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1、秘书禁忌系列谈之撰文公文是格式化的文稿，必须按规定的格式来写。公文是历史的“初稿”，必须以对历史负责的精神来写。公文是让人看的，必须用简洁易懂的文字表述事情。撰写公文是向文字挑战，事实是公认的裁判。撰写公文是秘书的基本功。要写好公文，应注意以下的禁忌。一忌闭门造车某乡政府办公室秘书和九拔是个“笔杆子”，凡是县里要的文字材料，乡长都让他撰写。起初，他接到撰写任务时，还翻翻历史资料，到村庄走一走，了解点真实情况。后来。各方面的情况熟悉了， 各种材料写得也多了，再接到撰写任务时，他便根据自己脑子里的资料开始“编”了。头半年，和九拔脑子里有“存货”，编的东西八九不离十，没有出现大的纰漏。一次， 上级要
2、一份干部扶贫的材料，和九拔便根据自己平时掌握的情况编了起来。在写了一般过程、面上情况后，为了增强材料的生动性，和九拔编了一个乡长帮助穆家寨村民“穆二乎脱贫致富”的故事。县领导看到材料，感到很不错，马上指示县广播站广播。一位负责报道的同志又把材料改了一下，投到地区报社，报社很快发表了。这“穆二乎”本来是和九拔虚拟的，“脱贫致富”当然也属子虚乌有。但事有凑巧，穆家寨还真有一个叫穆二乎的人，出身、经历、年龄和报道的一样，就是没有人去帮助过他，至今还没有脱贫。村上的人听到广播，看到报纸，都去取笑穆二乎，使他的精神受到了伤害。在一位文化人的帮助下，穆二乎把乡长、和九拔、广播站、报社，告上了法庭。法庭审理
3、的结果自然是被告败诉，在媒体上道了歉，赔偿了原告的损失。不少“老机关” 在接受撰写公文的任务后，总是把大量的时间和精力用在调查研究、了解情况上。但也确有人喜欢关起门来写材料“闭门造车”，这可能蒙混一时一事，但最终的结果必然就是像和九拔这样“翻车”。二忌道听途说某市林业局长接到一封匿名电话，反映某偏僻山村护林员萧九九的三个问题：一是很少去山林巡查， 二是对私伐林木的处罚不公，三是勾结村主任私伐林木。局长把电话记录交给新调进的科员尹零瓴，指示他立即前去调查，尽快写出一个文字报告来。尹零瓴在报纸上经常看到伐木毁林事件，这次看完电话记录稿，便先入为主地相信了记录中所说的情况，认定护林员萧九九一定有问题
4、。到了那个山村后，他先到山林里转了一下，没有见到萧九九， 觉得上述第一个问题确实存在。接着，他发现林中确有一些树被锯掉了，于是对上述后两个问题也深信不疑。他从林中走出时，遇上了三名村民(实为盗伐树木者，其中一人便是打匿名电话的)，交谈之后，上述第三个问题更进一步得到了“证实”。于是，尹零瓴很快写成报告并送交局长，局长很快向县领导作了报告，县领导很快作了批示，批示很快转到了萧九九所在的乡。好在乡里领导了解萧九九的为人，没有马上采取“断然措施”，而是派了一个调查组前去核实情况。核实后的结果是：五十岁的萧九九虽然是个一年只拿不到2000 元补助的兼职护林员，但他非常热心护林工作，忍受着常人难以忍受的
5、寂寞和艰难，植树护林一干就是30 年。他从不徇私枉法，为此得罪了一些不法之徒，在一次护林中被歹徒打伤，留下了残疾。那天尹零瓴去调查时，萧九九病重被村主任送进了医院。林中树木被伐之事与萧九九无关，是村委会决定伐掉病树， 以利于其他树木的生长。伐掉的树木有用的， 给当地小学做了板凳桌子，没用的部分给敬老院做了烧火柴。林业局长接到乡政府核实的材料，又亲自带尹零瓴去做了调查，证实了乡里的看法是正确的，萧九九是个难得的护林员。秘书撰写公文所用的材料，不免有源于“听说”的。但“听说”之后的做法就不一样了。有的认真核实，或找人“旁证”，或找文字“佐证” ，或听取不同意见进行“反证”，确有把握时，才用到公文中
6、。但也有一些秘书图省事，直接把“听说”的材料用到公文中，不仅给单位工作造成了被动，也会影响到当事人和作者本人的声誉和前程。现实生活中， 有的人出于各种动机说一些不负责任的话，甚至是无中生有的话，作为听者，尤其是秘书，千万不可把道听途说的、未经证实的东西，用到公文材料中去。三忌夸大其词某县“绿化委”在每年的“植树节”后，都要向上级机关写一份报告。这一年，科员邵零洱负责起草这份材料。他看了上一年的报告，照猫画虎地写了领导重视、发动群众、 划片承包等做法后，总结说全县共植树100 万棵，荒山绿化率已经达到90以上。市“绿化委”一位新任领导，曾在该县工作过，知道该县的绿化一直是个薄弱环节，接到这份报告
7、，看到荒山绿化率已达90以上，相当满意，指示“绿化委”办公室摘转该县的经验。办公室的同志笑笑说，该县连续10 年来每年的荒山绿化率都是90以上。如果真是这样。该县的山头早就堆了好几层树木了。领导听后，转喜为怒，马上带人前去查看，发现该县荒山绿化率不到50，于是通报批评了该县虚报数字的行为，县长为此事向市领导也作了检查。县长做了检查， 追查数字是怎么报上去的。一追，追到了起草人邵零洱身上，给了他一个处分。邵零洱虽然感到冤枉过去这么报没人追究，现在追究到了自己，但又不好说什么，只有接受教训，老老实实办事撰文。真实是公文材料的生命。撰写时有 “1”顶多写到 “1” ，超出了“1” ，哪怕只是超出了
8、“01” ，就是夸大。夸大，可能会得意于一时，但最终结果必然是“大垮”。作为一个秘书，若是没有私心的话，犯不着担风险去夸大其词甚至无中生有。若是想以此“邀宠”，那就更要奉劝：“如此风波不可行”了! 四忌妄下结论某些人有“老子天下第一”的情结，动不动就自称第一。什么“第一山”、 “第一关”、 “第一泉” 、 “第一镇”、 “第一村”、 “第一街”、 “第一楼”等，比比皆是。不知道是怎么“评比”出来的。这种“风气”不知不觉地也渗透到了公文写作中当涉及对某单位某项工作的评价时，似乎除了用“第一”的词儿来评价，就找不出其他词儿了。某乡是县长抓的一个致富典型，跟随县长下去蹲点的政府办公室秘书汪零斯负责这
9、个乡各种文字材料的收集整理上报工作。一项工作写一份材料，每份材料里。 汪零斯都把这个乡称为“全县第一” 。半年还看不出什么，一年下来，这个乡的各项工作都是全县“第一”了。其他乡自然不服气，这才引起了县领导班子的重视。一查，并不都是“第一”。于是把账记到了汪零斯头上。汪零斯为这个“第一”付出了被处分的代价。撰写公文，在评价事物的性质、程度、地位等“指标性”的结果时，要注意留有余地，没有十分把握，不要妄下结论，避免使当事人难堪、使单位领导被动。五忌移花接木移花接木有多种形式，有移时间的，有移地点的，有移过程的，有移结果的。下面的事例是移地点的。某单位于清明节在机关会议室进行了一次传统教育。半年总结
10、上报情况时，负责撰稿的办公室科员秋零芭， 写成了在烈士陵园进行了这次教育。材料报上去后， 某领导对这件事非常欣赏，批示这样做很好，并要求其他单位向他们学习。本单位领导看到批示，印象中没有到烈士陵园搞教育，于是把秋零芭叫到办公室，问是怎么回事。秋零芭只好说，想着这么写，情景交融， 教育效果自然会好些，没想到上级领导看得这么仔细。领导把秋零芭狠狠地批了一顿，从此对秋零芭有了“看法”。园林艺术中，嫁接花木可以产生赏心悦目的新品种。公文写作中的材料，如果嫁接，轻者可能闹出笑话，重者则可能造成严重后果。六忌用语模糊在公文写作中，用语模糊往往会造成“执行难”，有时甚至会造成重大损失。常见的用语模糊有期限模
11、糊、标准模糊、概念模糊。某单位科员臧壹洱，撰写、下发了一份指示，要求所属单位年底前不要突击花钱。事后领导查明各单位根本没有执行。问其缘由， 回复说，文件上写的是 “年底前原则上不要突击花钱”，既然是“原则上” 。那就是说有特殊情况就可以花，我们情况特殊，所以就花了。原则，本来是观察和处理问题的准绳，是违背不得的。可不知从什么时候开始，“原则上”成了“两可”的“习惯用语” 。臧壹洱撰文时本意是“不要”，因为加了一个“原则上”，意思就模糊了，给下面提供了“钻空子”的借口。公文是决策执行和反馈的文字表现形式，它的重要性、 权威性、 规定性决定了行文用语的首要特征是准确。笼而统之、大而化之的用语是公文
12、所忌讳的。七忌孤芳自赏某单位在培养选拔年轻人进入领导岗位上做出了成绩，上级通知该单位人事部门总结上报这项工作的经验。 单位领导责成人事处长组织精兵强将撰写这个经验总结。人事处长指定以 “笔杆子”著称的科员黄九起撰稿。黄九起原在下属单位工作，是一个月前被推荐上来的。黄九起按照处长的意图，找出有关资料，理出观点，用一周时间写出了一份总结。他对自己的文稿十分满意，交稿时间不到。他便按兵不动。直到限定交稿的那一天，他才把材料送到处长手里。处长当天正忙，又考虑是“笔杆子”写的，简单翻了一下便签了字，让黄九起把材料送给单位领导了。过了一天， 单位领导很不高兴地把材料退给了处长，让处长认真把关后再送他看。处
13、长认真一看，身上冒出了冷汗。原来，这篇总结虽然格式不错，但由于黄九起不熟悉人事工作，文中许多地方说的是外行话，有些专用术语用得也不恰当，更为糟糕的是没有写出这项工作的主要经验和体会。时间紧张，让黄九起返工也难搞好，处长只好亲自动手，加了两个夜班重新搞了一份，呈给领导，一次通过了。黄九起在等着领导表扬时，等来的却是处长的批评。处长在进一步了解了黄九起在原单位的表现后，就把黄九起调到下属另一个单位去了。一篇公文撰写后，在领导正式签署之前，应尽量广泛地征求意见、修改完善。黄九起因为孤芳自赏，错过了请同事请直接领导提意见的机会，结果是失去了在大单位发展的机会。谚语说， 愚蠢的乌鸦才认为它们是鸟类中最美
14、丽的，真正美丽的凤凰总是不断地清洗着自己的羽毛。 有孤芳自赏毛病的人，品一下这句谚语的含义，也许能从中悟出点做人作文的道理。八忌掠人之美在机关中，难免会有一些“滥竽充数”的人。这些人并无真才实学，他们之所以能够混下去，有时甚至颇为得意，凭的就是掠人之美的本事。在撰文方面掠人之美的表现主要有三种，即把合作说成是自作、把过目说成是过手、把办文说成是撰文。某单位组织科长伏壹思文字水平一般，但他科里三名科员的文字水平都不错。科员写好东西自然要交给他过目，有时他也不疼不痒地说点意见，有时什么意见也没有。但本科文字材料他必定亲自送到处长那里，也必定说原稿如何不行，他自己如何过手后才是这个样子。久而久之。在处长眼里，伏壹思是个文字能力很强的科长。一次，上级机关物色“笔杆子”，处长便把伏壹思推荐了去。伏壹思调去不久，上级机关便把他“退”回来了。处长一调查，原来伏壹思根本不是块搞写作的料，过去能在这儿混，主要是科员们撑的门面。于是便把伏壹思调离了。秘书撰写公文的能力是综合素质的体现，也是能否赢得同行尊重和领导信任的重要“标志”之一。一个负责起草公文的秘书，能否成为本单位公认的“笔杆子”，关键在自己的刻苦努力，而不应该把心思用在侵占别人的劳动成果上。掠人之美为自己之美，终归是靠不住的。
