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1、知识点8 仪典和会务,六、商务洽谈会 根据商务洽谈举行的地点的不同，可以将它分为客座洽谈、主座洽 谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。客座洽谈，即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈，即在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈，即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈，即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。 以上四种洽谈会地点的确定，应通过各方协商而定。倘若我方担任东道主，出面安排洽谈，一定要在各方面打好礼仪这张“王牌”。人们常说:“礼多人不怪”，其实在洽谈会中，又何尝不是如此呢?!在洽谈会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解与尊重。在这个
2、意义上，完全可以说在洽谈会上主随客便，主应客求，与以“礼”服务实际上是一回事。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,在洽谈会上，如果我方身为东道主，那么不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。 只有在某些小规模洽谈会或预备性洽谈会的进行过程中，座次问题才可以不必拘泥。在举行正式洽谈会时，则对它不能不予以重视。因为它既是洽谈者对规范的尊重，也是洽谈者给予对手的礼遇。 举行双边洽谈时，应使用长桌子或椭圆形桌子。宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方;背对正门的一方为下，应属主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为
3、上，属于客方;左侧为下，属于主方。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己的一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。假如需要翻译员，则应安排其就座于仅次主谈人员的位置，即主谈人员之右。 举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就座时，依旧讲究有关各方的与会人员尽量同时人场，同时就座。至少，主方人员也不应在客方人员之前就座。 商务礼仪规定，商界人士在参加洽谈会时，首先要更新意识，树立正确的指导思想，并且以此来
4、指导自己的洽谈表现。这就是所谓洽谈的方针。谈判方针的核心，依旧是一如既往地要求洽谈者在庄严肃穆的洽谈会上，以礼待人，尊重别人，理解别人。具体来说，它又分为以下六点。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,(1)礼敬对手礼敬对手，就是要求洽谈者在洽谈会的整个过程中，要排除一切干扰，始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处 处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。 在洽谈过程上，不管发生了什么情况，都始终坚持礼敬对手，无疑能给对方留下良好的印象，而且在今后的进一步商务交往中，还能发挥潜移默化的功效，即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈”。 调查结果表明，在洽谈会中，能够面带微笑、态度友好、语言文明
5、礼貌、举止彬彬有礼的人，有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在洽谈桌上，保持“绅士风度”或“淑女风范”，有助于赢得对手的尊重与好感。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,与此相反，假如在洽谈的过程中，举止粗鲁、态度刁蛮、表情冷漠、语言失礼，不知道尊重和体谅对手，则会大大加强对方的防卫性和攻击性，无形之中伤害或得罪对方，为自己不自觉地增添了阻力和障碍 (2)依法办事在商务洽谈中，利益是各方关注的核心。对任何一方来 说，大家讲究的都是“趋利避害”。在不得已的情况下，则会“两利相权取其大，两害相权取其轻”。虽则如此，商界人士在洽谈会上，既要为利益而争，更需谨记依法办事。 所谓在商务洽谈中应
6、当依法办事，是要求商务人员自觉地树立法制思想，在洽谈的全部过程中，提倡法律至尊。洽谈者所进行的一切活 动，都必须依照国家的法律办事，惟其如此，才能确保通过洽谈所获 得的既得利益。法盲作风、侥幸心理、挺而走险、目无法纪、都只会害人、害己，得不偿失。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,有一些人在实践中，喜欢在洽谈中附加入情世故。它如果是指注重处理与对手的人际关系，争取促进双方之间的理解与尊重，那么则是正确的。假若指的是要在洽谈中搞“人情公关”，即对对方吹吹打打，与对手称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，则是非常错误的。实际上，这是小农意识在作怪，而且无济于事。因为人情归人情，生意归生意，任何
7、有经验的商界人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。在洽谈中，过多地附加入情，甚至以为此重点，实在是误人歧途。说到底，犯了这种错误的人，是没有法制观念，而且不懂得应当怎样做生意。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,(3)平等协商洽谈是什么?洽谈就是有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。由此可见，洽谈实际上是观点各异的各方经过种种努力，从而达成某种程度上的共识或一致的过程。换言之，洽谈只会进行于观点各异的有关各方之间，所以假如离开了平等协商，成功的洽谈便难于设想。 在洽谈中要坚持平等协商，重要的是要注意两个方面的问题:一方面，是要求洽谈各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允许仗
8、势压人、以大欺小。如果在谈判的一开始有关各方在地位上便不平等，那么是很难达成让各方心悦诚服的协议的;另一方面，则是要求洽谈各方在洽谈中要通过协商，即相互商量，求得谅解，而不是通过强制、欺骗，来达成一致。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,在洽谈会上，要做到平等协商，就要以理服人。要进行洽谈，就要讲道理。要以理评理、无理找理、说理坚持一成不变。这样的话，就容易“自成一说”，说服对方。 (4)求同存异有一位驰名世界的谈判大师说过:“所谓洽谈，就是一连串的不断地要求和一个又一个不断的妥协。”他的这句大白话，肯定会有助于商界人士深化对洽谈本质的理解。 在任何一次正常的洽谈中，都没有绝对的胜利
9、者和绝对的失败者。相反，有关各方通过洽谈，多多少少都会获得或维护自身的利益，也就是说，大家在某种程序上达到了要协，彼此都“山重水复疑无路，柳暗花明义一村”,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,有经验的商务人员都清楚，有关各方既然同意坐下来进行洽谈，那么在洽谈桌上，就绝对不可以坚持“一口价”，一成不变，一意孤行。否则就是作茧自缚、自欺人人。原因十分简单，在洽谈桌上，有关的一切议题，都是可以谈的。 在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。所谓相互让步，意即有关各方均有所退让。但是这种相互让步，不等于有关各方的对等让步。在实践中，真正的对等让步，总是难以做到的。在洽谈会上所达到的妥
10、协，对当事的有关各方只要公平、合理、自愿，只要尽最大程序维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。 (5)互利互惠上述之所以反复地强调:最理想的洽谈结局，是有关各方达成了大家都能够接受的妥协。说到底，就是要使有关各方通过洽谈，都能够互利互惠。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,在商务交往中，洽谈一直被视为一种合作或为合作而进行的准备。因此一场商务谈判的最圆满的结局，应当是洽谈的所有参与方，都能各取所需，都取得了一定成功，获得了更大的利益。也就是说，商务洽谈首先是讲究利益均沾、共同胜利的。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”，主张赢得越多越好，甚至要与对手拼个“你死我活”，争取以自己的大获
11、全胜和对手的彻底失败，来作为洽谈会的最终结果，则必将危及与对方的进一步合作，并且使社会上对己方产生“心狠手辣”、“不能容人”的恶劣印象。 因此，商务人员在参加洽谈会时，必须争取的结局应当是既利己，又利人的。现代的商界社会，最讲究的是伙伴、对手之间同舟共济。既要讲竞争，又要讲合作。自己所获利的利益，不应当建立在有害对手或伙伴的基础上，而是应当彼此互利。对于这种商界的公德，商务人员在洽谈中务必应当遵守。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,(6)人事分开在洽谈会上，洽谈者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要作到人与事分离，各自分别而论。 在洽谈中，要将对手的人与事分开，是要求商界人士与
12、对方相处时，务必要切记朋友归朋友、洽谈归洽谈，对于二者之间的界限不能混淆 正确的认识，是应当在洽谈桌上，大家彼此对既定的目标都志在必得、义不容情。因此，既不能指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情”，良心发现，对自己“手下留情”，或是“里通外国”，也不要责怪对方“见利忘义”，“不够朋友”、对自己“下手太黑”。 商界人士在洽谈会上，应当理解洽谈对手的处境，不要对对方提出不切实际的要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,同理，商界人士在洽谈会上，对“事”要严肃，对“人”要友好。对“事”不可以不争，对“人”不可以不敬。不然的话，商务人员要是在商务洽
13、谈中“小不忍则乱大谋”，那可就怪不得旁人了。 在商界，有一句行话:“君子求财不求气。”它再次告诫各位:意气用事，在商务交往中的任何场合，其中自然也包括洽谈会在内，都是弊大于利的。 商界同时还流行着另外一句名言:“君子爱财，取之有道。”将其应用于洽谈之中，也是合情合理的。它告诉商界人士，要想在商务洽谈之中尽可能地维护己方的利益，减少己方的损失，就应当在洽谈的方针、策略、技巧上下工夫，从而名正言顺地在洽谈会上获得成功。要是心思用到了其他地方，甚至指望以见不得阳光的邪门歪道出奇制胜，这仅是痴心妄想，是自欺欺人。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,应付尴尬的几大法则 1.可以脸红，但是不能心
14、慌 镇定，再镇定。当尴尬突然出现的时候，瞬间的脸红虽然在所难免，但绝对不能心里慌乱。那样既无补于事，又容易让别人觉得懦弱。 2.不要轻易辩解，越早承认过失也就越容易被人谅解 3.勇于自我解嘲 既然尴尬的局面已经不可避免，就应当拿出足够的勇气来面对现实，甚至直接向尴尬挑战。 4.随机应变，将尴尬时刻转化为自我宣传的机会 善于随机应变地处理情况不仅可以使尴尬不再那么难堪，而且提供了不可多得的自我表现的机会。,上一页,下一页,返回,知识点8 仪典和会务,李君一直是公司里默默无闻的一员、在一次向新人介绍公司领导时，他误将公司总经理的名字读错，当时现场安静异常，总经理面露不悦。他觉察后立即转而介绍自己，
15、说完后又补充道:“我们公司的领导从来没有架子，但在这个公司，除了领导的名字什么都不许错。”紧张的场面一下松弛下来。5.装傻充愣，置有形的窘境于无形的无知之中 这是厚脸皮的万用灵方。它可以轻而易举地将尴尬施加的影响摒弃出去。谁都知道傻子总被人们嘲笑，但从未有尴尬时刻，因为傻子做傻事没什么新鲜的，他自己也不在乎。虽然我们不是真的要当傻子，可是在特殊时刻采用一些特殊方法来脱危解困又有什么不好呢?,上一页,返回,知识点9 商务义书,一、商务电子邮件 电子邮件是近年来非常受欢迎的一种通信手段，它以操作简单、收达及时快捷，不受篇幅限制，而且成本低廉，已经在商界得到了越来越广泛的使用。但鉴于很多人对电子邮件
16、使用细节的“不经意”，反而常常有违基本的商务礼仪，影响了正常的商务交往。 商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。 1.电子邮件应当认真撰写 向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下面三点尤其必须注意。,下一页,返回,知识点9 商务义书,主题要明确:一个电子邮件.大都只有一个主题.并且往往需要在前注明若是将其归纳得当.收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了 语言要流:电子邮件要便于阅读.就要以语言流畅为要尽量别写生僻字、异体字引用数据、资料时.则最好标明出处.以便收件人核对 内容要简
17、洁:电子邮件的内容应当简明扼要.愈短愈好 2.电子邮件应当避免滥用 在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说:“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”,上一页,下一页,返回,知识点9 商务义书,有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。 日前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。 不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。,
