公文培训讲义

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1、公 文 培 训 讲 义,柴晓东 2004年3月,目 录第一部分 公文及公文处理 第二部分 公文标识规则介绍 第三部分 公文常见“病症”处理 第四部分 平安E办公系统介绍,第一部分 公文及公文处理,一、概述,（一）公文及公文处理概念 公文公司的公文，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。 公文特点具有法定效力 具有规范体式 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,第一部分 公文及公文处理,原则一：贯彻党政分开原则，业务经营管理类工作 不以党委名义行文，党内事务不以公司名义行文。 原则二：坚持实事求是、精简

2、、高效的原则，做到及时、准确、安全 原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业秘密的安全。,（二）公文处理原则,第一部分 公文及公文处理,（三）公文管理机构,办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构。各单位办公室（人事行政部）应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。一是主管本单位公文处理工作；二是指导下级单位公文处理工作。,第一部分 公文及公文处理,（四）文秘人员的要求,一、热爱本职工作。 二、树立为领导、为基层、为业务服务的思想。 三、具备：认真负责的工作态度；严谨细致、一丝不苟的工作作风；坚持原则、严守纪律的组织观念。,第一部分 公文及公文处理,（五）公文种类,国家行政机关公文处

3、理办法（国发200023号）规定，国家行政机关公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 等13种。根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色标示的文种公司没有。总公司发文字号除党委、工会系统外，现在有平保寿发、平保寿人、平保寿办、平保寿复、平保寿函、平保寿会纪等6个 。集团公司除党委、工会系统外现有9个发文字号。,第一部分 公文及公文处理,第一部分 公文标识规则介绍,文体格式在使用时一定要符合公司规定。无“申请”、“汇报”、 “规定”、 “办法”、 “证明”等公文格式。公文较完整版式

4、见下页。,机 密半 年,中国平安人寿保险股份有限公司,平保寿发2003999号,关于的通知,总公司各部门，各二级机构：正文附件： 1。,二三年八月二日,2 急 件,主题词：寿险 业务管理 通知抄送：深圳保监办、广州保监办。打印：卢旅娜 共打印 7 份承办：姜 燕 联系电话：（0755）2262888-3938中国平安人寿保险股份有限公司 2003年8月2日印发,第一部分 公文及公文处理,（六）公文组成,公文一般由秘密等级、秘密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。,第一部分 公文及公文处理,二

5、、公文组成,（一）秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急程度：“特急”、“急件”、“普通”三种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧急程度，必要时可注明公文的送出时间。,第一部分 公文及公文处理,（三）发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。联合行文， 主办单位排列在前。 （四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。如“国发200023号”、“平保寿发20031号”。 （五）签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当

6、在附注处注明联系人姓名和电话；总公司所有的对外文件一律由董事长签发。下行文无须注明签发人。,第一部分 公文及公文处理,（六）公文标题：由介词“关于”、公文主题和文种三部分组成。要求：1.准确简要地概括公文的主要内容；2.标明公文种类；3.除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。,第一部分 公文及公文处理,（七）主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。 （八）正文： （九）附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如关于下发员工休假制度的通知, 员工休假制度

7、即不属附件。,第一部分 公文及公文处理,（十）印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。目前，总公司发文一律加盖总公司公章（各部门无发文权）。 （十一）成文日期：以负责人最终签发日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。,第一部分 公文及公文处理,（十二）附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。,第一部分 公文及公文处理,（十四）抄送单位：除主送单位外需知晓公文的其他单位，

8、使用全称或规范化简称、统称。（十五）承办：公司内下发的公文，在版记中抄送单位之下加“承办：”及承办人联系电话，以方便联系工作。对外发文不加。,第一部分 公文及公文处理,（十六）文字：从左至右横写、横排。民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。 （十七）公文用纸：国际标准A4型（210297mm)，左侧装订。 （十八）标识规则：公文各组成部分标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。稍后具体介绍。,第一部分 公文及公文处理,主送 抄送 报送 抄报 内部发送,以下五个词有什么区别？,主送机关是指主办与答复公文的机关； 抄送机关是指需知道的有关机关； 报送公文拟稿

9、机关； 抄报机关是指发文单位的上级机关。 内部发送公司内除主送外需知会的相关部门,三、行文及报送要求,（一）行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。 （二）行文关系根据隶属关系和职权范围定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。总公司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机构；三、四级机构一般不得直接向总公司行文。,第一部分 公文及公文处理,（三）总公司公文一律以总公司名义行文，由集团公司办公室统一编号、用印。各部门无发文权，各部门不得向二级机构正式行文，只 能就相关工作向专业公司和二级机构对口部门发工作联系函。 （四）各二级机构必须以单位名义向

10、总公司报送文件，一般不得直接向总公司各部门行文。各二级机构的部门不得向总公司行文。,第一部分 公文及公文处理,（五）总公司向二级机构的重要行文，应当同时抄送集团公司。二级机构向下级单位重要行文，应当同时抄送总公司。 （六）部门间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤消。 （七）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。,第一部分 公文及公文处理,（八）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见” 和“报告”。 （九）受双重领导的单位

11、向上级单位行文，应写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的 下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。,第一部分 公文及公文处理,四、报送文件的具体要求,（一）总公司向保监会行文，二级机构向总公司行文，应当采用“请示”和“报告”两种公文形式。 （二）公司报送保监会的请示，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报送1份。“报告”一律报送3份。 （三）总公司向保监会总部直接行文，应抄送当地保监办。二级机构一般向保监会派出机构行文。,第一部分 公文及公文处理,（四）公司各单位、部门

12、报送保监会、人总行的公文统一律由集团公司办公室邮至北京代表处。北京代表处收文后，应对文件进行审核，如有问题应及时向集团公司办公室反馈，如无问题应及时送呈保监会、人民银行办公室分办处理。各单位、各部门不得擅自向保监会、人民银行部门或个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监会、人民银行催办或询问有关公文的批办情况。,第一部分 公文及公文处理,四、发文办理,发文办理指以本单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发文过程现在集团公司及总公司已经通过“平安E办公系统”实行网上处理，今年年底逐步推广到各二级机构及三四级机构。具体

13、网上操作可参考“平安E办公系统”内系统帮助。,第一部分 公文及公文处理,（一）草拟公文注意事项,1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。 2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。 3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。,第一部分 公文及公文处理,5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整

14、表述，如“1999年”不能写成“99年”，正文中一般也不写成“一九九九年”。出版物上数字用法的规定（国家技术监督局发布）,第一部分 公文及公文处理,6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。常见错误有： “（一）、”，“1、”，“（1）、”。 7应当使用法定计量单位。 8文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,第一部分 公文及公文处理,一、中华人民共和国是我们的祖国，我们爱我们的祖国。（一）山西省是我的故乡。1我的故乡很美丽；（1）我的故乡有条河；二、 ,第一条 中国

15、是我的祖国（一）中国历史悠久,结构层次例子：,9公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 10会议纪要中，姓名职务并用时，一般姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。,第一部分 公文及公文处理,11草拟公文，应使用公司统一的公文拟稿纸，并按规定填写有关内容。12拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。,第一部分 公文及公文处理,（二）草拟公文,1 根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，然后交室主任审阅、修改，再送部门领导审签。 2 总公司综合部门的文件，主办部门拟稿、审核后应将文稿交人事行政部审核，确定需要会签的其它部门并送签，然后报相应的领导会签后再交集团公司办公室处理。,第一部分 公文及公文处理,3 文件需要本系列以外的其他部门会签的，由集团公司办公室负责送签。 4 集团公司办公室根据文件内容及有关规定，确定文件的会签领导和终审签发人并负责送签。 5 发文部门领导、子公司总经理室、集团总经理室领导及终审签发人有权退回文件修改或否决。,