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1、TY-QP-04,记录控制程序,1.0目的 制定记录控制程序，对记录进行有效控制和管理，确保记录规范、准确和可靠，为质量管理体系和产品质量的符合性及持续改进的有效性提供客观证据，为纠正/预防措施和管理决策提供依据。 2.0使用范围： 适用于质量管理体系相关的记录控制和管理。,3.0职责 3.1各职能部门负责本部门记录表格的编制。 3.2办公室文控员负责控制记录表格的编号和版本，负责收集、管理各类记录表格有效版本的样本，负责编制表格清单。 3.3企管部负责组织记录样本的编制，各类记录表格的审核。,3.4管理者代表负责对记录的文本批准发布。 3.5各部门负责按相应文件的规定规范的填写记录。 3.6
2、各记录的归口部门负责原始记录的收集、编目、归档、贮存和保管。,4.0流程图 5.0程序 5.1记录的范围 5.1.1质量体系所要求的记录，也就是程序文件、制度、规定、作业指导书等产生的记录。 5.1.2各部门为了方便管理和运作制定的记录，如汇总表、账本等。,5.2记录的存储方式 5.2.1记录的存储方式以书面记录为主，同时可采用电脑文档、照片、自动化系统产生的记录数据等。,5.3记录表格的编制 5.3.1各部门编写程序文件或三层作业文件时，应编制相应的记录表格。 5.3.2各部门为了管理方便也可自行编制相应的记录表格。 5.3.3记录表格的编制应科学、系统、直观，栏目设置应齐全、适用、便于填写
3、，能真实反应体系运行状况和产品质量情况。,5.3.4各种记录表格要经企管部审核，管理者代表批准才能正式使用。 5.3.5提供自动记录的装置，保存好运行的各种记录。 5.3.6各部门编制的表格，要到办公室文控员处申请表格编号，经批准的表格需交表格样本给文控员存档后才能发布。 5.3.7文控员编制表格清单，控制记录表格的有效版和表格编号。,5.4记录的标识 5.4.1记录表格应加上表格编号及版本号，各部门应使用最新版本的记录表格。 5.4.2需要有记录编号的表格，各部门应对记录依照文件编号管理规定进行编号。,5.5记录的填写和修改 5.5.1记录的填写应由相应文件规定的记录人员在活动发生的当时，实
4、事求是地及时填写记录。 5.5.2记录书写要工整、清晰、准确、完整，不准用铅笔填写，不得随意涂改或用涂改液涂改。 5.5.3如有笔误，应采用单杠划去错误之处，在其上方写上更改后的内容，并签上涂改人的姓名和日期。,5.5.4记录不应有空白，若有空白行或空白项目，应用“/”划去。 5.5.5记录的审批手续和日期应完整齐全。,5.6记录的归档、贮存和保管 5.6.1各部门的资料员必须及时将所有记录收集分类，依据日期或记录编号按顺序整理。 5.6.2各部门的记录由各部门负责保管，以月或年为单位整理装订好，封面标注记录名称、页数、起止日期等。,5.6.3记录不应与其他文件混淆，应分类立卷，系统存档，便于检索。 5.6.4记录的贮存环境应做到防火、防潮、防蛀、防丢失，保管人员要经常查验。 5.6.5记录的保存期限最少要求为2年，特殊记录应长期保存，具体的保存年限在表格清单中注明。,5.6.6到期的记录由各部门领导批准，保管人员销毁，但不许散发、变卖或随意丢弃。 5.6.7记录一般不外借，仅供公司领导及有关人员查阅，当顾客要求（或外审）查阅时，应在相关人员陪同下查阅，若顾客索要记录时，应在合同中规定或经主管领导批准后予以提供。,6.0相关文件 6.1文件和资料的控制程序 6.2文件编号管理规定 7.0记录 7.1表格清单,
