公路建设项目档案及养护档案管理有关规定解读ppt培训课件

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1、公路建设项目档案及养护档案管理有关规定解读,福建省交通运输厅,1.组织管理依据与原则： 依据: *公路建设监督管理规定 *公路工程竣交工验收办法实施细则 *交通档案管理办法 原则: *进一步明确了各级交通运输主管部门管理职 责，体现了公路建设项目档案管理“统一领 导、分级负责”的行业管理模式。,一、公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准,*明确了项目法人负责制*明确了项目档案工作纳入合同管理，实行“谁形成谁负责”的管理体制。*明确了监理对施工单位竣工文件材料收集归档工作的监管责任。*明确了各参建单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档责任，对从事项目档案管理工作的人员任职条件做了相应规定。,2.

2、同步管理 *立卷归档工作与工程同步进行 *各承包单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的收集整理和归档工作。 3.收集范围与归档范围： *详见关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发【2010】65号）附录2档案归档目录 *凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。,3.分类整理： 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB2008版） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA2008） 电子文件归档与管理规范（GB2002） C

3、AD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB1999） 纸质档案数字化技术规范（DA2005）,4. 案卷编目：交通档案管理办法（交办发2005431号）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008），注意其中的案卷目录应执行GB/T11822-2000版的要求。图例：,二、公路工程竣工文件材料的归档范围 与收集、整理、归档责任分工,1.立项审批阶段:有可行性研究报告的审批（包括可研报告形成过程的相关文件）、环境影响报告书、水土保持方案及审批文件等此阶段共有9个条目均由项目法人要及时收集、整理、归档的。如果项目法人单位是项目立项后成立的,则项目法人要及时向当时项目立项审批阶

4、段的相关单位进行收集与复印,2.设计阶段:目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计及相关审批文件，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。此阶段共有3个条目都是项目法人要及时收集、整理、归档的。 3.工程准备阶段：有13个条目均由项目法人要及时收集、整理、归档的。,4.工程施工阶段:本阶段共项目法人有9款45个条目的归档文件材料需要项目法人、施工单位、监理单位等相关单位按职责分别收集、整理、归档的。 *工程管理文件：有11个条目分别按下列方法收集、整理、归档的。施工过程中各方围绕质量、安全、进度、费用控制方面产生的管

5、理性文件（会议纪要、各项指令等）普发性、例会性的以及质量监督机构印发的相关文件和计划进度报表由项目法人收集、整理、归档的；针对性、专题性的由所针对的施工或监理单位收集、整理、归档的（监理与项目法人来往的归监理、监理与施工来往的归施工、施工与项目法人来往的归施工）。 *施工准备文件：有3个条目均由施工单位收集、整理、归档的。,*施工质量控制文件：有20个条目均由施工单位收集、整理、归档的。其中3.9施工原始文件原则上要按照分项(分部、单位)工程分别整理组卷。,*竣工图：竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人指定由设计单位编制或

6、施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任；竣工图应依次排列图纸封面、竣工图总目录、竣工图编制说明、本册目录、图纸等内容；竣工图编制说明为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、,主要施工方案、采用的新技术新工艺新材 料、特殊问题的处理、施工图的版本、变 更情况以及修改完善情况、完工时间等； 变更情况应体现变更令号或批复文件文号 变更的具体内容、所在图纸页次和变更资 料所在的档号、页次都必须逐条列出，对 应每张竣工图有变更的部分要在说明栏中 注明所有变更依据、变更内容、变

7、更部位 变更数据；一般性变更及符合杠改或划改 要求的，可在原施工图上修改，要注明修 改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；,凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图 面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工 图；重新绘制竣工图的图签除保留原设计 图图标的内容外，还应增加“编制人”、 “技术负责人”、“驻地监理”等栏目， 可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原 施工图号前加“竣”字；同一构筑物、建 筑物重复使用的标准图、通用图可不编入 竣工图中，但应在图纸目录中列出图号， 指明该图所在位置并在编制说明中注明； 不同构筑物、建筑物应分别编制；竣工图 章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白 处,图纸按A3规格装订

8、成册对折装入A4档案 盒，若对折后图纸厚度超过6cm的，可拆 卷装订装入A4档案盒；大于A3规格的图纸 要按规范折叠成A4规格，图标外露，可不 装订，但必须逐张加盖档号章；竣工图按 照专业、图号分别整理组卷;施工单位还 应负责编制变更设计与竣工图对照一览 表、新旧桩号一览表。,*监理文件：有2个条目由监理单位收集、 整理、归档的。其中，监理管理文件以监 理合同段为单位,按照依据性文件、合同 管理文件、 工程质量控制文件、安全管 理文件、计划进度控制文件、费用控制文 件等结合重要程度依次排列、分别整理组 卷；旁站监理记录按受监理的施工合同段 结合单位（分部、分项）工程的划分顺序 进行整理组卷；监

9、理日志按照监理机构、 人员结合形成时间整理组卷；监理独立抽 检 材料先按合同段分开整理，同一合同 段文件材料，按照单位、分部、分项工程,的划分顺序进行整理组卷；共性资料 的监理细则、大纲、监理日志、监理 项目总日志、开停复工令、会议纪 要、月进度报告等以驻地监理为单位 整理组卷，属合同段共性文件； 卷 内文件按照文件材料所反映问题的有 机联系，结合重要程度依次进行排列,*科研、新技术运用：有5个条目由项 目法人负责收集、整理、归档。项目 科研项目要做好从科研提出、编制任 务书、招投标、签订同、实施、总 结、成果鉴定到成果运用等全过程形 成的应归档保存的文件材料的收集、 整理、归档工作。经批准的

10、新技术运 用资料的收集主要是被运用项目施工 过程的原始记录与运用成果的收集。,5.工程交、竣工验收阶段：有9个条目均由项目法人单位负责收集、整理、归档。见P20页，如果项目法人委托第三方检测的资料也是由项目法人单位负责收集归档。 6.资金管理文件：含施工过程的支付报表、决算及决算审计等资料由项目法人单位负责收集、整理、归档。,三、公路工程文件材料收集要求,1、原始性项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。 2、完整性收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 3、真实性现场记录，同步进行。,4、准确性施工原始记录数据准确

11、，竣工图编制 规范，图物相符。 5、规范性实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材 料应能满足长期保存需要。,四、公路建设项目档案同步管理的要求,1、项目法人单位必须将项目档案工作列入项目建设工作计划，保证项目档案工作与项目建设同步进行：*将项目文件材料立卷归档工作是否与工程建设同步收集、同步整理、同步归档纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴，定期与不定期的指导、检查，使整个档案工作始终贯穿于施工全过程直至工程完工；*项目法人会同监理单位不定期进行检查，下发检查通报，针对参建单位的疑问及遇到的问题进行集中指导，及时发现问题，及时反馈，加

12、深对档案工作的理解，统一档案人员的认识和做法，提高档案工作的规范与标准程度；,*项目法人单位必须在工程各施工合同段完工的同时组织力量对项目档案进行审查，合同段交工验收前，经项目法人单位和监理检查合格后，督促施工单位将档案连同案卷目录、卷内目录（含电子版目录）和案卷编制说明移交项目法人单位，并按规定办理移交手续； *项目法人单位落实三方审核(业主、施工、监理)的管理制度，必须在工程总体交工验收前完成各合同段档案三方审核与移交工作。,2、施工单位应建立平时预立卷制度 * 施工单位应预立卷工作应与收集工作同步开展并保持其连续性，要按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目，结合案卷整理工作开展预立卷工

13、作； * 施工单位应做好项目施工文件材料的预立卷工作，保证本合同段施工档案工作与工程建设同步进行，平时技术部门建立从开工、施组、测量放样、检验批资料、施工原始记录、试验报告、试验记录、工序评定、分项评定、中间交工证书、分项工程施工有关来往文件进行收集的预立卷制度；,* 在每个分项工程的开始，施工单位分管领导、内业工程师及专职档案员在进行有关技术交底的同时，布置每个分项质保资料填写要求格式、样式、内容等，按施工工序、环节的要求，施工技术人员、测量人员、试验人员进行现场资料实时填写，与工程进展同步； * 在完成分项工程中间交工后一周内，各业务部门、施工队、项目办向施工单位的专职档案员移交工程资料，

14、同时移交分项工程的照片；,*施工单位专职档案员应及时开展已完工分项工程文件资料（包括照片资料）的收集、分类、整理、编目、上架，保证资料归档与工程建设的同步性； *施工单位专职档案员应及时编制施工大事记和定期（按季）收集施工日记； *施工单位应自觉接受监理单位、项目法人单位和质监部门的季度、半年度、年度对文件材料的收集、整理、归档工作的检查；,* 合同段交工验收前，施工单位必须主动与监理单位、项目法人单位联系，完成合同段档案的审核与验收工作，并将档案移交项目法人单位，提交案卷目录、卷内目录（含电子版目录）和案卷编制说明电子和纸质各一份，并按规定办理档案移交手续。 3、监理单位应负责对受监理的项目

15、文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查：,*将受监理的项目文件材料立卷归档工作纳入监理工作内容； *定期检查受监理的项目文件材料的立卷归档工作是否与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，发现问题以书面的形式督促整改； *在签认中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求后方可签认交工； *在受监理的项目交工验收前，向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。,五、公路建设项目档案整理的通用要求,1.纸质文件的归档要求： *文件材料的原始凭证性原件归档问题：由主管单位负责上报的相关审批文件，项目法人单位保存复印件；供货商提供的原材料及产品质保文件可收集复印件。原始记录：

16、应是现场原始记录。,*纸质案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）： .卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号）。 .内封面由下列内容构成：（一）案卷题名：应能准确反映本案卷的基本 内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项 （分部、单位）工程名称及文件材料名称；（二）立卷单位：指案卷的组卷单位或部门，应填写全称；,（三）起止日期：指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间，以8位阿拉伯数字表示，不足8位的要补“0”，如“20080110-20081215”表示本案卷内文件形成的最早和最晚的时间为2008年1月10日至2008年12月15日； （四）保管期限：保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限； （五）密级：根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写； （六）档号：档号由项目法人单位或档案接收单位编制。档号应简单、清晰，可采用项目代码+案卷流水号的形式。,