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1、1 会展管理信息系统的发展趋势 概要：本文对会展管理信息系统的发展趋势进行了仔细的研究，从会展管理信 息体统的概念出发，讨论了管理信息系统的组成和成分，分析了实现信息管理 的有效途径和实现会展信息有效管理的具体方法，同时，对会展管理信息系统 的发展进行调研，了解了会展管理系统的发展趋势，分析了促使会展管理系统 发展的愿意，同时对一些会展管理信息系统进行了分析，同时对会展管理信息 系统的未来进行期望，希望会展管理信息系统会越来越人性化、满足不同的需 求。 关键词：会展；管理信息系统；发展 一、会展管理信息系统概述 （一）信息管理系统概述 1、信息与数据 信息本质特征和定义：信息是反映客观世界中各
2、种事物的特征和变化并可 借各种载体加以传递的有用的知识。 2、信息和数据 数据是人类用来反映客观世界而记录下来的可以鉴别的数字、字母、符号、 声音和图像；信息是对原始数据进行加工或解释后的对客观世界产生影响的数 据。 （二）管理信息 管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、进过加工处理后对管理决策 产生影响的各种数据的总称。它以从企业生产经营活动中找到的原始数据为依 据，经过加工处理、分析解释、明确定义后，对其后的企业管理决策产生影响。 管理信息的主要形式：主要有报告、报表、单据、进度图、计划书、协议、 标准、定额等。反映企业所进行的生产经营活动以及与之相关的外部环境。 （三）管理信息系统 1
3、985 年，管理信息系统的创始人，明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教 授 Gordon B.Davis（高登戴维斯）给出了信息管理系统这样的定义：“信息 管理系统是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策 2 的模型，以及数据库的用户机器系统，它能提供信息，支持企业或组织的 运行、管理和决策功能” 。 （四）管理信息系统的基本功能和结构 1、管理信息系统的基本功能 管理信息系统的基本功能有：对信息进行采集、处理、存储、管理、检索 和传输，以达到人们使用信息的目的。 2、管理信息系统的基本结构 管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者四大部件 组成，其中信息源是
4、数据的输入源。 （五）会展信息 1、会展信息的概念和组成 会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会展行业信息的定位也不能局限 于行业本身，他是一个信息及其密集的行业，对于信息的采集、加工、传输、 存储、更新和维护亦是一个复杂的过程。 2、会展信息的管理 会展活动中会展主办公司和参展商各自独立的重复收集观众名片信息，数 据没有共享和交换；缺乏对信息深入的利用；不同会展活动直接数据独立，数 据缺乏归并和统一处理。把信息的孤岛变成信息的海洋。 3、实现信息管理的有效途径 信息管理的标准化，信息管理的标准化是指提高信息管理水平，建立计算 机管理信息系统的前提条件。信息管理的高效化，信息管理系统的高效化是
5、指 信息管理的各个环节做到及时、准确、适用和经济四个方面。 4.实现会展信息有效管理的具体方法 会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集 到的观众行为信息也为会展主办公司共享。在大型数据库支持下，同一会展会 展主办公司的各界会展之间的数据完全可以得到及时归并和统一处理，实现信 息共享，更好的确定观众的行为习惯和价值评判。通过决策支持系统，实现数 据挖掘。 会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更深 3 入的服务。 （六）会展管理信息系统概述 会展管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设施 以及其他办公设施，进行信息的收集、加工
6、、传输、存储、更新和维护，以会 展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的的，支持企业高层决策、中层 控制、基层动作的集成化的人机系统。 二、会展管理信息系统的发展趋势 （一）信息化发展影响着会展行业的发展 信息化是当今世界发展的大趋势，也是我国产业结构优化升级，实现工业 化和现代化，增强国际竞争力与综合国力的关键环节。 会展被推崇为“现代城市的面包” ，具有强大的产业带动效益，不仅能给城 市带来租费、搭建费、广告费、运输费等直接输入，还能创造住宿、餐饮、通 信、旅游、购物、贸易等相关收入。更为重要的是，会展汇集巨大的信息流、 技术流、商品流和人才流，会对一个城市或地区的国民经济和社会进步产生
7、难 以估量的影响和催化作用。信息技术的广泛应用可以使会展经济所带来的复杂 的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低会展各方面的运营成本。会展业 的发展也推动了信息技术和信息资源的开发应用。它要建立个参展企业的数据 库，并能实现共享，在会展设施方面要求具有联系全球的通讯设施。同时，会 展业经济的发展对信息产业的发展，尤其是信息服务业提供了更为广阔的市场。 展览是会展业最直接的市场表现，现代的展览会已经不是简单意义上的展 示产品、推销产品、购买商品的场所，现代展览会已经快速发展为交流和获得 信息的中心，可以最快的专递和接触到各类信息。 （二）信息管理模式的研究 由于会展形式的多样性，为会展管理信息
8、系统的研究内容、系统设计带来 很大困难，同时因为会展本身的特点。如果采用一般性的业务处理的模式。很 难采用较为一致的框架来设计具有通用意义的会展管理信息系统。从业务处理 层面来看。能够处理的信息是相当有限的，仅仅限于客户关系管理、会员管理 登记参会情况：场馆展位预订和租用等业务层面的信息；从信息处理流程来看 4 由于会展活动是一次性发展进程。从策划到结束基本上属于线性的过程，因此 可以将会展信息系统看作一个开放式系统。不具有明显的反馈和系统状态控制 的环节。这种面向业务层面的会展管理信息系统的生命力是不强的。 为解决上述矛盾 我们认为会展信息系统应突破以往管理信息系统设计基本 模式 即一开始就
9、应当设计一个为会展项目管理为目的 以会展项目管理、会务 管理服务为主要研究内容 提供会展的项目策划、进程管理上需要的信息。从这 个意义讲。虽然会展系统总的看来是一个仍然是一个开放式系统 但是在各个阶 段的管理方式上可以加强阶段性、局部性的控制和管理。使会展系统和会展过 程得到良好的控制 能够达到系统预定的目标。因此这样的会展系统不再是简单 的开放式。而是若干个良好控制的闭环子系统的在时间进程上有机地结合。 面向管理应用的会展系统。能够很好的解决一般性和特殊性的问题。虽然 会展活动的形式多样性和多变性。但是从会展的管理和进程的角度来看 都可以 划分成策划阶段、接待阶段、会展阶段、结束阶段、休会阶
10、段 完全可以忽略每 次活动形式的差异把各个阶段的工作抽象成策划，组织、落实和检查的研究内 容因此信息处理工作就转换成把会展各个阶段的项目的管理工作系统的使用人 员的主要工作就是制订所要完成的工作列表(项目 J 并对项目的执行情况监督 和控制。在会展活动期间的所有业务处理工作都融会在系统管理中来 即在项目 管理的前提下实现业务数据的处理。提升业务数据处理内涵、意义和针对性。 这种以项目管理为主的管理信息系统的应用模式在其他管理信息系统应用 中并不常见，可以认为是会展管理信息系统的独特之处。 三、会展管理信息系统的策划功能研究 会展包括会议和展会两种形态，它们的信息管理工作有很大的区别，体现 在控
11、制的实体在形式上的不同，将其工作流程抽象成信息流之后 在很多方面具 有相似之处。我们把它们归类在基本功能之中。这里仅讨论它们共同的、相似 的处理功能。 在会展信息处理的基本功能包括：策划功能、管理功能、营销功能、信息 发布。网络注册、财务管理、人力资源管理、后勤保障 邀请函管理等。其中最 核心的工作是簟划功能 由于篇幅关系仅讨论策划的功能需求，对其他功能不做 讨论。 5 会展信息管理的簟划功能是为会议和展览会的项目的起始阶段的策划服务 的 在策划中需要大量的信息和会展管理的经验根据会展项目的要求。如举办的 时间和地点、会展的规格和性质与会人员的级别和人数、会展覆盖的地域范围、 最后要达成的效果
12、 这些显性和隐性的问题在会展策划中是着重考虑的因素。由 于会展活动具有非常明显区别的阶段性 不同阶段的任务、工作重心也不同。因 此策划也应配合这样情况，针对会展不同阶段做相应的策划。由于会展的信息 量很大，因此在策划时，必须认真对待工作出现的一些细节和可能发生的种种 情况，并备有应对突发事件的紧急预案。 在策划中制定的项目包括两个方面的内容；首先是确定项目内容 制定项目 的基本内容。如项目名称、达到的目标。完成或考核的指标 项目在准备过程中、 必须安排具体的负责人落实该项目。并在指定的时间内。按照考核指标进行检 查；第二是项目之间流程关系。即项目之间的在时空方面存在某种耦台关系， 确定项目的任
13、务链和完成的时间链。我们把会展的信息管理的策划功能。按照 会展的不同阶段进行划分，以阶段作为不同的研究对象，按筹备阶段 准备阶段 会前阶段 期中阶段 结束阶段和休会阶段的顺序进行，然后在针对每个具体的 阶段作详尽的策划，逐步分解到具体的功能。对于不同阶段设计不同的功能需 求。这也是我们研究的重点。系统的所有功能需求都围绕着策划的功能需求展 开进行的。 四、结语 通过对会展信息管理的分析和研究。此类信息变化和跨度等很大的信息系 统，开放式是其主要特点。采用面向业务数据处理的模式不能对会展信息进行 有效的篱理和控制。采用项目管理的研究方法，以面向项目管理的模式对其各 个发生阶段进行局部控制。以项目的策划 落实、监督 检查和确认的工作环节 的形式实现局部上的反馈控制，从而达到对整个项目进行控制的目的，以这种 方式组织的管理信息系统能够较好地适用于不同形式的会展信息管理的需求。 参考文献： 1王杏丹.探讨高校会展管理专业人才培养模式J.统计与管理.2015(01) 2牛迪.我国会展管理教育现状及存在的问题研究J.中国管理信息化. 2013(22) 6 3山东国际会展管理有限公司J.中国会展.2014(01) 4盛蕾.“会展管理”教材现状及其内容合理化分析J.中国电力教育. 2013(22) 5魏苏妹.会展管理中的文化维度研究J.经营管理者.2012(24)
