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1、,办公室主任培训,目 录,角色定位及素质要求,1,公文写作,2,会议组织,3,2,内部管理,5,4,公务接待,一、办公室主任的岗位职责二、办公室主任的素质要求三、如何做好办公室主任,第一讲：角色定位及素质要求,（一）办公室的职能：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、事务协调中心、来人接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表 企业的形象。职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,岗位职责,（二）办公室工作内容与特点工作内容：按性质分：程序性工作、
2、智囊性工作、临时性工作。按内容分：办文、办会、办事。（简称“三办”） 工作特点：综合性、服务性、程序性、被动性、机要性。,岗位职责,岗位职责,工作繁杂： 运转枢纽、协调沟通，上传下达 计划之外： 临时处理，紧急解决。 时间不受控： 临时事务 忙忙碌碌 人少，工作量大 会务多，团结协作。,不以事小而不为； 不以事杂而乱为；不以事急而盲为； 不以事难而怕为。,1、思想素养热爱本职。干一行、爱一行、专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题， 处理办公室工作，听招呼、能自律、严保密。责任心强。将自己的工作职责与公司的发 展、企业利益联系在一起。这是思想政治水准的 一种表现。踏实肯干，舍得为工作投入
3、。,素质要求,具备较高的政策水平。 具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量情况。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。,素质要求,2、业务素养,3、心理素养心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。 调控力(控制情绪的能力)。 意志力。,素质要求,4、角色意识做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识 全局意识 责任意识 创新意识奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,素质要求,如何做好办公室主任思想观念、精神状态、工作作风、工作思路、工 作能力、体制机
4、制等在创新的基础上提高认识，强化服务理 念，在找准定位的基础上，明确重点，当好参谋助手；在不断总结中掌握技巧，增强协调配合；在努力学习基础上提高能力，提高管理效能。,（一）强化服务理念为适应新形势、新任务的新要求，必须树立办公室就是服务部，办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务，为企业服务、为员工服务的新理念,（二）、做三有主任1、有责任意识办公室工作无小事，如果哪一个环节出差错，就会牵一发而动全身，影响全局工作作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、 一丝不苟的态度、细致严谨的作风、认真对待和切实抓好每一项工作，实现零距离服务和零差错服务，保证企业整体工作正常运转,2、有真诚情感对外
5、要热忱，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。 对内要真诚，大家在一起共事，是事业的需要，也是一种难得的缘分，要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重,3、有效率观念要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作过夜、日事日毕。 要切实推行首问责任制和限时办结制，立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。 要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。,办公室是参谋部、“智囊团”，是信息中心，是领导的左右手。 定位：当好
6、领导的参谋和助手 ，履行好参谋承办管 理协调职能。需要做好三方面工作：1.勤于调查研究，注重总结分析 2.善于管好事务，发挥协调作用 3.敢于抓好督查，推动工作落实,要找准一个定位，当好领导的参谋和助手,1、勤于调查研究，注重总结分析,要找准一个定位，当好领导的参谋和助手,要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资料积累，善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据
7、。,2、善于管好事务，发挥协调作用,办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻董事会和有关会议精神，协助领导做好协调工作。一是服务不添乱,二是解难不添忧,三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。,3、敢于抓好督查，推动工作落实,督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实
8、到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。,当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提：1.要加强理论学习，努力提高自身素质；2.要强化奉献意识，搞好后勤服务；3.要加强廉洁自律，树立良好形象。,要强化综合素质，充分发挥办公室的整体功效,1.要加强理论学习，努力提高自身素质,首先要勤学。把“要我学”的被动消极行为转变为“我要学”的自觉主动行为。要系统地学习法律法规，学习方针政策，学习市场经济知识，学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新知识，不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际
9、，学用结合，勤学多思，不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，锻造高尚的人格，具有丰富的知识，掌握高超的协调艺术，这是当好办公室主任的基本要求。,2.要强化奉献意识，搞好后勤服务,办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面领导的善意批评，又有来自下面同志的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，适时适度。从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的
10、。,3.要加强廉洁自律，树立良好形象。,要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养。淡化“岗位”带来的光环，强化“岗位”赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起亏，心态平和、宽容大度。,简单结语：总之，要当好办公室主任，必须适应形势和任务的要求，内强素质，外树形象，出色地履行基本职能，以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、
11、以良好的作风凝聚人、以模范的行为带动人，把班带好、把人用活、把事办实、把家管好。,第二讲：公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点：规范性强受领导之命，代企业立言。“以文辅政”目的：为处理公务服务，排斥个性化写作；内容：真实地反映事实，排斥文学手法；格式：具有规范体式，符合公文格式标准；表达：采用应用文体，恰当运用公文术语；时限：在领导规定的时间内完成任务。,公文写作,二、公文写作基本步骤与方法,（一）做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？材料准备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方式，拟制提纲，确定各部分的基本框架
12、。,公文写作,三、公文写作基本步骤与方法,（二）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题； 设计好开头和结尾；安排主体结构； 确定表达方式。 注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好会签工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。,公文写作,四、公文写作的基本要求,（一）目的明确，行文有据，主旨单一。 1、明确“为了”；2、明确“根据”；3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本企业规章制度，这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发，注意针对性、真实
13、性、可行性。3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）,公文写作,（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。,公文写作,五、把握公文写作的基本规律,（二）找好角色定位与行文角度总原则：受领导之命，代企业立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。,公文写作,（一）应用范围 1、对上级的政
14、策、法规及文件不理解或不适应本企业 情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、 指示与认可。 2、请求批准企业组织架构、人员聘用、经费预算以及 对人员或事故的处理。 3、请求协调解决本企业无法解决的问题。 4、根据规定必须履行审批手续的事项。 请示报告案例,公文写作请示,请示的起草,报告的起草,（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。（二）报告的分类按照内容划分： 综合报告；专题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告； 建议报告；检讨报告。,公文写作报告,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况
15、作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体： 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。 以上报告如有不当，请指正。,公文写作报告,（一）熟悉用途用于转发政府有关部门和布置各项工作（会议、活动、任免人员等）的公文。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便；2.表述具体，可操作性强；3.时效性强，需要及时周知或执行。,公文写作通知,通知的起草,通知分类,1. 指示性通知；2. 规定性通知
16、；3. 事务性通知；4. 批转、转发、公布性通知；5. 任免性通知。,公文写作通知,总结的起草,（一）含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面 形式表达的事务性文件。 目的：摸索企业的生产、经营、管理经验，做好今后工作。 实质：对企业的生产、经营、管理的再认识。 （二）功能1.有助于推广先进经验，提高管理水平；2.有助于找出差距，制定针对性的改进措施；3.有助于政府有关部门对本企业生产经营、项目实施的针对 性指导。,公文写作总结,1.调查研究，收集资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习文件，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。,公文写作总结,做好写前准备,写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结企业年度生产经营和单项(活动、项目实施)工作。3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的亮点和不足，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。 总结案例,
