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1、,办公室主任培训,目 录,角色定位及素质要求,1,公文写作,2,会议组织,3,2,内部管理,5,4,公务接待,一、办公室主任的岗位职责二、办公室主任的素质要求三、如何做好办公室主任,第一讲:角色定位及素质要求,(一)办公室的职能:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、事务协调中心、来人接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表 企业的形象。职能定位:行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,岗位职责,(二)办公室工作内容与特点工作内容:按性质分:程序性工作、
2、智囊性工作、临时性工作。按内容分:办文、办会、办事。(简称“三办”) 工作特点:综合性、服务性、程序性、被动性、机要性。,岗位职责,岗位职责,工作繁杂: 运转枢纽、协调沟通,上传下达 计划之外: 临时处理,紧急解决。 时间不受控: 临时事务 忙忙碌碌 人少,工作量大 会务多,团结协作。,不以事小而不为; 不以事杂而乱为;不以事急而盲为; 不以事难而怕为。,1、思想素养热爱本职。干一行、爱一行、专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题, 处理办公室工作,听招呼、能自律、严保密。责任心强。将自己的工作职责与公司的发 展、企业利益联系在一起。这是思想政治水准的 一种表现。踏实肯干,舍得为工作投入
3、。,素质要求,具备较高的政策水平。 具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量情况。思维能力。善于思考问题,抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。,素质要求,2、业务素养,3、心理素养心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。 调控力(控制情绪的能力)。 意志力。,素质要求,4、角色意识做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识 全局意识 责任意识 创新意识奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,素质要求,如何做好办公室主任思想观念、精神状态、工作作风、工作思路、工 作能力、体制机
4、制等在创新的基础上提高认识,强化服务理 念,在找准定位的基础上,明确重点,当好参谋助手;在不断总结中掌握技巧,增强协调配合;在努力学习基础上提高能力,提高管理效能。,(一)强化服务理念为适应新形势、新任务的新要求,必须树立办公室就是服务部,办公室主任就是服务员,办公室工作就是为领导服务,为企业服务、为员工服务的新理念,(二)、做三有主任1、有责任意识办公室工作无小事,如果哪一个环节出差错,就会牵一发而动全身,影响全局工作作为办公室主任,必须保持高度负责的精神、 一丝不苟的态度、细致严谨的作风、认真对待和切实抓好每一项工作,实现零距离服务和零差错服务,保证企业整体工作正常运转,2、有真诚情感对外
5、要热忱,对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人,杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。 对内要真诚,大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分,要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重,3、有效率观念要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作过夜、日事日毕。 要切实推行首问责任制和限时办结制,立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。 要注重探索和把握办公室工作的特点和规律,形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。,办公室是参谋部、“智囊团”,是信息中心,是领导的左右手。 定位:当好
6、领导的参谋和助手 ,履行好参谋承办管 理协调职能。需要做好三方面工作:1.勤于调查研究,注重总结分析 2.善于管好事务,发挥协调作用 3.敢于抓好督查,推动工作落实,要找准一个定位,当好领导的参谋和助手,1、勤于调查研究,注重总结分析,要找准一个定位,当好领导的参谋和助手,要学会在繁忙紧张的工作中调查研究,勤于资料积累,善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需,把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究,及时、准确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策提供科学的参考依据
7、。,2、善于管好事务,发挥协调作用,办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯彻董事会和有关会议精神,协助领导做好协调工作。一是服务不添乱,二是解难不添忧,三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发,学会“弹钢琴”,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理的规范化、制度化,切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相扣。,3、敢于抓好督查,推动工作落实,督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环,是办公室工作的一项重要职能,敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作,主要应做到以下几点:一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实
8、到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题,提出解决办法。,当好办公室主任,做好办公室工作,关键在于自身的综合素质,这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提:1.要加强理论学习,努力提高自身素质;2.要强化奉献意识,搞好后勤服务;3.要加强廉洁自律,树立良好形象。,要强化综合素质,充分发挥办公室的整体功效,1.要加强理论学习,努力提高自身素质,首先要勤学。把“要我学”的被动消极行为转变为“我要学”的自觉主动行为。要系统地学习法律法规,学习方针政策,学习市场经济知识,学习现代科技知识。通过学习,拓展视野,更新知识,不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际
9、,学用结合,勤学多思,不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力,锻造高尚的人格,具有丰富的知识,掌握高超的协调艺术,这是当好办公室主任的基本要求。,2.要强化奉献意识,搞好后勤服务,办公室工作不仅琐碎忙乱,而且处于上下左右的夹缝之中,既有来自上面领导的善意批评,又有来自下面同志的埋怨,众口难调。为此,办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,适时适度。从而达到协调关系、促进团结,增进合作、化解矛盾、改进工作的目的
10、。,3.要加强廉洁自律,树立良好形象。,要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑,注重加强党性和品行修养。淡化“岗位”带来的光环,强化“岗位”赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候,不后退、不畏缩,始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大,辛辛苦苦、忙忙碌碌,办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界,要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失,吃得起苦、吃得起亏,心态平和、宽容大度。,简单结语:总之,要当好办公室主任,必须适应形势和任务的要求,内强素质,外树形象,出色地履行基本职能,以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、
11、以良好的作风凝聚人、以模范的行为带动人,把班带好、把人用活、把事办实、把家管好。,第二讲:公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点:规范性强受领导之命,代企业立言。“以文辅政”目的:为处理公务服务,排斥个性化写作;内容:真实地反映事实,排斥文学手法;格式:具有规范体式,符合公文格式标准;表达:采用应用文体,恰当运用公文术语;时限:在领导规定的时间内完成任务。,公文写作,二、公文写作基本步骤与方法,(一)做好准备工作思想准备:接受拟稿任务后,拟稿人要明确行 文目的?主题?文种?材料准备:围绕主题收集材料。方案准备:总体构思,确定篇章形式与表达方式,拟制提纲,确定各部分的基本框架
12、。,公文写作,三、公文写作基本步骤与方法,(二)正式起草阶段(操作要领)拟写规范标题; 设计好开头和结尾;安排主体结构; 确定表达方式。 注意事项:(1)接受任务后抓紧办理。(2)根据提纲有条理地写作。(3)联合发文做好会签工作。(4)处理好材料和观点的关系。(5)遵循公文格式规范。(6)符合文字表达规范。,公文写作,四、公文写作的基本要求,(一)目的明确,行文有据,主旨单一。 1、明确“为了”;2、明确“根据”;3、明确“干什么”。如:请示何事?通知何事?(二)内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本企业规章制度,这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发,注意针对性、真实
13、性、可行性。3、符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后),公文写作,(三)文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范)鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要)简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明)得体(文体要求、书面语言、术语规范)(四)合理组织语言。表意清晰;合乎事理;搭配合理;成分完整;语序得当。,公文写作,五、把握公文写作的基本规律,(二)找好角色定位与行文角度总原则:受领导之命,代企业立言。代拟文稿:要认准领导身份和职位特征;对外发文:要考虑收发文机关的地位特征;区别文稿应用范围,内外、上下有别。,公文写作,(一)应用范围 1、对上级的政
14、策、法规及文件不理解或不适应本企业 情况,需要变通处理的问题,请求上级予以解释、 指示与认可。 2、请求批准企业组织架构、人员聘用、经费预算以及 对人员或事故的处理。 3、请求协调解决本企业无法解决的问题。 4、根据规定必须履行审批手续的事项。 请示报告案例,公文写作请示,请示的起草,报告的起草,(一)报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。注意:报告与请示的联系与区别。(二)报告的分类按照内容划分: 综合报告;专题报告。按照目的划分:工作报告;总结报告;情况报告;调查报告; 建议报告;检讨报告。,公文写作报告,(三)工作报告正文的写作方法,开头:对前一段时间的工作状况
15、作概括性说明。包括:工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体: 重点回顾工作进展情况和主要成绩; 提炼工作中取得的经验和体会; 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因,提出改进意见与办法; 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾:使用下列公文术语特此报告,请审阅。 以上报告如有不当,请指正。,公文写作报告,(一)熟悉用途用于转发政府有关部门和布置各项工作(会议、活动、任免人员等)的公文。(二)把握特点1.内容单纯,行文灵活简便;2.表述具体,可操作性强;3.时效性强,需要及时周知或执行。,公文写作通知,通知的起草,通知分类,1. 指示性通知;2. 规定性通知
16、;3. 事务性通知;4. 批转、转发、公布性通知;5. 任免性通知。,公文写作通知,总结的起草,(一)含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面 形式表达的事务性文件。 目的:摸索企业的生产、经营、管理经验,做好今后工作。 实质:对企业的生产、经营、管理的再认识。 (二)功能1.有助于推广先进经验,提高管理水平;2.有助于找出差距,制定针对性的改进措施;3.有助于政府有关部门对本企业生产经营、项目实施的针对 性指导。,公文写作总结,1.调查研究,收集资料;2.归纳整理,筛选材料;3.学习文件,掌握政策;4.总体构思,拟制提纲。,公文写作总结,做好写前准备,写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想,自下而上与自上而下相结合。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论,反对绝对化,要实事求是地总结企业年度生产经营和单项(活动、项目实施)工作。3、努力做好材料工作,做到观点和材料的统一。既要有丰富材料,又要发现工作中的亮点和不足,善于运用新材料,掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题,注意提炼规律性认识。 总结案例,