会议管理制度(草案)

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1、2014 年会议管理制度 （草案）（草案）编制： 审核： 批准：二零一四年九月九日目目 录录第一章 总则2第二章 职能分工2第三章 会议管理制度4附表 1 会议纪要表格10附表 2 会议签到表11附表 3 会前准备点检表12附表 4 会前问题、建议和工作汇报整理表13第一章第一章 总则总则一、制度目的1、着眼公司全局，切实提高公司召开各项会议的有效性和针对性；2、系统划分会议类别，对每一类会议的内容、流程等环节进行规范，以达到会议提质增效的目的；3、通过常态化的制度执行监督，逐步规范公司各项会议的过程把控；4、杜绝会议浪费现象，减少高层领导对不必要问题的关注，降低会议成本。二、适用范围公司各类

2、会议。三、职责1、人力资源部：负责会议管理能力提升培训，以季度为单位对公司会议成本进行搜集整理，分析汇报，本制度的制定、宣贯、执行及修改等工作；2、稽核部：负责指定会议实际执行过程的内容记录、整理、监督等工作；3、各部门：严格执行本制度，并对本制度提出改进建议。四、原则1、分级召开原则：根据参会人员的不同，将公司目前所有会议划分为 4 个级别，分别是公司级、中心（五大中心）级、部门级和专题类会议；2、有效性原则：会议主题需主持人进行把控，以保证其有效性；3、消除浪费原则：有选择的为各层级管理者提供有用的信息，避免管理浪费；4、时间原则：严把会议时间概念，杜绝拖延、推诿，达到现事现办，当机立断，

3、敢于决策的目的。第二章第二章 职能分工职能分工一、人力资源部1、人力资源部：（1）会议管理制度的制定、意见征集及后期修订等整体协调工作；（2）会议层级的划分、基本内容的规范等制度内所涉及的内容；（3）各类会议召开前，依据会议层级的不同，规范召开会议组织部门会前应做的准备工作；（4）对会议开始后的整体流程进行梳理，供会议召开部门依据执行，保障会议高质高效的进行；（5）规范会议结束后，会议纪要（参考附表 1）的书写，报送的范围等标准的制定。2、稽核部：（1）对各类会议是否按照会议管理制度执行进行抽查，及时通报具体结果；（2）对指定的中心级、公司级会议进行全程跟进，依据制度对违纪现象及时进行处罚。3

4、、综合办：（1）公司级例会召开前各参会部门日常工作、需解决问题及意见建议的收集整理、上报给会议主持人；（2）负责公司级会议会议纪要整理、上报及下发等工作；（3）根据不同会议的具体要求，配合会议召开部门的会议服务工作。4、会议召开部门：（1）公司一级部门可根据工作情况申请召开公司级、中心级会议（参考“公司级专题会议召开申请流程” ） ；（2）会前各项准备工作，包括会议通知发放、签到、资料、迟到早退人员把控等内容；（3）会议进行中，整体流程、效果的保障，会议主持人为部门副职及以上人员；（4）会议结束后，会议纪要的整理、上报及下发等工作，同时对会议的决议落实情况负责，除稽核部进行督促落实之外，会议召

5、集部门有责任确认落实情况及效果；（5）及时向直属上级领导汇报会议决议的事项及后续落实情况；（6）负责下次其部门召开会议前，通报上次会议的决议落实情况。5、会议主持人（1）需对会议主要议题深入理解，能够深刻理解需要达到的会议目的；（2）会议召开过程中的流程、时间、发言者的把控，使之符合会议要求；（3）负责与召开会议的主要领导沟通、确认会议决议及预期效果，及时联络会议纪要负责人，达到会议纪要真实有效、言简意赅的目的；（4）任何层级会议，主持人都要对会议中需要做出决议的事项负责，不推诿，不扯皮，敢于在会上做出决定，积极执行；（5）公司级例会第一主持人为刘占川副总裁、第二主持人为花东栓副总裁，第三主持

6、人为刘通助理；中心级例会主持人为各中心主要领导；部门级例会主持人为部门负责人；专题类会议由申请部门指定。6、会议纪要负责人（1）负责会议召开过程中各与会人员的发言记录、会议决议、领导指示等内容的记录；（2）会议纪要标准：言简意赅、深入浅出、真实有效；（3）向会议主持人确认发言内容，会议决议，任务分配等重点内容。第三章第三章 会议管理制度会议管理制度一、会议分类1、公司级会议：一级部门副职及以上人员参加的会议即为公司级会议，包括公司级例会（公司调度会） 、公司级专题会议；2、中心级会议：由五大中心召开的（生产调度会、市场调度会） ，作为公司级例会补充的会议，包括中心级例会、中心级专题会议；3、部

7、门级会议：各部门自主召开的内部会议；4、专题类会议：就某一问题进行的研讨类会议、政策发布等，申请召开专题类会议的部门应根据问题的大小、涉及范围考虑召开何种级别的会议，主持人应引导参会人员积极发言，最终达成决议，无决议的会议视为无效，组织者对结果负责。二、公司级会议1、公司级例会（1）参会人员：一级部门副职及以上人员；（2）每周一至五召开公司调度会，18：00 以后，由行政副总裁主持，如第一主持人不能参加，则依次由第二、三主持人主持，召开时间原则上不超过30分钟；召开流程如下2、公司级专题会（1） 、申请召开公司级专题会议流程：各一级部门可以根据工作情况申请召开综合办对会议所涉及的问题、建议和工

8、作汇报问题、建议和工作汇报进行收集整理（其 中问题已经过沟通但无结果，如需立即处理的问题，则不能等例会 处理） ，会前 2 小时完成，见附表 4会议主持人，甄别是否需要在会上提出主持人宣布开始、公布主题、预期时间，综合办通报未参会人员是根据问题情况，主持人可在会前进行现场及时的解决，防止耽误工作；主持人会前要切实了解参会各部门绩 效 效考核关键指标，以此跟进部门工作进度及效果（由人力资源部提供指标） 。稽核部通报上一次例会决议跟进情况况主持人对上述情况进行点评，并就上次例会内容进行工作指 示各部门负责人工作汇报、问题讨论、建议提出（主持人把控）主持人总结发言，总结本次会议内容，做出决议，明确任

9、务 责任人或部门，完成时间会议结束第二天 12:00 前，综合办下发由主持人签字的*月*日*会 议纪要 ，报高层领导，送各部门，稽核部按纪要内容进行跟进工作会前准备流程况会中召开流程况会后跟进况报会前签到由综合办负责 （签到表，参考附表 2）司级专题会议，防止拖延，申请流程如下三、中心级会议1、中心级例会（1）参会人员：中心所属部门副职及以上人员；（2）日常性例会：每天召开会议(现有市场例会、质量例会、生产例会)，18：00 以后，由中心领导主持，召开时间原则上不超过 30 分钟；制定召集公司级会议通知部门所在中心领导审批是公司行政副总裁审批是会议资料准备，报主持人审核至少在会议召开前 1 天

10、，下发会议资料 沟通稽核部备案、会议跟进会议召开（参考例会流程）否会前应准备的资料包括，会议中需要讨 论的问题、提案，现状分析，计划实施 的解决办法等事项（参考附表 3）中心审批领导及公司行 政副总裁，负责审批该 申请问题是否有必要召 开公司级会议，是否有 其他更好地解决方式， 特别关注是否能现场解 决，以避免产生会议浪 费（3）中心级例会召开流程参考）中心级例会召开流程参考“公司级例会召开流程公司级例会召开流程” ；（4）会议主持人应由中心领导担任，指定会议记录人员；（5）主持人根据上次会议纪要内容，跟进工作开展情况；（6）各部门负责人根据实际情况发言，可讨论问题时间；（7）主持人总结，总结

11、本次会议内容，做出决议，明确任务责任人或部门，完成时间等信息；（8）会议结束第二天 12：00 之前，中心下发由主持人签字的*月*日*会议纪要 ，报直属高层领导；2、中心级专题会议（1）申请召开中心级专题会议流程同“公司级专题会议申请流程” ；（2）行政副总裁可根据实际情况，决定是否有必要参加会议；（3）完整的会议纪要应在会议结束第二天 12：00 之前送达参会人员手中，并报所属领导（副总裁级） 。四、部门级会议（1）各部门根据实际情况安排具体时间，每天召开，以不影响正常工作为宜，时间不超过 20 分钟；（2）部门级会议以向本部门负责人汇报工作，得到指示为主；（3）会议纪要完成后，于部门内成员

12、间共享。五、参加会议发言内容范围1、公司级会议（1）各中心之间因工作关联需要协调的问题，各中心领导为责任人，负责沟通联络，并安排具体人员进行配合，协调联动；（2）需其他部门知悉的各类方案、计划等；（3）对公司的各类意见、建议，如此类意见、建议影响范围过于小，无需在此级别会议中提出；（4）需要与 2 个以上部门进行沟通的工作，或需要公司领导协调其他部门的问题，提出此类问题的人员，需在会前与相应部门沟通，无果后，方可在会上提出；（5）如果能够在现场立即解决的问题，没必要在会议上提出，本着“立即办、马上办”的原则进行处理，防止“等开会解决问题”的现象发生，拒绝拖延；（6）本部门工作过程中的异常、处理

13、方法及结果的横展与分享；（7）其他问题，与会者应主动甄别是否有必要在公司级会议上提出。2、中心级会议（1）日常工作异常情况汇报，得到其他同事、领导的帮助；（2）需其他部门协助的工作，中心领导负责在公司级会议上进行沟通，联络，如果能够在现场能够立即解决的问题，没必要在会议上提出，本着“立即办、马上办”的原则进行处理，防止“等开会解决问题”的现象发生，拒绝拖延。六、会议纪要管理1、语句流畅，易于了解，同时不失真于会议主题；2、会议结束后按要求时间节点，整理出会议记录，尽可能维持在 1-2 页纸的长度，报会议主持人签发；3、在下发会议记录时，为保证会议决议传达到位，参会部门都应发到，以便稽核部后期跟

14、进。七、会议纪律管理1、各类会议，进入会场所有人员，应将手机关闭或调整至震动状态，会议中手机响、玩手机等现象，处以责任人 100 元/人次的罚款；2、公司级、中心级会议，应参会人员有义务配合问题收集部门，提交相关问题，以便协调解决，对于不能及时反映问题的参会人员，一经查实，依据问题大小，对工作造成的影响程度，将对责任人给予 500-5000 元的罚款处理；3、公司级、中心级会议，应参会人员如果在公司则必须参加，正常倒休、请假时，应指派部门副职人员参加，部门不得缺席会议，否则将对部门负责人处以 200 元/次的罚款；如发现部门负责人在公司，刻意不参加例会的现象，将对责任人处以 500 元/次的罚

15、款；如因工作原因，确实不能参加例会的，应向会议主持人请假，并在会议纪要负责人处备案，同时要指派部门副职人员参加，且副职要传达到位，不请假不参加例会而直接指派副职参加的，将对部门负责人处以 200 元/次的罚款；4、公司召开各类会议，参会人员不得迟到、早退，否则将处以 100 元/人次的罚款，超过通知时间进入会场的即为迟到，中途离开、接电话视为早退；5、会议主持人对会议纪律进行把控，及时联络稽核部做出违纪处理；6、对会议决议落实不到位、未按时间完成工作的，主持人视情节轻重，会后给予相应责任人一定的罚款处理；7、专题会议，提倡“能在现场解决的问题，不在会议室开会的原则” ，如发现违反此原则的现象，

16、将给予相应责任人一定的处理；8、对于会议主持人，在主持会议时，要积极对会上属于本职权限范围内的问题做出决策；超出本职权限范围的问题，会上不能决策，但要给出决策时间节点，由稽核部进行跟进；如违反此规定，由稽核部以周为单位将情况进行总结，报主持人所属上级进行处理；9、会议纪要负责人，对会议纪要内容负责，将问题解决的时间节点、决策、建议的回复、任务分配等关键问题记录清晰明了，不产生歧义，如违反由会议主持人对纪要负责人进行处理。本制度其他未尽事宜由人力资源部进行解释（本制度自下发之日起，试运行 1 个月）人力资源部稽核部综合办公室2014 年 9 月 9 日附表 1 会议纪要会议纪要会议纪要编号：CY/XZ-*-HY-*-*