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1、专专业业秘秘书书训训练练教教程程课程提纲课程提纲第一讲第一讲 秘书角色扮演与人际应对秘书角色扮演与人际应对1引言 2秘书的自我定位 3人际关系与沟通技巧第二讲第二讲 办公室礼仪办公室礼仪1.同事之间的相处之道 2.要有敬业精神 3 指令的接受与汇报第三讲第三讲 数字时代的档案管理数字时代的档案管理1档案管理的原则及常用方式 2档案管理的方法 3名片的档案管理 4运用电脑管理档案第四讲第四讲 专业形象塑造专业形象塑造1如何建立专业形象 2男性的穿着艺术 3女性专业形象塑造第五讲第五讲 访客接待与拜访礼仪访客接待与拜访礼仪1访客接待礼仪 2拜访的礼仪第六讲第六讲 中餐礼仪中餐礼仪1引言 2宴会前的
2、准备工作3餐具的摆放与使用 4餐桌上的形态礼仪第七讲第七讲 西餐餐桌礼仪西餐餐桌礼仪1引言 2怎样准备西餐宴会 3西餐桌上的礼仪 4如何成为称职的主人和受欢迎的客人第八讲第八讲 公司内部及国际性会议礼仪公司内部及国际性会议礼仪1会前的准备 2跨国会议的安排 3会议上的礼节第九讲第九讲 商务活动规划与上司行程安排商务活动规划与上司行程安排1上司出差前的准备工作 2上司出差当中的工作处理 3上司出差回来后的工作处理 4陪上司出差应担负的职责第十讲第十讲 企划案撰写与公文写作企划案撰写与公文写作1企划案的撰写 2公文写作技巧课程意义课程意义为什么要学习本课程？（学习本课程的必要性）为什么要学习本课程
3、？（学习本课程的必要性）开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展，工作理念不断更新，这就要求 职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。 本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战，为职业秘书提供了一套实用训练教程， 将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、 会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习，将为职业秘书不断 实现自我发展奠定坚实的基础。课程目标课程目标通过学习本课程，您将实现以下转变通过学习本课程，您将实现以下转变1. 掌握成为优秀专业秘书的各项技能 2. 如何开创多元化秘书生涯 3. 学习国际性接待和会议礼仪 4. 掌
4、握企划案撰写与公文写作技巧课程对象课程对象谁需要学习本课程谁需要学习本课程 企事业单位的秘书及行政助理 有志从事秘书职业者 欲提升自我职业化素养者第一讲第一讲 秘书角色扮演与人际应对秘书角色扮演与人际应对第一节第一节秘书的自我定位秘书的自我定位当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要 请一位好秘书” ，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。1 1秘书的工作内容秘书的工作内容 秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需 要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面： 辅助决策 当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上
5、司收集相关资料，帮助上司分析情况。 调查研究 当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。 收集信息 当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要 的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。 文书处理 文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。 会务准备 所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是 进行业务汇报。 公关工作 公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管 或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。 档案管理 在高科技迅速发展
6、的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑 来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。 工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程 度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时 间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。 查办工作 查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进 行证实。 接待工作 当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇， 产生宾至如归的感觉。 行政事务 行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有
7、空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。 保密工作 秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便 透露。2 2秘书应该具备的能力秘书应该具备的能力 秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元 化的，决不能只有单一专长。【自检】 以下是一些秘书在工作中的表现，你认为他们当中谁是合格的秘书，谁需要改进工作态度、提高工作能 力？ （1）小王在处理其他的事务时都非常能干，但是她讨厌写报告，认为写报告是一件无关紧要的小事，所 以没有在写作上下功夫。 （2）小李是财务经理的秘书，经常有同事或者好友向她打探别人的薪水，小李总是巧妙地回避这些话
8、题。（3）小张做了多年的秘书工作，一直做得很好，只是最近两年公司引进电脑，实行电脑化管理，小张没 有学过电脑，觉得适应不了。 _ _ _ 见参考答案 11 小李是一名合格的秘书，小王需要提高写作能力，小张需要提高操作电脑的能力。第二节第二节人际关系与沟通技巧人际关系与沟通技巧认知人际关系认知人际关系1 1增进人际互动增进人际互动 人是一种群体动物，没有人可以离群独居，我们每天都要进行人与人之间的互动。人 际关系涉及各种问题，职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系，有一句老话说得好， “先学做人，再学做事” ，如果不会做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。 那么怎样才能增进人际互动呢
9、？这要靠平时的积累。朋友不会从天而降，也不会突然 出现，我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友，建立人际关系网。2 2人际交往的流程人际交往的流程 人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一个循序渐进的过程，一般来说，这个过程可 以分为八个步骤，其流程如下图所示。图图 1 11 1 人际交往的流程图人际交往的流程图3 3人际交往的四种态度人际交往的四种态度 人际关系有四种交往态度： 我不好，你好，这是大公无私的态度。 我不好，你也不能好，这是玉石俱焚的态度。 我好，不管你好不好，这是自私自利的态度。 我好，你也好，这是我们追求的目标，希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素
10、人际关系的因素1 1影响人际交往的客观因素影响人际交往的客观因素 时代背景 时代不同，人们的观念也会存在差异，会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。 在以前的农业社会中，邻居之间的关系非常好，尤其在农村，一家办喜事，全村的人都出 动，而在当今的商业社会中，人们住在电梯公寓里，楼上楼下甚至都互不认识。但是随着 现代高科技的发展，尤其是因特网的出现，使得空间距离已经不是问题，为人们的交往提 供了极大的便利。 生活压力 人们在生活中难免会面对许多压力，比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力 等等，这些都会影响个人的看法与想法，也会左右人们人际开拓的脚步。 环境的阻隔 环境是影响人际交往的最直接
11、的因素之一，环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机 会见面、谈心，久而久之，感情就慢慢地变淡了。 角色定位在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龙套，不管怎样，我们从戏 剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色，如果今天我们扮 演秘书的角色，就要把秘书的角色诠释的尽善尽美，达到最高境界。2 2影响人际交往的主观因素影响人际交往的主观因素 人格特质 有些人生性木讷，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主动外向，总有许多人围绕在他 身旁。个性的不同，自然会带来不同的生活面。 认知的差距 对事情认知的差异性，也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭，一个人要吃 洋葱面，而
12、另一个人要吃鱼翅，两人对美食的认识不一致，以后也很难在一起吃饭。 态度习惯 不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯，每个人都有自己的处世习惯，如果习 惯一致，则容易相处，所以有“物以类聚”的说法。 沟通协调 有效的沟通能够拉近两个人的距离，而失败的沟通则恰恰相反，正所谓“话不投机半 句多” 。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处，结果产生彼此之间的距离。 利益冲突 人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了，朋友之间因为利益冲突而造成老死不相 往来的现象并不少见，在利益的面前，需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。 当你总是把“我”字摆在第一位的时候，你的朋友一定不会很多。所以，一定要兼顾 每一个
13、人的感受，善于沟通，妥善维系人际关系。【自检】 分析如下影响人际交往的因素，判断哪些是客观因素？哪些是主观因素？ 人格特质沟通协调时代背景 角色定位利益冲突环境的阻隔 认知的差距生活压力态度习惯见参考答案 12促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因1 1促进人际关系的技巧促进人际关系的技巧 想要有效的增进人际关系，需要掌握下面的一些技巧： 守信用 做人要言而有信，才能赢得别人的尊重和信赖，在人群中建立良好的口碑。 说好话 心存善意，学习说话技巧，多鼓励他人，随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人， 才是最佳的公关高手，赞美是人际关系的润滑剂，不花一分钱，就能
14、获得很好的效果。 勇于认错 许多人明知犯错，却碍于面子死不认错，甚至将错就错，丧失自己的公正性，这样只 能使自己走进死胡同。而勇于认错的人，却如冬日暖阳，令人觉得温煦可亲。 尊重他人 “敬人者，人恒敬之” ，一个懂得尊重别人的人，必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候，要因人而异，因场合不同，选择不同的 方式。 欣赏别人 古人云“三人行，必有我师” ，每个人的专长不同，如果能做到不耻下问，虚心求教， 就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸，做一个欣赏他人优点的鉴赏家， 才能左右逢源，增加人际开拓的能力。 善于倾听 很多时候，一双善于倾听的耳朵比一口
15、伶牙俐齿更受人欢迎。 重视仪表 据调查，一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿，所以我们必须重视 仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养，我们应该对成功 者的个人特质多加揣摩，建立自己的印象特质，找出属于自己的吸引力。 运用语言表情 说话速度如连珠炮，会使人无法完全理解，沟通时就会产生瓶颈；谈话时有气无力， 冗长无味，也没有几个人能够忍受；只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅 动人、搭配合宜的姿态，才能展现声音表情的美学。 运用肢体语言 优雅的肢体语言就像一块磁铁，能紧紧地吸引别人的注意力，发言时与肢体语言相辅 相成，更能带来好的效果。2 2人际交往失败的原因人际交往失败的原因 有的人在人际交往中常常会失败，究其原因，有各方面的因素。造成人际交往失败的 原因主要有： 习惯动作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等，让人退避三舍。 讲粗话，言语乏味，口头禅太多，都令人不喜亲近。
