行政管理(2016年3月23日1)

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1、,办公室统筹管理,主讲人：王燕,王燕 中国社科院经济学硕士； 美国ALAMO（阿拉莫）公司认证培训师，国际人力资源管理（IMHR）资格认证培训师 ； 先后担任过央企人力资源总监、某咨询公司执行总经理、上市公司人事行政副总、外资企业行政总监等职务，二十五年的企业高级管理和培训管理经历，参与和主持过多家企业人力资源管理咨询项目。,中国高等教育学会秘书学会专业委员会培训师,课程内容,会议服务与管理,Yes or No,办公室工作“加班没完没了，材料没多没少，下班没晚没早，吃饭没饥没饱”，却很难做出轰轰烈烈的成绩。 有人形容在办公室工作的同志是“疾驰的马、温顺的羊、吃草的牛、看门的狗”。 办公室管理就

2、是吃力不讨好、没完没了的杂事。 办公室管理很难做出亮点，却很容易被批评。 谁都可以对办公室人员頣指气使，我们就是个受气包。 办公室可要可不要，并不是最重要的职能部门。,你怎么看待办公室的工作,他人眼里的办公室,办公室 核心机构 窗口脸面,办公室工作 千头万绪 重点重要,办公室人员“红太阳身边的人”,不是领导的领导 是领导更是领导 是领导的眼、手、耳、腿、脑、心,办公室工作概述,办公室,办公室是党政机关、企事业单位、社会团体等组织设置的辅助领导管理和综合服务的办事机构。 作用：承上启下，协调左右，沟通内外，传递信息，研究政策，辅佐决策。 办公室的灵魂人物办公室主任,办公室的地位,中心:管理运转中

3、心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。,枢纽： 联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。,窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，代表着本单位的形象。,办公室的主要职能,1、沟通信息 2、参谋咨询 3、协调关系 4、督促检查 5、掌管公文 6、处理事务 7、提供服务立足点：办文、办会、办事,办公室： 沟通上下的咽喉， 联系左右的纽带， 传递信息的中枢， 协助领导决策的“外脑” 和处理日常事务的“手足”,办公室工作特点,办公室工作的主要特点,综合性： 事务性工作：文件收发、送往迎来、会议安排。 专业性工作：档案管理、

4、统计管理、调查研究。 政务性工作：公文撰写、调查研究、机要保密。,辅助性：不能代替决策者、要向决策者提供信息、不能擅自指挥全局、协助领导处理好日常工作。,服务性：为上级领导服务、为同级领导服务、为下级和基层群众服务。,1.政策性强要吃准 2.事务繁杂要理清 3.工作标准高要严格 4.业务跨度大要学习 5.工作强度大要调节 6.被动多于主动要服从,办公室工作的主要特点：,组织中枢,沟通桥梁,幕后英雄,经营理念、管理策略、 企业精神、企业文化、 用人政策等重大问题,行政工作的理想境界 是“润物细无声“。,办公室的基本任务,1.参与政务调查研究、提供信息、提供方案、拟办意见、提出建议，即给领导出主意

5、，提意见，拟方案。,2.协调业务协调、沟通各部门业务，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。 协调信息、协调关系、协调政策、协调计划。,3.掌管事务业务方面的事务，后勤方面的事务， 党务方面的事务，干部方面的事务，工团方面的事务，宣传方面的事务。,4.搞好服务为上级分忧，为同事解难，为全员 服务。,办公室管理工作的关键点,制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 危机管理 跟踪、监督、检查、反馈,17,办公室的业务范围（表一）,18,办公室的业务范围（表二）,带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工

6、，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。,上司交办的 其他工作,忙乱是管理中的大忌，工作持续忙乱的原因： 工作没有主次 做事没有条理 分工不明确 领导者的工作方式,不同层次人员的工作重点,新时期办公室工作面临的挑战与机遇,统筹企业行政管理 参与重大事项的决策 谋划企业的运营与发展,我们面临新的形势,外部： 经济全球化、多元化，企业之 间的竞争加剧，科技发展日新 月异，互联网应用的无边界变 化，经济新常态、科技创新、 智能科技成果的大量运用。,内部企业内部不断调整的组织架构、随时有可能进行的业务重组；85、和90后新员工的工作观念变化，员工不断提升的需求水平；领

7、导要求大家努力营造良好工作环境等等。,我们面临新的形势,我们现有的管理观念、管理方式、程序、队伍建设和管理水平方面跟时代要求存在一定差距，企业在这种复杂的局面情况下，不断地调整、改革，作为参谋部门办公室,公司的各项工作需要通过我们办公室去传达、布置、实施。,我们面临新的挑战,如何应对面临的挑战与机遇,要求办公室人员要胸怀全局想问题。 一要把握时代背景。要对国内外风云变幻了如指掌，对时代大背景非常清楚。 二要熟悉大政方针，所谓“大政方针，就是党、国家、企业的路线、方针、政策、法规、法则、制度。 三要清楚参谋的内容，由于各级办公室的地位、职能不同，各办公室掌管的业务范围不同，谋划的内容也不尽相同。

8、 四要掌握谋划方法，譬如“船”和“桥”，过河没有船和桥不行，办公室工作人员出谋划策，不掌握正确方法也不行。 首先要围绕中心工作搞谋划；其次要围绕主要矛盾搞谋划；再次要围绕棘手问题搞谋划。,如何应对面临的挑战与机遇增强三个意识,1.增强大局意识,增强大局意识,找准定位，谋划全局。树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识。对战略性、全局性、宏观性的关键问题，要增强敏感性，主动参与，积极谋划，要紧跟领导思维节奏，紧跟重大决策进程，重点协助领导抓好信息咨询和决策落实。找准工作关键环节，及时提出相关建议。,增强服务意识,2.增强服务意识,热心,增强服务意识,2.增强服务意识,3.增强责任意识,增强责任

9、意识,办公室工作无小事。 确切地说，干好了都是小事，干坏了则都是大事，任何一件事出了纰漏都会事关大局。,如何应对面临的挑战与机遇提高四个素质,1.提高政治素质,政治就是“管理众人之事”-孙中山,1.提高政治素质,政治素质是办公室人员的首要素质； 要坚持不懈地学习党的各项理论、国家的各项政策、企业的各项制度； 在思想上、行动上与党中央保持高度一致； 坚持原则，实事求是，忠于职守。,2.提高品德素质,服从组织，顾全大局； 光明磊落，脚踏实地； 公道正派，谦虚谨慎； 关心他人，助人为乐； 严以律已，廉洁奉公。,3.提高心理素质,稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志；急而不躁，怒而不形，喜而

10、不亢；随和而不盲从，自信而不固执；忍让而不窝囊，直率而不粗暴；多思而不多疑，谨慎而不圆滑。,3.提高心理素质,心小了，小事就大了；心大了，大事都小了；看淡世间沧桑，内心安然无恙。大其心，容天下之物；虚其心，爱天下之善；平其心，论天下之事；定其心，应天下之变。大事难事看担当，逆境顺境看胸襟；有舍有得看智慧，是成是败看坚持。“宠辱不惊，闲看庭前花开花落；去留无意，漫随天外云卷云舒”。,4.提高知识素质养成终身学习的习惯,积淀深厚的理论功底精通的专业知识宽广的基础知识,要有选择地读一些古今中外的文学名著，这些文学名著不仅有精彩的故事，让你读到各个时代的人文历史，更重要的是那些细腻准确的描写特别能够加

11、深人对生活、对人性的理解。 读几本经典的心理学著作。如果有一些心理学知识，对人的心理规律有所认识，那么，在出现问题比如抑郁、焦虑时，就会有正确的应对，知道如何适当地自我调整。 读一些经济学教科书。懂一点经济学，在日常生活和工作中，起码会明白社会与个人的成本与收益的核算问题。 读一点中国传统文化经典。比如史记、论语、道德经、庄子，中国通史等。 增加文学修养：古文观止、余秋雨散文、读者。 出世入世、排解心情，读菜根谭、围炉夜话、小窗幽记。,4.提高知识素质腹有诗书气自华,如何应对面临的挑战与机遇提升五个能力,1.提升办文能力,公文办理是办公室的一项重要工作。要做好公文办理工作，必须抓好两个方面：保

12、证公文质量，提高运转效率。,层次要清楚,结构要合理,标题要准确,措辞要得当,文字要简练,表述要一致,文种要正确,用语要得体,2.提升协调能力,原则：,办公室要着力加强四个方面的协调,既坚持原则又善于变通； 既不回避问题又不激化矛盾； 既要把握时机又不急于求成。,3.提升办事能力,世事洞明皆学问 人情练达即文章,气不和时少说话，有言必失；心不顺时莫做事，做事必败；事莫虚应，应则必办，不办便结怨。愿莫轻许，许愿必还，不还便成债；万物都在说法，看你如何着眼；一切皆是考验，试你如何用心。,办事做到滴水不漏,办事是办公室工作的重要职能，在办公室工作必须锻炼自己的办事能力，无论办任何事情，上级指示的、领导

13、交办的、下级请办的、同事委托办的，都要办得明明白白，不能办得稀里糊涂，都要雷厉风行，不能拖拖拉拉，都要严谨细致，不能粗枝大叶，都要有始有终，不能虎头蛇尾，都要严格有序，不能杂乱无章，总之一句话，办事要滴水不漏，做到“快、准、细、严”。,“快、准、细、严”。,（一）快急事急办，特事特办，有事速办。 （二）准理解意图准，掌握情况准，反映问题准，处事站位准。 （三）细大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意，生事不自我。 （四）严按法规办事，按程序办事，按规则办事，按职责办事。,4.提升应急能力,从容应对,急事急办、特事特办。急事、特事都是超常规之事，按常规办法办不好，也办不了，当“明白人”，用特别的措施

14、、特别的手段来办理应急事项。,沉着冷静、镇定自若,能够把原则性与灵活性有机地统一起来，做到忙中求快，忙而不乱。,5.提升创新能力,超越传统思维方式和既定的习惯做法;培养创新思维，增强创新意识;要敢于探索，勇于突破;主动性、创造性地开展工作。,提升五个能力技能要求,提升五个能力,参谋得力,协调到位,督办及时,服务周到,表率要正,总体要求,六点建议,建议,文本,文本,文本,文本,文本,文本,对外要大气,对内要 和气,办事有灵气,自身有正气,团队有士气,结果要提气,六点建议把握好六个字,刚：骨宜刚； 柔：气宜柔； 大：志宜大； 小：胆宜小； 虚：心宜虚； 实：言宜实。,高山仰止，景行行止；虽不能至，

15、心向往之。以上体会与大家共勉。,最 后,办公室日常事务管理,一、接待工作 1、原则 2、程序 3、标准,二、信访工作 1、处理群众来信、来访 2、建立信访制度 登记、办理、举报案件立案、查处、督办、保密、回访制度,三、日常事务管理 1、值班管理 2、领导活动安排 3、保密管理 4、办公室资源管理 5、后勤事务管理（环境、设备,四、商务活动 1、参观 2、典礼仪式 3、展览招商 4、商务谈判与签字仪式 5、商务宴请,五、外事工作 1、特点 2、原则 3、礼仪 4、接待 5、陪同出访,日常事务管理保密管理,企业秘密： 商业秘密、科技秘密、公文秘密、会议秘密、信访秘密、通信秘密、领导秘密等,保密管理

16、指从国家、企业的安全利益出发，将国家、企业秘密控制在一定范围和时间，防止泄漏以及被非法窃取利用所采取的一切必要的防范措施与手段。保密管理体系：保密管理主体、管理客体、管理工具或手段、管理目标与管理绩效等,保密范围： 国家秘密：国家事务重大事项、国防建设和武装力量、外交和外事活动、国民经济和社会发展、科技、国家安全等涉密事项,日常事务管理保密管理,办公室保密工作要求： 牢记保密范围 按章办事 弄清身份 以礼拒绝,密级划分及保密期限： 绝密：最重要的，30年； 机密：重要的，20年； 秘密：一般的，10年,保密工作的要求： 收文保密：签收农牧民件要履行签收手续，要事事有手续，件件有落实。 阅文保密：阅件人的范围、时间、地点。 制文保密：注意印发数量 传递保密：要有手续 携带保密 保管保密 交接保密 归档保密 清查保密 销毁保密,