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1、1,办公室整理整顿标准,(V0.0),2009.08.05,2,(a) 椅子 无人座时,将椅子靠进桌子内 椅子背贴管理责任者 (b) 桌子 桌面清洁,下班时无文件摆放 下班后桌子上只能有台历、水杯、电话、鼠标、键 盘、共用文具, (c) 日历 放置在桌子中间或按照定位线放置 (d) 水杯 放置在电脑旁 只允许放一个 (e) 电话 按照定位线放置,建议按照图示位置放置 (f) 文件 做好文件名称标识,并放到制定的位置 (g) 垃圾桶 做好虚线标识,将垃圾桶摆放好 (h) 桌子屏风 桌子高挡板上可以摆放个人目标、计划或照 片(A4纸一样大小)、只能摆放2张A4纸,短边 电话上方摆放电话簿;(i)
2、照片,像框 放在高挡板一侧,电脑旁边,整顿方法,办公桌 面上,C,a,b,d,e,f,g,h,左上角桌面摆放几情况:,h,f1,f2,f3,i,3,电话放在矮的挡板一侧:有两种情况 (a) 电话摆放(椭圆形)标识(详见:左图) 标签张贴距桌面上端边10cm,距离左或右边缘25cm; (b) 电话定位角标识(详见:左图) 定位角(为蓝色胶带):长4cm,宽1.2cm 对角左上角和右下角张贴;必须贴在左上角及右下角; 左上角张贴在距离桌子边0.5cm处 右下角张贴在距离桌子上边24cm,距离桌子左或右边缘20cm; (c) 电话紧急联络方式 将联络方式贴在电话手柄上部 将本机号码油性笔填写清楚 (
3、d) 台历摆放位置 台历标签张贴位置距离桌上边1cm,距电话 标识14.5cm及32cm处张贴;台历标签的尺寸:长:12cm,宽:5cm (e) 电话簿 电话簿贴于矮挡板的一侧紧挨着金属边张贴;,整顿方法,办公桌 面上 电话,4,水杯台历放在高的挡板一侧:(a) 水杯摆放标识 将蓝色圆圈标识(直径6.0cm)张贴在矮档板的一侧,距离桌上边缘1cm,距离台历标识16cm处张贴标识并摆放;(b) 笔桶 放在矮的挡板一侧,与电脑屏幕相平行摆放;距离水杯标识16cm,距离上边缘3cm;(标识用4cm的条交叉成十字张贴)照片,像框 相片:可以打印成a4纸大小,贴于高挡板一侧 带像框的照片:也放于高挡板一
4、侧,距离上边缘6cm,距离显示器底座18cm处张贴标识(贴一个长4cm的条);,整顿方法,办公桌 面上,16cm,1cm,16cm,3cm,a,b,c,5,(a) 显示器标识 标识尺寸:蓝色条长4cm,宽1.2cm张贴方法: 贴三个,1比1的比例张贴 在显示器的左下角张贴“下班后,请关闭主机及显示器;(b) 液晶显示器标识 标识尺寸:蓝色条长4cm,宽1.2cm 在显示器的左下角张贴“下班后,请关闭主机及显示器;(c) 笔记本电脑标识 标识尺寸:蓝色条长4cm,宽1.2cm对四个角进行定位。,整顿方法,办公桌 面上 显示器,a,c,b,6,(a) 垃圾桶 只能装杂物 保持垃圾桶周围清洁 不能掉
5、剩水,请将剩水倒到洗手间(b) 定位标识 定位线使用深兰色线标识 标识: 宽:1.5cm长:2.5cm圆圈的直径:20cm 张贴间距为1:1的比例,整顿方法,垃圾桶,a,55mm,100mm,a,b,c,7,(a) 会议桌标识 标识上分地址名和编号地址名:填写桌子的地点,如:公共会议桌 就写公共就可以;编 号 :按坐位的数量编号 标签张贴时,距边缘32cm处,左右两边尺寸一样; (b) 会议桌 椅子标识 与会议桌相同方法填写 张贴在椅子的右边,标识距在椅子的侧面黑色塑料上张贴,距离上方1cm处张贴。 注意:桌子和自已的位置张贴时要对应好,使用后按编号摆放整齐;(c) 桌子和椅子的定位标识 应蓝
6、色胶带裁成长4cm,宽1.5cm的尺寸,将桌子椅子的位置摆好,对角张贴标识,整顿方法,会议桌,8,(a) 文件柜抽屉 贴标签在左上方 区分物品摆放,1层办公用品,2层文件资 料,3层为个人用品。(b) 管理负责人标签 推柜筒右上角(距离左边1cm),填 写部门名称,物品名称以及负责人(c) 推柜内部 柜筒内摆放整齐,整顿方法,推柜 标识,a,d,c,b,1cm,9,(a) 姓名标识 椅子背贴使用者姓名,距椅 子顶端1cm处 ,填写部门、物品名称、管理责任者; 人员不在坐位时,请将椅子推回原位;,整顿方法,办公椅子 面上,a,1cm,10,一.文件的废弃和缩减的方法在办公室,总会有各种各样的文件
7、,如果不经常进行管理的话,就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、购买文件柜增加等很多的浪费,成为阻碍业务效率的白色污染。因此必须对文件及时处理,处理文件一般方法如下: 1.资料尽量共享对个人所有的资料和文件进行分类,不必要的文件彻底削减,实行资料的共享化,防止信息的私有 化,最大限度的减少部门文件量; 2.保管、保存、废弃的分类对部门所有文件的保管(放在办公室里),保存(放在文件仓库),把不必要的处理掉(参考QA对文件要求程序 文件或部门内区分时参考下面表格判定基准)。,办公室文件管理,3.推进无纸化推进办公自动化,利用内部网络,对简单的资料利用电子邮件等形式,实现无纸化浏览与审批
8、;,11,二.文件的保管方法对保管的文件装订成夹,并保证对任何人对必要文件30秒内能够取出,提高工作效率,具体按照如下方法进行: 1.原则:只保管一个文件夹使公司文件不重复保留,在指定的场所只保管一本原件,禁止文件夹个人所有(保密文件除外); 2.确立分类项目确立文件进行分类,进行文件夹管理,文件夹侧面标明大分类:所属部门,文件编号,文件名称、文件的管理责任人,保存期限; 3.制定目录制定文件摆放位置的清单目录,方便任何人查找 4.可视化管理文件摆放的位置要做到一眼就能看清楚,利用颜色标签对文件摆放后画一条斜线,进行定位; 5.文件管理体系的运行及维持明确文件管理责任,选定资料管理责任者,尤其
9、对文件的保管(存放在办公室)和保存(存放在资料室)进行明确区分,定期进行资料整理(及时废弃过期文件,更换新文件)和维持;,4.会议资料电脑化会议资料要尽量电脑化,避免会议一结束就扔掉资料5.削减复印量复印会造成时间、人工、纸张的浪费,所以提倡“一个原则”尽量减少复印文件,通常采用的手段有公告栏, 传阅,内部电子邮件等方式;,12,(a) 临时文件筐 中间张贴文件的分类,每层属于哪一类的文件, 用黄色纸打印(如:临时周转文件等)1.原则上文件和资料要共同保管,不得个人所有,但临时文件根据具体 业务的性质,允许个人保管,个人保管临时文件时,在个人办公桌规定的临时保管文件筐内保管。2.所谓的临时文件
10、是指制定、处理当中的文件、日常文件(记录类,处理当中的采购书等),个人临时参照使用的业务指南(业务处理手册等),个人参考的资料等。标识尺寸:长:7cm,宽:1.5cm(b)文件筐 文件筐的标识按照摆放文件的类型进行编写,用白色纸打印标识尺寸:宽:6cm,高:5.3cm,整顿方法,办公桌 面上 文件筐,(a),(b),13,(a)文件 (标签) 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处张贴,小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 标签上分别填写:ALSTOM的司标,所属部门,文件编号,文件名称、文件的管理责任人或公共(是大家公共使用的); ;(b) 文件 (定位标识) 文件定位标识采用宽:1cm的斜线进行。
11、 从左下角顶端开始往上张贴,标识角度以第一个文件夹角度1cm为准;(C) 文件夹内隔页纸 标识 按文件夹内文件类型或着日期自己隔页,更加容易方便找到文件;,整顿方法,文件夹,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,C,14,(a)文件 (标签) 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处张贴,小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 标签上分别填写:ALSTOM的司标,所属部门,文件编号,文件名称、文件的管理责任人或公共(是大家公共使用的); ;(b) 文件 (定位标识) 文件定位标识采用宽:1cm的斜线进行。 从左下角顶端开始往上张贴,标识角度以第一个文件夹角度1cm为准;(C) 文件夹内隔页纸 标识 按文件夹内
12、文件类型或着日期自己隔页,更加容易方便找到文件;,整顿方法,文件夹,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,C,15,整顿方法,文件夹,(a)文件 (标签) 蓝色文件和大白文件夹侧面距离顶部2cm处张贴; 标签上分别填写:ALSTOM的司标,有部门按项目分就标出项目,文件编号,文件名称、文件的管理责任人或公共(是大家公共使用的);,管理人 或公共,2cm,a,蓝文件夹,大白文件夹,16,(a)文件柜编号:编号张贴在每个框的正中间,六个格的贴1-6的编号,四个格的贴1-4的编号;(b) 文件柜管理LISTLIST中包括部门、管理责任人、每个框内的文件分类名称;全部填写清楚。(c)文件摆放在文件柜内,用
13、不同颜色的线对文件进行定位,防止摆放时出错。,整顿方法,文件柜,a,b,c,17,(a) 4门柜子 每个小柜子张贴管理LIST,填写部门、柜子的编号、管理责任人 物品填写清楚。(b) 2门柜子 每个小柜子张贴管理LIST,填写部门、柜子的编 号、管理责任人 物品填写清楚。,整顿方法,柜子,a,b,18,公共文具(a) 用一个文具盒,做影子版(b) 将实物对应影子版摆放整齐,各规各位。(C) 并将摆放的盒子做好定位标识(用长4cm,宽1.2cm的蓝色胶带张贴)。公共文具名称标识:长17cm,宽5.5cm;,整顿方法,办公用品公共文具,a,b,c,19,办公用品管理方法,和文件一样一起混放使用的办
14、公用品,如果不进行管理,会造成寻找的时间或数量过多等经费方面的浪费,我们如何管理呢? 1.首先要明确管理对象和场所对象包括:文具、各种用纸、样品或活动用品;场所包括:物品仓库及柜子、个人办公桌、个人抽屉; 2.减少个人抽屉物品对不要文具根据抽屉内的轮廓摆放各类文具(如:笔、橡皮等)3.创建公共文具筐为了减少文具的浪费,可以设立一个公共文具筐,把相关文具,制作一个影子版或用海面挖 出各种文具的轮廓分类摆放(如:大的订书器,打孔器,胶带等) 4.制定办公用品的保管基准所谓保管基准,是指部门内制定的个人或办公用品的规格和数量的规定,执行基准能够准备的彻底消除办公室散放的文具,从而减少了很多浪费。(参
15、看:保管基准事例),办公用品保管基准,20,(a) 打印机位置 打印机位置定位(用长4cm,宽1.2cm的蓝色胶带张贴)。(b) 打印纸位置 用1.5cm的蓝色胶带区分标识(区分:A4白纸、双面纸)距离边缘:4cm处张贴, 宽:为27cm,整顿方法,公共打印机,a,b,b,21,(a) 安全帽 摆放 安全帽按照自己部门的标识摆放在帽架上, 安全帽摆放时,将自己帽子的工号朝前摆放;(b) 衣服/衣架 摆放 衣架按照部门已经用标识进行区分,每个人按 照自己部门悬挂即可; 大衣存放就要放到大衣指定的衣架上;(c) 安全鞋 摆放 鞋柜只限存放安全鞋,按鞋柜上姓名存放,禁止 存放其他杂物;,整顿方法,更衣间内 摆放,a,b,c,22,(a) 雨伞 摆放 将长伞放在伞桶里,短伞挂在伞桶内的挂钩上; 下班后请将雨伞拿走;(b) 雨伞 部门标识 按照张贴部门箭头指示的方向摆放雨伞;(c) 伞桶定位标识 伞桶摆放固定位置,张贴标识;使用宽:1.5cm宽,长4cm的胶带张贴;,整顿方法,雨伞 摆放,a,b,C,23,(a) 玻璃门 推、拉标识 在门把手上,高:6cm,门边距7cm处贴上推、拉标识(b) 木头门 推、拉标识 一扇是固定门,一扇是活动门 距离门把手高6cm,距门边1.5cm 在固定门上,与推、拉标识平行位置处贴上固定门标识,整顿方法,办公室-单门,6CM,6CM,1.5CM,b,