各种门类档案管理ppt课件

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1、各种门类档案整理 各种管理台帐格式 及编研材料的编写,2018/9/16,各种门类档案整理,机关档案分为通用和专业两大门类七个类目。通用档案是指各个机关普遍存在、可以使用通用名称的档案。通用档案分为六个类目，即文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案和实物档案。代号分别为W、K、KJ、S、D、SW。专业档案是指各机关在其专业职能活动中形成，具有特定名称、格式、内容和构成规律，在同级机关不具备共性特点的档案。,2018/9/16,专业档案一级类目的代号为Z；二级类目的代号由立档单位根据特点专业档案名称汉语拼音的首个字母确定，如检察院诉讼档案可用Zs表示。一级类目用汉语拼音的大写字母表示，

2、二级类目用汉语拼音的小写字母表示。会计档案中凭证是KJp，账簿是KJz，财务报告是KJb,其他类是KJq；实物中奖品是SWj，印章是SWy，字画是SWz，赠品是SWp，其他是SWq，电子档案中磁盘是Dc，光盘是Dg,移动硬盘是Dy，磁带是Dcd。,2018/9/16,一、文书档案的整理 归档文件整理规则（DAT22-2000),归档文件整理的步骤,排列,2018/9/16,归档文件材料的收集,重点收集反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的文件材料。具体收集范围按国家档案局第8号令公布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行。同时收集与档案有关的资料。本单位制发的文件材料应保存发

3、文中的修改、审批过程性信息，无纸化办公的单位应对只有电子签章的电子文件，打印出纸质文件盖章与电子文件一并归档。,2018/9/16,实行纸质文件与电子文件双套制归档。纸质文件收两套，一套归档，一套用作文件汇编。电子文件应具有真实性、完整性和有效性，用一次写光盘、移动硬盘等两种以上安全存储介质进行备份管理。,2018/9/16,归档文件材料的整理,文书文件材料以件为单位整理。通过分类、排列、编号、编目、装订、装盒、排架等步骤完成整理工作。一般机关应按“年度机构或问题保管期限”分类，归档文件少的基层单位可按“年度保管期限”分类。保管期限分为永久和定期两种，其中定期分为30年、10年两种。在最低一级

4、类目内一般按“事由时间”排列归档文件。在最低一级类目下从“1”开始编制件号。归档章盖在文件首页右上角或上方。保管期限分别用Y、永或永久，30或30年，10或10年表示,2018/9/16,（一）装袋,（1）按“件”装袋 *正本与定稿为一件 *正文与附件为一件 *原件与复制件为一件 *转发文与被转发文为一件 *报表、名册、图册等一册为一件 *简报：一期为一件 *来文与复文可为一件 *一次会议记录为一件,2018/9/16,*请示与批复可为一件如何理解？,1、批复与请示为同一年度的，将二者作为一件处理，批复在前，请示在后； 2、请示在头年，批复在次年六月份之前形成的，二者作为一件处理，批复在前，请

5、示在后，放在批复年； 3、批复在次年六月份后形成的，二者各为一件； 4、会议记录最好采用活页纸。如果是用本子记录的，一本作为一件。本子里会议记录是跨年度的，放在该本会议记录最后所记载的一年里； 5、重要文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，正本为一件，历次修改稿（包括定稿为一件）。,2018/9/16,不装袋： 单张 粘接式,（2）用梯形袋装,梯形袋,2018/9/16,（3）单份文件排列顺序 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复制件在后 转发文在前，被转发文在后 复文在前，来文在后,2018/9/16,“三合一” 的类别,形成 年度,永久 30年 10年,（二）分类,20

6、18/9/16,注意：,文书文件材料一定要收集齐全再分类，一定要将单位工作总结，各种形式的会议记录，政工人员手中的公务员考核表、调资表、干部职务任免文件，各种责任状、合同、协议等“白头文件”收集归档。,2018/9/16,（三）排列,归档文件的排列在同一保管期限下（即分类方案的最低一级类目内）进行，同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。,2018/9/16,*保管期限为10年的文件排列应注意的问题,保管期限为10年的文件可不分类，按办理完毕、归档的先后顺序进行排列。,2018/9/16,归档章,（四）编号,（1）归档章位置,2018/9/1

7、6,*盖归档章和号页码需要注意的几个问题,1、将文件处理单放在文件的底稿之后，档号章盖在正式文件的首页上方空白处；2、页码编在正面的右下角或背面的左下角，空白页不编。,2018/9/16,全宗号,年度,类别,保管期限,室编件号,（2）归档章项目,永久,党群政工,1,2008,S090,数字,汉字,2018/9/16,2008年,行政管理类 同上,党群工作类,经营管理类 同上,生产技术管理类 同上,永久：1. 30年：1 10年：1,（3）件号编制：在保管期限内从1开始编,2018/9/16,（五）编目,（1）归档文件目录 （2）目录封面 （3）目录索引 （4）目录夹,2018/9/16,档案数

8、字化录入,2018/9/16,归档文件目录打印格式,2018/9/16,归档文件目录索引 全宗号 ： 年度：,2018/9/16,归档文件目录封面,2018/9/16,归档文件目录背脊,2018/9/16,(2)备考表项目,2018/9/16,备考表内容填写,盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，无上述特殊情况可不填写； 整理人：负责整理文件的人员姓名； 检查人：负责检查文件整理质量的人员姓名； 日期：文件整理完毕的日期。,2018/9/16,根据归档章填,(3)档案盒脊背,2008,永久,党群工作,1-20,2018/9/16,6、上架,1、按照从左到右、从上到下

9、的顺序进行排列； 2、门类一般按照党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类进行排列。已排列上架完毕的，一般不再重新倒架。,2018/9/16,二、科技档案：,分为基建档案Kj（基建档案按工程项目立卷，一个项目作一卷或数卷。其中具有实质依据性的文件材料划为永久保管，其他次要的辅助性材料划为定期保管。案卷的排列先排文字材料如可行性研究报告、专项批复等再排图纸部分）和设备档案Ks（设备档案按设备名称立卷，只定期保管，定期分为30年和10年。长期使用的设备保管期限划为30年，使用期短的设备划为10年，设备报废后档案可以适当延长保管一

10、段时间 。）,2018/9/16,一种设备为一卷或数卷，一种设备编一个目录号，案卷号从1开始。科技档案一盒可为一卷或者一盒内装数卷，装盒内案卷可装订也可不装订，文字材料可装订，图纸部分可不装订。装订的案卷要编页号、填写卷内目录、填写案卷封面；每盒为一卷时盒内也要有卷内目录，案卷封面。盒底要有备考表。每盒正面也要贴上封面，盒脊贴上标识，格式后有。不装订的案卷每件材料正面右上角加盖档号章，填上档号，序号，如档号26-Kj1-1（26代表全宗号，Kj1-1代表科技基建档案第一个项目第一卷；序号1表示第一件）科技档案每盒为一卷时盒内要有卷内目录，案卷封面，盒底要有备考表。,2018/9/16,科技档案

11、分类案卷目录项目：,2018/9/16,科技档案档号章,2018/9/16,卷 内 目 录,2018/9/16,科技档案案卷封面：,2018/9/16,科技档案盒脊的案卷题名从右往左，从上往下，起始空两个字符，写不下的话，往下往左再抬头写,2018/9/16,组卷原则 ：,（1）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 （2）组卷要在一个独立的科技活动项目（一个产品、一个科研课题、一个工程项目、一套设备）范围内进行。（3）一套科技文件，根据数量的多少，可组成一个或若干个案卷。 基建工程文件，按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设

12、计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列,2018/9/16,组卷原则 ：,（4）设备仪器文件，按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。（5）案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。（6）案卷内科技文件材料排列，应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。( 没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。)（7）图样材料有目录的按图样目录排列，无图样目录的按隶属关系或反映隶属关系的图号排列，或按总体与局部关系排列。,2018/9/16,案卷编号：,（1）编页号 凡是有书写内容的页面，都

13、要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。 单面书写的在右下角编写页号，双面书写的正面在右下角编号，背面在左下角编号。图样页号编写在标题栏外。成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。凡整卷未装订（单份文件装订）的，可以不拉通编页号，每份文件在卷内目录中注明总页数（包括有文字内容而未编号的文件封面、目录、处理签等）。卷内目录、备考表不编写页号。,2018/9/16,底图的整理：,底图的编号主要有分类编号和隶属编号两种形式。分类编号的底图归档后，一般按分类排架的方式保管存放。隶属编号的底图归档后，按底图表达内容的结构关系分成若干相对独立的保管单位保管存放。

14、底图的质量审查、组合、排列及编目工作与前述的产品文件、基建文件的组卷方法基本一致 。 底图不能折叠，只能平放或卷放。,2018/9/16,基本建设（含重大建设项目）形成的文件材料主要包括,试运项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件（一、二阶段）。 项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成（三阶

15、段）。项目竣工验收文件指项目竣工后以及项目竣工验收时形成的文件（四阶段）。,2018/9/16,三、会计档案的整理 会计档案管理办法,（1）凭证类 （2）账簿类 （3）财务报告类 （4）其他类,1、分类,2018/9/16,2、组卷,（1）凭证：一册一卷 （2）账簿：一本一卷 （3）财务报告年报与月报分别组卷,2018/9/16,3、排列,（1）凭证：按时间顺序排列 （2）账簿：按“年度保管期限”排列（每年25年在前，15年在后。即银行账、现金账在前，总账、明细账在后） （3）财务报告：按时间顺序排列,2018/9/16,4、编号,（1）页号有文字的正面右上角、背面左上角 （2）档号由全宗号、

16、分类与目录号 、案卷号组成,2018/9/16,5、编目,2018/9/16,6、装盒,（1）会计凭证盒,2018/9/16,封面项目的填写方法,1、单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用通用全称或简称； 2、凭证名称：填写能够凭证用途或内容的名称，如“基建会计凭证”，“收款会计凭证”； 3、记账凭证起止号：填写本册凭证的起号和止号。,2018/9/16,*会计档案案卷目录填写等应注意的几个问题,填写凭证目录时，题名部分填写要规范完整，如“蕲春县档案局2002年1月份会计凭证”； 填写账薄目录时，题名部分填写要规范完整，如“蕲春县档案局2002年总帐”； 帐薄的塑料封皮要取下。,2018/9/16,（2）账簿、报表盒,全宗名称,类目名称,2018/9/16,装盒：盒内的凭证、账簿、报表每一册为一卷编号并且都要贴上标签。下为凭证盒背脊,