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1、主持开会的五大技巧：主持开会的五大技巧：会前期望明确；会中营造气氛，保持中立；会中信息可视化；会中归纳总结；会后持续追踪；杰出与会者四大技巧杰出与会者四大技巧:提案具体；一分钟演讲术；建立体系；引用提案开会必开会必备备四大能力：四大能力：聆听力、发问力、回答力、决策力一一.主持会主持会议议的的 5 大技巧大技巧: 技巧技巧 1.会议前: 期望明确 告诉与会者会议何何时时开始以及你期待会开始以及你期待会议议何何时结时结束束,考虑你想从与会者身上得到什么信息得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么? 技巧技巧 2.会议中: 营造气氛.
2、保持中立 会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大等到大家心情放松之后再家心情放松之后再进进入会入会议议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人没有任何人闲闲着着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是自已的角色是协协助与会者共同达成目助与会者共同达成目标标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量尽量让让每位与会者都有每位与会者都有说话说话的机会的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家
3、有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识; 技巧 3.会会议议中中: 信息可信息可视视化化 除了让与会者不断提出意见之外,别别忘了主忘了主动动站起来站起来动动手写字手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里. 技巧 4.会会议议中中: 归纳结论归纳结论 如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的 10 分钟,你要提醒大家:“各位各位,让让我我们们的准的准备结备结束束,我我们们必必须须在在 10 分分钟钟后离开后离开这这里里”,籍此让大家了解时间有限,然后,
4、不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会会议记录员议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么; 技巧.5 会议后:持续追踪 可以将下列 3 件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用: 1.发生什么事情? 2.完成什么事情? 3.什么事情尚未完成? 如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果. 成为杰出与会者的 4 项技巧 技巧.6 提案具体提案具体 除非是脑
5、力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法. 技巧.7 1 分分钟钟演演讲术讲术 在会议中的发言节奏要明快,尝试用 1 分钟说出吸引人的重点,1 分钟约可讲 300 字的内容,训练 1 分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人” 技巧.8 建立体系 会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源. 技巧.9 引用提案 如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的
6、提案,因为你的整理,不但 A 与 B 都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面. 开会必备的 4 大能力 能力 1. 聆听力聆听力 会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更会让正确的事实和想法淹没在口水中. 因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的质量决定在“说”, 不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人的出发点,立场和想法,并
7、从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动. 能力 2. 发问发问力力 什么时候你会想问问题? 1.让听者投入,思考并参与; 2.查清楚别人知道多少; 3.看看对方说那句话是否真有那个意思; 4.确认对方真的懂自已的意思; 5. 收集情报; 6 重新掌握谈话的主控权. 2.一般而言,在以上 6 种状况下,你会想问问题, 建议,在不同的状况下,你可用不同的问名修辞,不论为何而问,问题都要简洁扼要,具体明确,这样才能得到正确的讯息; 能力 3. 回答力回答力 头皮发麻手心冒汗脸颊潮红开会时突然被主管点名回答,整个房间 20 双眼睛都张大望向同一个位
8、置,正在幻想晚餐要吃什么,而不是思考如何达成下个月业绩目标的你,大概只会有以上 3种生理反应. 怎么办? 如果开会前你能先预想,待会儿可能会遇到什么问题,就会比较有信心,被点名回答时也不会惊慌失措,只有预先准备,你就可以回答 98%的问题,因为大部份的问题都是显而易见的,而且与你的事业有关,你一定知道该怎么回答. 至于剩下的 2%的问题,也有解决之道,首先, 你可以提早到会议现场,先与与会者聊聊,了解对瓬心里在想什么,找出你意料之外的问题,其次,你还可以用问题的结尾和描述来开头,触动你的大脑去搜寻相关的资料. 能力 4. 决策力决策力 只要是会议,都会有需要做决策的情况和机会,从会议现场地的选
9、择,会议讨论事项的顺序,一直到会议争论的决策,都需要参与会议的人来做出最适当的决定,就算是非常讲究民主和集体参与的会议,其多数决也是出自于每个与会者个人的决策判断,因此,个人的决策力,是会议顺利进行,达成目标的必要条件.不过,有些人总是比旁人善于下判断,做决定.其实这些决策高手并非拥有过人的智商或反应,而是懂得运用正确的决策原则,来避开思考的限制,增进决策的成功率,罗宾斯并归纳出做决策做决策的 6 大重点,可以做为增进个人决策功力,提升会议决策质量的参考: 1. 目标设定 2. 运用理性决策模式 3. 找寻信念矛盾的讯息 4. 思考局外人会如何看事情 5. 尽量增加你的选择 6. 勇于面对风险
