《建设工程档案管理系统方案》由会员分享，可在线阅读，更多相关《建设工程档案管理系统方案（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 建设建设工程工程档案管理系统档案管理系统 目录目录 第 1 章 系统简介 .- 4 - 第 2 章 产品特点 .- 4 - 第 3 章 应用效果 .- 5 - 第 4 章 工程档案管理系统结构图 .- 5 - 第 5 章 工程文件管理流程 .- 6 - 第 6 章 工程档案管理流程 .- 6 - 第 7 章 工程档案管理系统详细介绍 .- 7 - 6.1 工程文件管理 - 7 - 6.1.1 工程管理 .- 7 - 6.1.2 工程借阅 .- 9 - 6.1.3 资料检索 - 10 - 6.1.4 资料管理 . - 10 - 6.1.5 归档管理 . - 10 - 6.1.6 流程设定 .
2、- 11 - 6.2 工程档案管理 . - 12 - 6.2.1 基础设置 - 12 - 6.2.1 工程档案采集 - 13 - 6.2.1.1 档案录入 - 13 - 6.2.1.2 工程档案归档 . - 13 - 6.2.2 工程档案检索 - 15 - 6.2.3 工程档案借阅 - 15 - 6.2.4 工程档案鉴定 - 16 - 6.2.5 工程档案保管 . - 16 - 6.2.6 工程档案报表 - 16 - 工程工程档案管理系统档案管理系统 第第1 1章章 系统系统简介简介 高商工程档案管理软件是专门为建设工程管理单位研发的工程文件档案数字化管理系统。系统实现从工程立项审批、招投标、
3、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等工程建设过程形成的包括报建、报批、施工图纸、会议记要、施工日志、声像、进度表等工程项目资料进行电子信息存档的管理。 系统包括工程文件管理和档案资料管理二大功能模块，为建设工程单位提供日常文件、纪要、制度文件、报告、方案、图纸、图表、照片、录音等各种载体文件资料的电子集中管理。 实现文件在线编辑、 全文批注、 检索、 统计分析、 文件安全控制、 权限控制、 版本控制、规范登记控制等功能， 方便查询部门共享资料和相关的企业信息资料的安全管控。 工程档案管理系统遵循建设工程文件归档整理规范(GBT50328-2001)、建设电子文件与电子档案管理规范等规范及国家档案
4、局相关电子档案管理标准，全面管理电子档案资料 ，系统从文件的整理收集、入库、发布、归档、查询、借阅、销毁等进行全过程控制和管理，实现工程文件、资料档案的数字化标准管理。 第第2章章 产品特点产品特点 工程档案系统集成 Office 文件功能，直接在浏览器中查看及新建、编辑各种格式office 文件，简化了文件上传、下载的复杂过程。系统支持 AutoCAD 的在线浏览、快速查看 CAD 图纸。同时系统还能实现 PDF 文档的全文检索功能,对 PDF 文档所检索的内容进行高亮显示。 工程档案系统通过对用户权限的角色管理，可以对文档的操作权限进行上传、下载、浏览、打印、修改、版本增加、移动、删除等等
5、功能的控制。实现文档可控制的共享，确保公司重要资料的安全共享。 工程档案系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息，从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。 工程档案系统实现其它建设工程及房地产管理软件可全面整合，形成工程建设及项目管理企业的一体化信息管理方案。 第第3章章 应用效果应用效果 实现建设工程项目文件和工程档案的标准化管理； 提供多种途径在线文件和档案检索、支持档案借阅、发布等管理； 缩短建设项目竣工档案编制时间，节省工程档案编制的人力物力； 帮助用户进行工程档案、竣工资料管理的计划性、及时性、完整性检查； 建立海量电子档案库，与纸质档案关联，实现
6、建设项目竣工档案全数字化管理； 第第4章章 工程档案管理系统结构图工程档案管理系统结构图 第第5章章 工程文工程文件件管理管理流程流程 第第6章章 工程工程档案管理流程档案管理流程 第第7章章 工程档案管理系统工程档案管理系统详细介绍详细介绍 6.1 工程文工程文件件管理管理 工程管理由工程管理、工程借阅、资料检索、资料管理和归档管理组成。 6.1.1 工程工程管理管理 工程项目立项、分配项目、领取分配的项目内容、项目跟进、全览项目资料等和审核提交的 项目文件等。 项目立项项目立项：分别由系统来形成施工、监理、建设、设计、勘察等单位工程文件目录和工程建 设管理有关人员的职责分配； 针对每一个工
7、程项目分别设定文件管理流程， 再根据有关人员 的工作职责分配工程建设形成的文件进行一对一跟踪管理。 各单位相关人员负责好工程从准 备到竣工验收所形成的文件的收集、 整理和归档工作， 使用工程档案管理系统对各个阶段进 行文件的跟进。如图 1，先填写项目的名称、选择该项目对应的流程，再分别完善施工、监 理、建设、设计、勘察等单位的信息。 图 1 项目跟进项目跟进：有关负责人对所领取的工程项目文件进行跟进和提交资料归档申请。 用户点击“项目跟进” ，图 2 中的工程项目一栏将呈现出自己要跟进的工程项目目录，此时 只需选择要跟进的项目，即可对该项目的过程进行跟进。 图 2 如何对工程文档的跟进？如图
8、3，用户须在跟进内容中注明原件存放位置、负责该文档的单 位、负责人、文档创建时间和最后修改时间，另外在“上传文件”中上传电子扫描件或者其 他电子类文档文件。 图 3 归档申请和归档审核归档申请和归档审核：相关负责人可以通过“资料全览”了解各个工程项目的跟进进度，对 已经跟进完毕的工程文档做到即时归档。 如图 4 所示， 绿色部分为已经跟进完毕和已经归档 的工程文档。 归档文件分有文件电子件和文件原件，文件类型有 Office、PDF、音像、光盘、纸质、CAD、 图片和程序文件等等。 图 4 6.1.2 工程借阅工程借阅 用户可以对已归档的工程文档进行申请借阅， 由文档管理员审核通过后方可对原件
9、或电子文 档进行查询。如图 5，系统用户可以在借阅列表中找出自己需要借阅的工程文档进行借阅申 请； 有红色字体描述 “不可借阅”的文档是因为已经被借阅或该文档未归档。 用户可以从 “我 的借阅”去了解自己申请借阅的状态。 文档借阅：对已归档的电子文件或已入库的文件原件借阅。申请借阅时，申请人需在系统申 请表中注明借阅类型（原件还是电子文件） 、借阅时间和借阅原因等。对于电子文档借阅， 申请审核通过后系统将在借阅时间完成后自动取消该文件的阅览权限， 如需再借阅须重新提 交申请。对于原件借阅，申请审核通过后系统将返回一个“借用登记码” ，用户通过登记码 向文档库登记借阅。 图 5 图 6 6.1.
10、3 资料检索资料检索 各项目的相关负责人可以通过“资料检索”快速了解到某工程项目的各个文档的跟进情况， 系统支持全文检索功能，可用文档中的个别文字快速检索出文档目录。如下图，可通过工程 项目的名称、文档的内容以及文档的格式、创建时间等等查询出文档目录。 图 7 6.1.4 资料资料管理管理 资料管理主要是针对原件的入库和出库管理，系统操作由入库登记和借阅登记两部分完成。 入库登记入库登记： 负责项目的有关人员所跟进的文件完成后， 可向该工程项目的文档管理员或系统 管理员提交原件入库申请，文档管理员或系统管理员按照归档文件的质量要求检查通过 后办理原件入库手续。 借阅登记借阅登记： 已经入库到文
11、档室的原件， 用户通过系统提交申请借阅拿到的借阅登记码到文档 室登记借阅。 文档归档：某阶段形成的文件已经跟进完成可申请归档， 6.1.5 归档归档管理管理 文档转成档案： 建设单位在组织工程竣工验收前， 应提请档案管理机构对工程档案进行预验收，验收通过后方可转成档案进行管理；文档转成档案必须确保档案的齐全、系统、完整， 内容的真实性和准确性， 图片盖有竣工图章， 文件原件符合归档要求等等方可移交档案室进 行统一管理。图 8 窗口为档案移交档案室时所须填写的内容。 图表 8 6.1.6 流程流程设定设定 如图 9 为某工程建设项目的文档管理流程图， 分别由工程准备阶段文件、 工程施工监理文件、
12、 工程施工文件、工程竣工图纸文件等组成；图右边为该项目的各个文件的跟进情况、归档情 况和原件状态。如工程准备阶段有立项、审批、征地、勘察、设计、招标等所形成的工程准 备阶段文件。 图表 9 如何由系统建立文件管理流程？流程建设主要是根据每一项目工程建设所形成的文件类去 分配文件目录， 各个阶段的文件目录最终组合成一个完整的工程项目管理流程； 一般工程文 件有：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等；系统管理人员 再对文件目录分别分配到有关人员进行跟进。 6.2 工程工程档案管理档案管理 规范档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管 理。
13、 6.2.1 基础设置基础设置 基础设置主要是自定义公全宗、实体、门类、档号规则、权限和档案保管期限等。 全宗设置全宗设置：如图 10 根据全宗设置原则，每个全宗对应一个独立的全宗号进行设置。 实体设置实体设置：根据单位管理职能，以及档案形成的特点编制一个具有若干层次和类别，且适应计算机识别的文件归档实体分类表的过程。它由上、下级类目序号、类目名称组成。 门类设置门类设置：由多级菜单组成的档案分类。 档号规则档号规则：由系统默认的档号规则，也可自定义档号规则；档号规则可自定义档号各字段的长度。 权限设置权限设置：如图 11，对门类最底层的类别中的档案进行各类权限分配。 期限设置期限设置：可自定
14、义设置档案管理的保管期限。 图 10 图 11 6.2.1 工程工程档案档案采集采集 档案采集需符合中华人民共和国行业标准的电子文件归档与电子档案管理规范要求，再 综合本单位的实际要求进行规范文件和档案的归档工作。 6.2.1.1 档案录入档案录入 档案目录录入和档案附件的录入。档案目录录入可根据系统提供的 Excel 表进行整理，批量 导入档案管理系统； 档案目录填写须根据系统预设项进行完善； 扫描件的录入在相对应的目 录下插入电子件（扫描件、文档、影像、电子图纸、PDF 文件等等） 。档案录入完毕后，可 进行成批提交鉴定申请，即归档申请。 图 12 6.2.1.2 工程工程档案归档档案归档
15、 档案收集人员收集的文件或档案和由工程档案管理移交过来的档案统一进行审核管理。 对于 不规范的档案，档案管理员写明原因，选择“驳回” ，系统自动驳回给申请人重新整理。 图 13 6.2.2 工程工程档案检索档案检索 对档案室中的档案实行全角度搜索，PDF 文件可支持全文检索，对查询出来的内容可直接申 请借阅。如图 14，档案管理员可由档案的档号、题名、主题词、文档中的内容文字、档案 类型或格式、档案归档日期等等进行检索出要求的档案。 图 14 6.2.3 工程工程档案借阅档案借阅 档案借阅申请和登记； 档案借阅人可使用检索功能搜索出要求的档案目录， 选中需要借阅的 档案提交“申请” ，再由档案
16、管理员对提交的申请审核；如借阅纸质或介体等原件，由档案 管理员对提交的目录审核通过后， 借阅人再根据系统随机提供的借阅码向档案管理员登记领 取。 图表 15 6.2.4 工程工程档案鉴定档案鉴定 档案鉴定分归档鉴定和销毁鉴定两部分； 另外档案管理员还可从鉴定记录中翻阅已经销毁的 旧档案。 归档鉴定归档鉴定：即审核入档案室的档案。首次使用系统时，导入的档案目录可由相关负责人预先 审批，导入系统后档案管理员可直接点击“直接归档”对导入的目录一次完成审核，如图 16。 销毁鉴定销毁鉴定： 对于已经过期或因为其他原因等导致某项目停止的档案， 由相关负责人提交申请， 由档案管理员鉴定销毁。 图 16 6.2.5 工程工程档案保管档案保管 主要是对原件的借出、 归还登记管理和电子档案的鉴定销毁申请； 电子档案的销毁鉴定须参 照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，对于电子件、原件或载体等的销毁，须在系统中 提交销毁申请，等待审批通过后方可实施档案销毁。 6.2.6 工程工程档案报
