某某公司办公室管理制度

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1、深圳市某某有限公司1 办公室管理制度一、目的1、为加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。2、为提高公司内部工作的效率效果，根据不同工作内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。二、适用范围本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、职责范围1、人事行政部全权负责主持开展办公室各项管理工作。2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。3、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、5S管理等工作，保证各项事务有序开展。4、 协调

2、各部门之间的行政关系， 为各部门工作开展提供支持与服务。5、收集各部门反馈信息和外部资讯，及时做出整理， 上传下达各项指令，为领导决策提供建议和支持。6、协助其他部门工作，完成上级领导交代的其他工作。四、办公室工作规范1、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工手册细则执行。2、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。五、办公室事务管理（一）文件管理制度定义：文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责深圳市某某有限公司2 范围所制定颁发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资

3、料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。第一条管理要点1、 促使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高发文效率和质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、 文件的起草、

4、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由人事行政部人员负责执行。2、 公司上报下发制度文件的职权主要集中在人事行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送制度文件。3、 公司对内公开文件由人事行政部负责起草和审核，总董事长签发生效。4、 凡寄至公司的文件、传真等，由人事行政部签收并做好记录。5、 机密文件由业务相对应的各中心总监保管，工作人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需人事行政总监批准后方可借阅。深圳市某某有限公司3 7、 文件管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、

5、 按时间、主题、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报人事行政总监签字批准。10、管理要点和制度规范按照文件控制程序执行。第三条文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁（二）文书管理制度第一条管理要点1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效

6、率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、 文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、建议意见、会议纪要、总结汇编） 、人事行政部发文文书（学习资料、各类简报） 、宣传资料、各类应存档的图表、 其他有关公司的重大事项文书资料。3、 除通知、公告外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。深圳市某某有限公司4 第二条制度规范1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、 按照文书管理范围， 人事行政部的发文需要填写 发文记录表，所有文书

7、原稿均由人事行政部分类存档备查。3、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。4、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。5、 档案管理员为第一责任人，若发现文书丢失，人事行政部必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由档案管理员负责承担。6、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条流程设计起草文书填写发文记录表( 需要时) 张贴存档更新目录(纸质档与电子档 ) 借阅清退审批销毁（三） 档案管理制度第一条管理要点1、 为维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、

8、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、 根据文书整理和文件整理编号，对相关资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规范1、 应归档的文件、 材料由档案管理人员负责收集，份数齐全，包深圳市某某有限公司5 括附件、批复、定稿等。2、 所有归档文书 材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、 各部门需借阅相关档案，须由人事行政总监签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5

9、、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理编制编目存档借阅清退六、 办公用品管理制度第一条管理要点1、 为加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、 人事行政部负责办公用品的处理和管理工作，权责一致，严格要求，无私自挪用现象。3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终盘点统计”原则。4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规

10、范1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由人事行政部全权负责。深圳市某某有限公司6 2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月8 号之前各部门将所需办公用品报至行政前台，人事行政部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门领导批准，董事长签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门领导批准。3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。5、 任何人未

11、经允许不得进入办公用品仓库，不得私自挪用办公用品。6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、 人事行政部建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。8、 仓库管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条管理流程设计编制办公用品采购清单审批采购入库登记发放出库登记月末清算汇总七、 会议管理制度第一条管理要点1、 提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、 清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高深圳市某某有限公

12、司7 会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条制度规范1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，指派专人做好相应的会议记录。3、 会议记录根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，存档或以邮件方式发送相关人员。4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄

13、。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。第三条管理流程设计会前：确定议题会上所需资料准备通知申请会议室；会中：积极参与做好会议记录；会后：清理会议室整理会议记录发送相关人员归档整理八、 5S 管理制度第一条管理要点1、 为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本。3、 提升员工工作热情，提升全员素质，塑造良好的企业形象，打造企业品牌，提升企业核心竞争力。第二条制度规范深圳市某某有限公司8 整理1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要

14、”和“不要” ；分类如下：1）设备：电脑、打印机、文具、书籍等；2）空间：柜架、桌椅、储物箱等；3）物品：个人物品、装饰品等；3、 “不要”物品经部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。4、 “必要品”的使用频率和常用程度基准表常用程度使用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃中在过去半年里只使用过一次的物品集中存放（归到一个档案柜）一个月使用一次的物品集中存放（归档存放）高每周或每天都使用的物品保存在办公桌或随身携带整顿1、 办公室及岗位区整顿1）办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、，不允许放其他与工作无关的物品； （备注：电脑主机要放置在

15、放主机的位置， 键盘放置在键盘架上， 下班后即时关闭电源）2）一般常用办公用品： 未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内；3）电脑线、网线、电话线束好有序放置；4）人离开十分钟以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生，关闭显示器电源；深圳市某某有限公司9 5）文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；6）办公桌抽屉标准： 第一层，整齐地放置常用的办公用品； 第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私人常用物品；直角办公桌左边空格可放置临时性物品（如空白稿纸、即时性的文件卷宗等）；7）文件柜：透明层分类

16、整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空白表单等；柜顶不得放置其他物品；8）座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10 分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；9）垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下不外露显眼的地方；10）外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上；2、文件、资料整顿1）档案管理依照档案管理制度执行；2）将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3 种，不常用的文件要尽快处置；3）文件标识要与实际相一致；4）电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；清扫1）将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；2）清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机） ，公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁