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1、1,时间管理和有效的会议技巧Time Management & Effective Meeting,2,课程目标,设定SMART目标，建立行动计划以达成目标根据重要性和紧急程序界定优先次序通过授权和节省时间的方法以保证时间的最佳利用掌握会议管理技巧和与会者技巧通过培训，得到时间管理、会议管理方面的指导，提高时间管理和会议管理的技巧，引进新的工作方法和生活习惯，帮助制定成功的策略，减少个人浪费，以提高个人生产力,3,时间管理：1、设定目标,4,成功就是目标,5,成功的的第一步,对自己的情况100的负责停止责备，接受责任，接受已存在的事实 （想一想：如何来做？）,6,什么阻止了我的前进,信念上的自
2、我局限和消极的感情因素：消极的情绪包括： 如果你和以前一样，你就只能待在原地 相信机会，才会充满机会，为什么我要拒绝这么多机会,7,采取积极的态度,态度来自于自己的期望充满信心地期待你的目标会实现 期望来自于我们的信念相信自己能够积极的期待积极的态度,8,决定去取得成功,设定目标和实现目标预先支付必要的代价（有哪些是属于“代价”的？）找到你自己的擅长领域时间管理，时间个人效率（个人生产力）,9,目标，乃是有截止日期的梦幻史帝夫史密斯,10,目标设定的SMART原则,Specific 具体明确的 Measurable 可衡量的 Achievable 可达成 (Actionable ) (以目标为
3、导向，有行动计划) Realistic 实际的 (Resultant ) (有结果的) Time-bound 有时间限制的,11,SMART目标的元素,SMART 目标,Who主语开头（我将或责任人）,使用动词（降低发展增加赚）,What结果成果（量质成本）,When完成日期,Where条件限制How怎么做（计划）,12,目标的金字塔,长期目标,中期目标,短期目标,每日目标,13,远景和目标,远景 Vision 你希望达到和成为什么 使命 Mission 为什么我们要存在价值观 Values 我们相信什么中期目标 Goals 在今后2-5年里计划完成的中长期目标战略计划 Strategic P
4、lan 我们如何实现目标短期目标 Objectives 本年度我们要完成的目标业务优先序 Priorities 本年度的工作重点/关键任务指标 Target 目标的量化衡量标准 Measurement 具体可考核的指标数值,14,关于目标的三点说明,应是远大的应是协调的,15,如何选择目标,观察 比较 综合 分析,16,团队目标与个人目标,团队成功需要每个人的合作； 计划中团队成员，个别人所花时间过长则该计划不切实际； 团队成员都会有效的设定目标则投资回报率非常高； 事先设定目标，并获得成功，才是“成功”。,17,时间管理：2、四大原则,妥善计划达成目标注意优先级管理,18,计划和行动计划表,
5、没有计划的行动是大多数人的生活本质 失败的计划就等于在计划失败 实现目标所有要完成的工作 完成这些工作在日程表中的人和所有的时间 运用时间锦囊,19,轻重缓急的优先级管理,重要不紧急,重要紧急,不重要不紧急,紧急不重要,2,1,4,3,重要性,事件的四个象限,20,4象限处理形态分析,若偏重 则 第1类 忙于处理危机及收拾残局，经常 感到压力易筋疲力尽 第2类 有远见及理想，平衡纪律与自制，少有危机感 第3类 第4类,21,80/20法则（帕列托Pareto法则）,最省力的企业成功与个人幸福法则在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投
6、入只带来20%的产出,22,80/20法则举例,80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的产量来自于20%的生产线 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间花在20%的书报上 ,23,如何找时间第二象限的事情,Do Right ThingDo Thing Right有所不为才能有所为，放弃一些琐碎事项（愿意承担风险）。,24,时间利用的价值分析（ABC分析）,60%,25%,15%,15%,25%,60%,事情价值,A,B,C,25,有效授权,只有三种方法可以帮助你更好地利
7、用时间中止 用尽心血,26,管理人员不愿意授权的原因,对别人缺乏信心（不放心） 自我膨胀 误解效益含义 舒适安逸 害怕自身不保 -,27,有效的管理依靠适当的授权,授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成它！”然后袖手旁观，坐侯成果授权并非弃权是授责？,28,授权表,自己做（给自己一个期限),自己做（或授权 但带有很大程度的控制),授权（带有很大 自主权）,授权（并设定 一个期限）,2,1,4,3,重要性,紧急性,1,2,3,4,29,可以授权的工作,日常工作及专业技术型工作 收集事实和数据 可以代表其身份出席的会议 某些特定领域中的决定 准备报告-,30,不可授权的工作,下达目标 解决
8、部门间的冲突 培养发展下属 任务的最终职责 维护纪律和制度（已制定的） ,31,授权的准备工作,决定授权的工作范围 准备有关资料 决定授权的对象,32,有效授权的步骤,解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性 与被授权者共同探讨 就工作方法和步骤达成协议 授予适当的权限 提出跟进的方法及检讨的日期 鼓励下属，并随时给予支持和帮助 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，表示赞许和感谢,33,时间管理：3、时间杀手,你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的？,34,办公室的“时间杀手”,办公室哪些事情占据了你大量的时间？有形的“时间杀手”明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做
9、，或迫于无奈地去做,35,22种可能浪费时间情况,1.太多企图（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干扰 2.没能说“不”（承诺太多） 13.过多或漫长的会议 3.拖延耽搁 14.过多电话 4.抛下没完成的工作 15.多余的社交 5.欠缺计划 16.信息不充分 6.缺乏控制 17.文山书海且混乱无章 7.个人无组织性 ，缺乏条理 18.杂乱的工作环境,36,贪求过多心理的成因,需要成就感 缺乏安全感 无法授权 对时间的估算不切实际 不知道如何拒绝别人，有讨好别人的愿望,37,怎样抑制贪求过多的心理,别再告诉自己遇到压力才有最佳表现 看到别人没有做份内的工作时，千万要抑制自己 不要假定每件事
10、情都非做不可，学会分辨优先次序的工作 不要尝试凡事最求完美,38,处理贪求过多心理的技巧,学会授权学会向上司说:学会适当估算时间,39,几个节省时间的方法,了解受拖延工作的类别 减少外界干扰 高效电话,40,受拖延工作的类别,不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 琐碎的工作 令人不快的工作 与他人有关的工作,41,减少外界干扰,确定约见的优先次序 对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空 用肢体语言暗示你不愿长时间地接待他 把访客转交别人,42,“电话”,“嗨，大卫，抓到你了！你已经没 办法避开我了，太太和孩子怎么样？ 今天上海的天气如何？你有没有听到 XX消息？哇，真是令人震惊，不
11、是吗？ 现在我讲到那里了？啊，这个月的销售 ”,43,高效电话 过滤来电及处理打出的电话,处理 转接 暂缓 速办 尽量让助理代劳 集合所有电话，在某一时间全部回掉,44,ABC平衡,精力曲线,9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00,时间,45,有效的会议技巧,46,富有成效的会议,有效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。,47,会议目的,分析型会议 信息交流型会议 促进提高型会议 创造团队精神 提高士气 培训会议,分析结果,给予指示 交流信息,给予指示 找出差距 集中讨论 了解问题,设法解决 针对性培训,48,有效的组
12、织会议十要素,准确解答 领导风范 分段总结 运用工具 结论报告,49,二种会议模式,经常性会议 (例会,短会) 交流信息 反映业务情况 通报,非经常性会议 制定年度目标 新产品投放介绍 市场介绍 销售论证讨论 年会,50,1/4,听证阶段 发言，让大家说 做好会议记录 要耐心解答 记录后想一想再解答,会议安排 4 分法,51,会议安排 4 分法,2/4,2/4,2/4,介绍阶段 部门业绩分析 市场状态分析 竞争对手分析 新产品介绍 目标制定介绍,52,会议安排 4 分法,3/4,培训与提高 请有关部门介绍有关情况 广告-市场-生产-财务-行政 提高销售技巧 论据搜集-制定计划“ 如何面对反对”
13、,53,会议安排 4 分法,4/4,休会阶段 不要老是停留在会议 内容上 学会换题材 学会换方式 征求意见,54,注意事项（会议语言）,1. 不要在会议上讲“ 人 ” 2. 不要泛泛而谈 3. 不要指责公司或其它部门 4. 正确评估成绩 5. 明确什么是落后 6. 强调游戏规则 7. 尊重事实, 找出解决方法,55,会议程序原则,优先的：,56,会议程序原则,在-期间：,57,会议程序原则,在-期间：达成一致的意愿 对事不对人 会议期间记录所有的相同的可操作的 主持人花不长于5分钟时间作概述 准时结束,58,会议程序原则,会后：,59,会议效率不高的原因及具体表现,60,“会而不议”的原因,会
14、议次数越来越频繁 会议规模越来越大 会议时间越来越长 参加会议对象不明确 检讨、协调工作冠冕堂皇 与会者信口开河 开会发言依次排队必须逐个来 主持人不会主持会议 -,61,会议管理技巧,控制出席人数，与会无关者不参加,62,会议管理技巧,会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反应。,63,会议管理技巧,对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间作出小结，及时作出决定。,64,参会者与会技巧,事先仔细阅读分发的会议资料，如有疑问可咨询主办人。,65,参会者与会技巧,66,参会者与会技巧,发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录象等设备和图表、报表工具。,67,参会者与会技巧,68,参会者与会技巧,学会敏锐地倾听各种发言意见，兼收并蓄； 不要作出轻敲铅笔、剪指甲、挖耳等小动作； 正式会议上衣着打扮不能过随便。,69,参会者与会技巧,视会场气氛可直截了当或委婉的提问； 不急于发言表现自己，不妨让别人先发表意见，然后整合提出看法或补充遗漏之处。,
