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1、2018/9/9,1,文书档案整理提纲,2018/9/9,2,一、收集齐全文书档案工作环节的基础,（一）确定归档范围 1、依据：重庆市档案局关于转发机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知（渝档发20074号） （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,2018/9/9,3,（二）文书档案归档文件材料制作的要求
2、应符合档案保管保护要求,1、依据： 国家行政机关公文处理办法第四十三条规定：“拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。” 归档文件整理实施细则规定：“整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。” 2、载体材料：纸型大小 中国共产党机关公文处理条例第九条规定：“公文用纸幅面规格可采用16开型，也可采用国际标准A4型。” 国家行政机关公文处理办法第十二条规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。” 禁用非标准纸张（小纸片等）；,2018/9/9,4,（二）文书档案归档文件材料制作的要求应符合档案保管保护要
3、求,3、书写材料 （1）符合要求的材料蓝黑墨水、碳素墨水或黑色签字笔； （2）不符合要求的材料铅笔、彩色墨水、圆珠笔； （3）补救措施重写（签）或复印 4、打印要求： （1）符合要求的打印方式激光打印； （2）不符合要求的打印方式针式（色带）或喷墨打印；,2018/9/9,5,（三）收集要求应保持文件材料的齐全完整,1、收集完整的要求 （1）自发文：底稿、签发单、印件； （2）收文：处理签、文件正件。 8号令第十条规定：“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。” （3）总结、合同、协议、会议材料等 2、收集中的特殊情况的处理领导兼职时形成的文件材料
4、 中国共产党机关公文处理条例第三十四条规定：“机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。” 国家行政机关公文处理办法第四十一条：“本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职各职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。” 8号令第四条规定“本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 ”属不归档范围,2018/9/9,6,（四）不归档文件的处理,1、属于清退范围的按规定清退 2、其他不归档文件，登记造册销毁，禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。数量大的送指定的保密纸厂化浆销毁，少的可用碎纸机或焚烧的方式销毁。,2018/9/9,7
5、,二、整理规范基本要求是区分不同价值，便于保管和利用,（一）档案整理依据 国家档案局归档文件整理规则 重庆市归档文件整理依据重庆市机关归档文件整理实施细则（渝档发200934号）,2018/9/9,8,（二）档案整理单位,一般以每份文件作为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，收文与收文处理单作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文中，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级机关或上级机关的去文与这些机关的复文（包括该机关领导批示反馈单）各为一件，简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也
6、可一本（册）为一件。,2018/9/9,9,（三）严格按文件形成时间区分文件所属年度,严格按文件形成年度区分所属年度 几种情形应特别注意： 请示与批复作为一件的； 跨年度会议文件材料； 文号中的年度与文件形成时间中的年度不一致的； 书写错误的；,2018/9/9,10,（四）准确划分保管期限,永久：本机关机构演变、人事任免、职级待遇、本机关制定的法规政策性文件；职能活动中形成的重要业务文件材料（请示、批复、总结、报告、统计表）；上级制定的本机关职能的重要文件；涉及固定资产以及其他重大事项的文件材料； 特别注意：与人权益有关的文件材料 定期：除永久之外的其他应归档文件材料,2018/9/9,11
7、,（五）装订,用线或不锈钉装订 应注意左边下边对齐； 在每“件”中，正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；,2018/9/9,12,（六）盖归档章,归档章应盖在首页上端空白处；首页上端无空白处的，应在首页前加同规格白纸。,2018/9/9,13,题名： 文件编号： 照录（发文代字、年度、编号要齐） 责任者： 全称或规范简称，如多个责任者，可填写有其文号的责任者另再填写一个并加“等”即可一般照实录；如原题名不能准确揭示文件内容或字数太多，就应重拟，并加“ ” 上级任免文件中如有关于本单位人员但题名中
8、无反映者，应在题名中标明 日期：8位阿拉伯数字，如20051202 页数：每一件文件总的页数，凡有图文的一面都算一页，公文处理单； 不用编页号；,2018/9/9,14,（七）编制归档文件目录,2018/9/9,15,常见问题,2018/9/9,16,档案盒封面,2018/9/9,17,档案盒脊背,2018/9/9,18,档案管理的基本要求,一、确保档案实体和信息的绝对安全 （一）实体安全 档案柜：垂直于窗户，留有余地 档案排列：从左至右，从上到下 建立统计台账 建立全宗卷（全宗介绍、整理说明、鉴定报告、检查记录） 建立管理制度 八防“防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防光、防高温”,2018/9/9,19,（二）档案信息安全 目录及档案全文数据物理隔绝 数字化加工的安全（资质及存储介质的处理） （三）保密部位,2018/9/9,20,二、充分发挥档案的作用,一是发挥档案为领导决策的参谋作用 二是发挥档案维护单位、个人权益的凭证作用 三是发挥编史修志的作用,
