《实践部工作手册大学青年志愿者转指导中心》由会员分享，可在线阅读，更多相关《实践部工作手册大学青年志愿者转指导中心（39页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第 1 / 48 页华南理工大学青年志愿者指导中心工作手册实实践部践部二二一五年五月一五年五月第 2 / 48 页第 3 / 48 页目录第一章部门简介3一、基本职能简介.3二、办事理念.3第二章部门工作制度3一、例会制度.3二、文件制度.4三、财务制度.12四、物资制度.13五、考核制度（参照人力部考核制度）.18六、基金会的捐赠入账流程.21第三章关于部门常规活动21一、秋招春招.22二、志愿者招募.22三、现场活动举办.25第四章志愿时系统29第五章部门建设31一、内部建设.31二、公共关系.32附录 1：实践部年度工作一览表.34附录 2：捐赠项目相关手续办事指南.36第 4 / 48
2、 页第一章第一章 部门简介部门简介一、一、基本基本职职能能简简介介管理我校志愿时系统，负责志愿活动审批及青年志愿者注册及星级认证；校青志与各校内公益团体沟通合作的桥梁；负责校内外大型志愿服务活动志愿者招募及管理。即：1、志愿时系统的注册、审批、星级志愿者认证的管理事务；2、 定期收集各校内公益团体信息，并准时提供给行政部、项目拓展部及新闻资讯部；3、大型志愿活动志愿者招募。二、二、办办事理念事理念工作风格：敢想、敢做、敢进步工作原则：细致、落实、反馈工作要求：沟通协调、踏实创新、精益求精第 5 / 48 页第二章第二章 部门工作制度部门工作制度、例会制度例会制度1、校内公益社团会议（校内部分活
3、动仍需要召开）（1）借取教室流程：参照第二章第四部分中的场地申请相关说明；（2）会前拟群邮件通知，说明会议目的、议程及时间地点；（3）会前由干事负责通知各校内公益团体负责人参与到会；（4）准备需要派发公益团体的会议材料，制作签到表，由干事负责签到事宜并记录会议内容。【 【注意事注意事项项】 】（1）实践部负责人会前需与每位会议发言人协调好发言内容、发言时间等，提高会议效率；（2）会议发言人安排工作方面，要详细、明确、稳慢，语气肯定，保证公益负责人能听清楚、记好。注意特别强调清楚上交材料的时间和方式；（3）会后的反馈工作务必落实。2、 部门内部会议（1）会议时间、地点自行拟定；第 6 / 48
4、页（2）会前邮件飞信通知到位，说明会议目的和会议议程，并指定人员做好会议记录；（3）参加人员：部长、副部长、主管、干事（实践部惯例热情邀请常委，特别是主管常委）；（4）由部长负责主持会议，根据会议议程听取干事汇报工作情况，对部门内部工作进行总结，并安排后续部门工作。【 【注意事注意事项项】 】（1）各与会人员会前做好汇报及提问准备，提高会议效率；（2）人员安排不仅要根据人员意向，要充分依据各自的才能；（3）广泛听取意见、总结经验要成为会议的重点；（4）会议记录部长上交行政部。二、文件制度文件制度1、关于文档规范要求（1） 模板：所有文件统一使用中心文档模板（竖向页面），包括 word 文档模板
5、，请假条模板，会议记录模板等。（2） 页眉和页脚：在文档的页眉右侧要添加文档说明，以区分不同的文档，颜色为蓝底白字。若有文档内容有多页，则应在页脚右下方加上页码，格式为第几页，共几页；（3） 字体：文档总标题采用华文中宋，小二号字体，文档内标题采用小三号字体，文字一般要求在一行内完成，对于较长确实需要分行标题“华南理工大学青第 7 / 48 页年志愿者指导中心”必须在同一行。正文采用仿宋GB2312，小四号字体，统一采用 1.5 倍间距，；字母或数字采用 Times New Roman 字体；（4） 表格： ：文档中若有表格，行标题或列标题字体要比表内正文大一号并加粗；（表格若横向显示效果更好
6、可以选用横向）（5） 姓名排序/部门排序： ：在文档中，若出现其他并列的名词（如姓名等），排序需遵守一定的规则（如按姓氏排序等）。文档中若涉及各部门的排序则按照：行政部、人力资源部、公关部、实践部、媒体技术部、项目拓展部、新闻资讯部的顺序排列；（6） 中心名称： ：对外文档需要出现中心名称的，第一次出现一律用全称，“华南理工大学青年志愿者指导中心”，并用括号在后面标注（以下简称“校青志”）；（7） 落款： ：通知式文档需要有称呼及落款，并空若干行、右对齐。落款人一般为“华南理工大学青年志愿者指导中心”，若是内部文件可以落款为“华南理工大学青年志愿者指导中心 XXX 部”，具体参考本文档的落款；
7、纸质版的需要盖上清晰公章。落款时间需以大写形式，如“二一二年四月二十二日”；（8） 文档名： ：电子版文档的文档名需规范，一般情况下与文档标题名统一（要正确的反映文档的内容，既不能缩小范围，也不能扩大范围），同时在文档名末尾处均注明日期，如“文件规范办法 20120422”,各部门都需上交的同类文档还需注明编撰的部门，添加在末尾处，如“活动总结 20120422（实践部）；（9） 文档版本： ：保存时需将文档存为 office 97-2003 版（即 xxx.doc），便于各种版本 office 软件查阅；需要打印的文档要全部转换成 PDF 格式，保证打印效果；第 8 / 48 页（10） 群
8、邮附件： ：发布群邮件时，如添加了附件，须将附件中的主要内容（包括文字和图片）粘贴到邮件的正文中，便于大家查阅邮件时直观地了解附件核心内容；【 【注意事注意事项项】 】（1）页面要求：文档需用词得当、无错别字、标点正确，尽可能使页面饱和美观；（2）序号结构层次:第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层为 1.2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为。文档涉及数字编号的后面统一加“.“,再用一个空格隔开（如本规范办法编号所示）不采用顿号隔开数字和文字，有（一）等编号后面也不用加顿号隔开；（3）文档资料的撰写内容应该充实，能反映活动或者会议的真实情况，能起到传达信息和为以
9、后提供借鉴及参考的作用。2、联系校内公益团体邮件及短信模板 短信（1） 称呼要求：如尊敬的服务队队长，或各服务队队长，或各校内公益团体负责人；（2）内容要求：简明，直接，清晰，说清重点；a.项目短信通知的应在短信最后附上“负责人信息”,以方便队长直接咨询负责人相关信息;b.重要飞信，如需及时转发到班群的通知保证公平性，需加上“收到请回复”，保证通知已落实；第 9 / 48 页c.需要统计的短信应在最后附上“收到请回复 XX（参加，出席，可以）”等选项；d.有相关群邮则可在短信中附上：详情请查看群邮。（3）数量要求：尽量保证每天短信通知的数量，如若该天有多个通知需要飞信，请尽量将这些通知放在条飞
10、信中有条理的叙述；、4、任何通知请务必提前，给服务队队长 2 至 3 天的处理时间；（5）对队长需要有基本的礼貌，多用：“麻烦了”“贵学院”“谢谢你的配合”“谢谢合作”，后期更为熟悉语气也可轻松；（6）任何第三方的短信不得直接转发给队长。（因为第三方的短信开头的称呼不是队长，是第二人称“你”，并且，通常语气与格式与要求不符，所以必须重新编写）。【 【联联系人交接模板系人交接模板】 】尊敬的 XX 服务队负责人 XX，你好。我是校青志实践部干事 XX，今后将由我来负责传达校青志通知，统计服务队信息，了解并尽力满足 XX 服务队需求等。希望合作愉快。校青志实践部祝你晚安。【 【活活动动通知短信模板
11、通知短信模板】 】尊敬的队长，关于【XXX】的活动信息已将群邮，请注意接收查看，并麻烦您将该邮件转发至各班班群，如有疑问，请联系 XXX（电话 88888888888）。收到请回复，谢谢合作。【 【活活动动出席出席统计统计短信模板短信模板】 】尊敬的队长，【XXX】活动(培训，会议)将于 XXX 时间举行，详情请见群邮，请大家于 YYY（时间）前回复出席或不出席，谢谢您的配合。收到请回复。第 10 / 48 页【 【多多则则通知合并短信模板通知合并短信模板】 】各位队长，晚上好！现更新两则消息。1.昨天群邮的无偿献血活动，由于可能与课程冲突，因此推迟到周五（3 月 14 日）下午。志愿者周五下
12、午 1 点在 31 号楼集合，统一送去活动地点，目前只有北校有专车接送。此外，由于需统计志愿者基本信息，报名截止日期将提前到周四（3 月 13 日）中午 12:00。2.刚群邮了关于【服务队队名信息确认及队徽收集】的相关信息，请各位理事及时查收，以免耽误制作队旗，请各位尽快确认相关信息。内容较多，请各位耐心看完，收到请回复!谢谢。例例 1： ：事件：本周星期天下午两点半在南校区，A4403 有志愿时系统的培训，要各个学院派代表出席，需要统计出席培训的学院。短信内容：尊敬的服务队队长，本周星期天（21 号）下午两点半在南校 A4403 将进行志愿时系统培训，请贵学院尽可能派负责人到场，以便了解并
13、熟悉志愿时系统的操作，如果贵学院派人出席，请于今晚 12 点之前回复代表姓名+联系方式，谢谢您的配合。收到请回复。例例 2： ：关于第关于第 113 届广交会志愿者招募通知届广交会志愿者招募通知尊敬的服务队队长： 你好！第 11 / 48 页第 113 届广交会现面向全校招募馆外志愿者，主要工作是为客商在场外提供指引服务。本次招募的志愿者，共分两批次，分别是 5 月3 日（周五）下午，以及 5 月 5 日（周日）上午。请有意向参加本次志愿活动的同学于 2013 年 4 月 10 日（周三）之前登陆广州志愿时系统报名，录取人员与面试时间我们将通过短信通知。如有疑问，请联系本次活动负责人，李广昌：
14、15913170805（61805）PS:1.广州志愿时系统网站 http:/ ID 号为 98572.系统达到额定人数后将自动截止任何报名3.志愿服务时间以及人数如下：4 月 23 日 周二下午 40 人4 月 05 日 周四下午 80 人5 月 03 日 周五下午 40 人5 月 04 日 周六上午 80 人下午 80 人5 月 05 日 周日上午 80 人华南理工大学青年志愿者指导中心二一三年四月五日短信内容：第 12 / 48 页尊敬的服务队队长，关于第 113 届广交会面向全校招募馆外志愿者的具体通知已经群邮，请注意查收并尽快转发至各班班群，如有任何疑问，请联系负责人李广昌：1591
15、3170805（61805），谢谢您的配合。收到请回复。 群邮件（1）主题：校内公益团体群群邮，一定要注意邮件主题，应简单明了；（2）正文标题：此外，详细主题应作为邮件标题；（3）称呼：如“尊敬的学院服务队队长”“各校内公益团体负责人”“各学院服务队队长”等，并注意与标题的距离；（4）问候语：招募，活动邀请类邮件，正文开头需写问候语，如“你好”“大家好”，通知可不写；（5）内容要求：（活动类邮件通知的基本结构如下：）邮件自带【主题栏】（必填）【正文标题】（事件全称，居中）【称呼】：【问候语】！（首行缩进 2 个字符）【活动背景介绍】（可选）【活动具体信息】：【活动时间】【活动地点】【活动内容】
16、【活动人数】【报名方式】第 13 / 48 页【联系人或负责人信息】备选信息（包括活动的主体，举办方等）其他注意事项（需要加“另：”或“此外”)【落款】（文本右对齐）【时间】（文本右对齐）（信息收集通知：）仅需要写明需【收集内容】、【原因】及【截止日期】及【上交方式】即可；活动背景部分不可过于冗余，简单介绍即可。（6）字体要求：标题为创艺简标宋三号字，正文为 word 里的仿宋GB2312 四号字，需重点注意的时间地点等信息统一加粗并用红色标出；（统一拟好 word 文档再复制到邮件正文）；（7）段落要求：正文段落开头需首行缩进空两个字符，并且每行对齐正文中相似或同等的内容一定要统一格式，整齐规范，使人一目了然；（8）落款要求： 落款看其性质，“华南理工大学青年志愿者指导中心”或“华南理工大学青年志愿者中心 XX 部”换行写 “时间”，上下对齐；（时间必须大写 “二一三年四月五日”，不能写阿拉伯数字，其中 0 的写法是“”不是“零”或“0”。）（9）附件要求：邮件正文的内容，都要附上相同内容的附件，格式
