健全国家相关管理机构设置，笔者建议，国家应尽快成立 国家科技档案馆以承担起对国家级科技计划项目档案的有效管理，同时指导全国各省市的 科技档案馆开展工作。各省市建立健全省级科技档案馆，将本省市立项的科技计划项目档 案统一管理起来，地市一级可根据条件需要相应建立科技档案馆，无条件成立的可由省一 级科技档案馆承担起代管地市一级立项的科技计划项目档案的职责。如此 才保能证我国科 技计划项目档案在国家级、省级、市级立项研究的
14、科技计划项目档案得以及时、完整、安 全地管理。加大宣传力度，不断提高社会档案意识加强领导档案意识，建立明确的领导责任制，定期开展档案执法检查，推进科技 计划项目档案工作的开展。加强档案宣传，增强社会公众对科技计划项目档案的认识， 宣传科技计划项目档案工作和开发利用的重要性，宣传档案开发利用的方法及查阅的程序。 增强科研人员的档案意识。特别要持续向科研人员广泛深入地宣传档案法 、 科学技 术档案工作条例和科学技术研究档案管理暂行规定等相关法律法规，组织他们学习 相关的法律条文，增强他们的法制意识，使他们认识到，科研成果虽然凝聚着科研人员辛 勤劳动的汗水，因为有国家财力的资助，科研材料应属国家财富
15、，任何人不得采用不正当 手段将属于国家和单位的知识产权成果据为己有、非法使用、泄露或转让。科技计划项 目档案部门要提高档案服务意识。政府信息公开已成社会主流，档案部门也要做好科技计 划项目档案依申请公开的准备工作。提高档案管理人员素质，造就复合型管理人才针对目前科技计划项目档案部门知识更新快，需要学习掌握新技术知识多的状况， 对现有的科技计划项目档案管理人员的继续教育要注意以下几个方面：其一，注重实用性， 要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同 的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。其二，适应岗位发展需要，拓 宽知识面。学习科技计划项目档案
16、管理方法，开阔视野，增长技能，以适应档案工作的最 新发展动态。其三，因材施教。档案专业技术人员继续教育的类型和形式方法与手段，对 科技计划项目档案基础知识和新技术、新方法的学习和掌握可因人而异，人员变动比较频 繁的单位，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；档案人员相对稳定的单位， 需要补充一些新技术、新方法。加快制定统一的管理标准，强化业务指导工作前面提到我国在科技计划项目档案管理方面还没有一整套规范要求和整理标准。 “无 规矩无以成方圆”，要实现我国科技计划项目档案的有效收集、管理和开发利用，必须在全国推广统一的科技计划项目档案管理标准体系，实现规范化管理。同时要在工作实践中不 断改进科技计划项目档案的管理方式，如科技计划项目档案是否可以以件归档？同一项科 技计划项目档案中可否划分不同的保管期限？卷内目录是否可以采用固定格式来填写各部 分的材料内容？等等一系列问题，研究并统一了这些整理操作方面的问题，有助于提高科 技计划项目档案工作的水平和质量。统一的管理标准在全国推广开来，强化对全国科技系 统
