秘书任职资格标准（V2.0）

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1、秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日秘书类任职资格标准秘书类任职资格标准（第二版）（第二版）华为技术有限公司华为技术有限公司二零零三年八月一日二零零三年八月一日秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日目目 录录第一部分第一部分 概述概述第二部分第二部分 级别角色定义和基本条件级别角色定义和基本条件 第三部分第三部分 标准核心内容模型标准核心内容模型 第四部分第四部分 标准核心内容描述标准核心内容描述一、必备知识一、必备知识二、行为标准二、行为标准三、技能标准三、技能标准四、素质标准四、素质标准 第五部分第五部分 附则附则秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日秘书类（专业

2、族）任职资格标准秘书类（专业族）任职资格标准第一部分第一部分 概述概述一、标准名称一、标准名称 秘书类任职资格标准。二、标准定义二、标准定义秘书任职资格标准是指从事秘书类岗位工作的职位胜任要求。三、标准适用范围三、标准适用范围职位类别：秘书四、标准级别：四、标准级别：秘书任职资格标准分为基础类和助理类标准，其中助理类标准包括初级行政助理标准和行政助理标准。五、标准的结构：五、标准的结构：本标准包括级别角色定义、基本条件、必备知识、行为标准、技能标准、素质标准。第二部分第二部分 级别角色定义和基本条件级别角色定义和基本条件一、级别角色定义一、级别角色定义级别角色定义即关于各级别可承担角色的描述，

3、包括掌握本领域内知识技能的宽度和深度；能够解决问题的范围和难度；在本领域内的地位；能够承担的职责。级别级别角色描述角色描述基础类基础类具备良好的服务意识，积极平和的心态，了解公司的相关规章制度并推具备良好的服务意识，积极平和的心态，了解公司的相关规章制度并推 行，掌握计算机操作技能，具有好的沟通技巧，协助主管和员工处理部门各行，掌握计算机操作技能，具有好的沟通技巧，协助主管和员工处理部门各 类例行行政事务、突发事件，为部门业务的正常开展提供有效服务。类例行行政事务、突发事件，为部门业务的正常开展提供有效服务。初级行政助理：初级行政助理： 具备良好的服务意识和工作主动性，掌握并推行公司的相关规章

4、制度，具备良好的服务意识和工作主动性，掌握并推行公司的相关规章制度， 具备一定的分析问题能力，并能发现问题给出解决建议，协助业务部门主管具备一定的分析问题能力，并能发现问题给出解决建议，协助业务部门主管 完成部门日常例行管理工作；协助秘书处主管有效管理秘书团队，推动秘书完成部门日常例行管理工作；协助秘书处主管有效管理秘书团队，推动秘书 体系建设，为业务部门工作的顺利开展提供有效服务体系建设，为业务部门工作的顺利开展提供有效服务. .助理类助理类行政助理：行政助理：秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日具有较好的理解力及解决问题的能力，协助主管进行日常管理，推动和具有较好的理解力及解决问

5、题的能力，协助主管进行日常管理，推动和 监控相关工作的开展监控相关工作的开展; ;负责秘书体系建设，有效管理秘书团队负责秘书体系建设，有效管理秘书团队, ,为业务部门提为业务部门提 供高效服务。供高效服务。二、基本条件二、基本条件级别级别基本条件基本条件初级：大学本科以上，通过转正考核。中级：从事秘书工作一年以上。基础类秘书基础类秘书高级：已获得中级秘书资格，继续从事秘书工作一年以上。初级行政助初级行政助 理理已获得高级秘书资格，继续从事秘书工作二年以上，承担助理类工作。行政助理行政助理已获得初级行政助理资格，在助理类秘书岗位继续从事秘书或秘书管理工 作二年以上。第三部分第三部分 标准核心模型

6、标准核心模型秘书任职资格标准模型秘书任职资格标准模型级别 核心内容基础类秘书初级行政助理行政助理必备知识需掌握： 时间管理/有效沟通/人 事管理指南/文档管理/ 组织气氛建设/公司产品 介绍/成本控制/秘书任 职标准需掌握： 问题调查与解决/团队建 设/计划与监控/财务基 础知识/秘书任职标准/ 考评员培训需掌握： 人力资源管理/有效激 励/项目管理/培训者 培训（TTT）行为标准基础类行为标准初级行政助理行为标准行政助理行为标准计算机操 作 掌握计算机操作技能， 包括 Word、Excel、Powerpoi nt、网络、打字/技能会议纪要 掌握会议纪要撰写技能/秘书任职资格标准 2003 年

7、 8 月 1 日英语较强的阅读及理解能力，依赖词典或相关工具，能阅读与工作相关的外文 资料且无重大歧义；能用英文书写E-MAIL；能进行简单的会话，沟通不流 利但仍可以接受服务精神2级2级3级团队合作1级2级3级成就导向1级2级2级影响力1级2级2级素质主动性1级2级2级第四部分第四部分 标准核心部分描述标准核心部分描述一、必备知识一、必备知识各级必备知识内容如下表：级别级别知识知识考查方式考查方式达标要求达标要求基础类秘书必基础类秘书必 备知识备知识时间管理/有效沟通/人事管理指南/文档 管理/组织气氛建设/公司产品介绍/成本 控制/秘书任职标准考试、调查、评 议合格初级行政助理初级行政助理

8、 必备知识必备知识问题调查与解决/团队建设/计划与监控/ 财务基础知识/秘书任职标准/考评员培训考试、评议合格行政助理必备行政助理必备 知识知识人力资源管理、有效激励、项目管理、培 训者培训（TTT）考试、评议合格二、行为标准二、行为标准秘书任职资格行为标准包括三级行为标准：基础类秘书行为标准、初级行政助理行为标准、行政助理行为标准。基础类秘书行为标准：基础类秘书行为标准：单元要素行为项达标关键点熟悉并根据既定的流程完成工作运用适当方法处理例行及例外事务按照时间分配原则，有序地组织自己的工作根据需要建立常用的模板及工作程序，提高效率要素1：组织好自 己的工作及时总结经验，将经验文档化，并与同事

9、共享熟悉流程，工作方法 适当、有序，善于总 结单元1： 提高流 程的工 作效率要素2：开发自我了解岗位职责和要求，明确本岗位发展方向明确职责，有自我提秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日明确自己在培训和工作改进方面的需求，经相关人员 同意后，积极参与培训与相关人员讨论确定阶段性自我提升计划，付诸行动 并及时总结以提高绩效建立并保存关于学习和工作经历的个人档案高意识并付诸行动热情地为员工提供其所需的信息、帮助或解决途径协助主管安排日常行政事务，并提供及时有效的支持 和帮助发现影响工作关系的各种问题，主动解决或者及时反 馈给相关人员要素1：积极培养 和维系有效的内部 工作关系采用合适的交

10、流和沟通方式，推动组织氛围的建设积极响应相关部门及公司外的需求，合理地提供所需 信息及帮助礼貌地接待来访者，注意遵守接待流程、礼仪单元2： 培养有 效的工 作关系要素2：建立顺畅 的外部工作关系如遇自己职责之外的情况，提交给相关人员处理良好的服务态度，方 法得当主动掌握与工作相关的各类信息来源和渠道接收、获取来自各类渠道的信息要素1：信息的接 收、获取及整理检查、筛选、分类整理信息，及时更正或汇报错误信 息在指定的期限内，选择适当的方式准确地提供信息到 指定部门或人员理解信息，主动对信息进行处理，并及时传递给相关 人员要素2：信息的传 送与跟踪跟踪信息的处理情况，并适时反馈根据规定选用合适的软

11、件及方法建立并维护个人信息 库，能够通过有效的查询方法查找数据及信息按照既定的方法维护公共信息库要素3：信息库的 建立与维护 重要信息及时备份，并掌握合适的恢复方法和途径， 保护信息及信息库不受损失熟悉各类保密制度保证所建立或维护的信息系统的安全与保密单元3： 信息管 理要素4：信息的安 全与保密 保证信息传递和跟踪过程中的安全与保密主动获取信息，处理 信息恰当，有安全保 密意识掌握公司及部门文档的分类标准，制定规范的文档分 类路径，并定期维护要素1：文档的分 类及存储及时、正确地按照分类路径存储文档，并保证文档的 安全、完整、有效根据需要，迅速查找到相关文档，并及时传递保证所提供文档的完整、

12、准确要素2：文档的查 阅 对保密文档的查阅和传递应符合公司规范和要求单元4： 文档管 理要素3：文档的归按要求定期对文档进行归档，并做好记录文档分类清晰，存储 安全秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日档及销毁按要求及时对文档进行销毁，并做好记录掌握公司及部门行文规范和模板理解制作文本的要求，运用适当的工具或软件，及时 将所提供的材料，制作成文本根据部门需求，拟制公文对所制作的文本进行检查及复核，确保文本的正确性；要素1：制作文本保证文本制作过程的安全与保密根据要求制作文本副本，并按要求加以整理或封装对副本的数量和质量进行核对，最大限度地避免材料 浪费单元5： 文本制 作要素2：制作文

13、本 副本保证副本制作过程的安全与保密制作文本符合要求熟悉公司相关管理制度，宣传、接受和处理员工咨询进行考勤管理，及时维护考勤数据进行部门例行考评的提醒、跟踪及汇总协助收集部门培训需求并组织培训要素1：协助主管 进行员工管理及时准确地跟踪、记录员工的各类人事变动，并处理 相关事宜熟悉公司相关管理制度，宣传、接受和处理员工咨询； 具备良好的成本意识，协助主管进行费用控制驻外机构及时办理三证（驻外机构登记证、组织机构 代码证、税务登记证）的开户、年审，接待三证主管 机关（经协、工商局、税务局）检查指导工作，每月 按时报税要素2：辅助财务 管理合理利用部门活动经费根据需求，申购、领用办公用品及设备监控

14、并维护各类办公用品及设备的日常使用情况，保 证资源的有效利用要素3：办公用品 及设备管理 协助建立并及时更新资产台帐，及时处理资产的转移、 清退、报废、调拨、并定期盘点监督和维护工作场所的整洁、有序维护工作场所内人员、物品、信息的安全单元6： 日常事 务管理要素4：办公环境 维护及管理向适当人员报告自己无法控制的影响工作效率的办公 环境问题，并跟踪解决熟悉制度，操作及时 准确，有成本意识。明确会议目的及要求配合会议需求准备各项资源要素1：会前准备 通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项，并确 认与会人员准时到会检查并保障会议所需的各项资源正常运作单元7： 会务工 作要素2：会中协调 跟进会议

15、议程，确保会议顺利进行考虑周全，准备充分， 确保会议安全有序进 行。及时输出纪要， 并跟踪落实秘书任职资格标准 2003 年 8 月 1 日及时准确地为与会人员提供会议相关信息灵活有效地处理例外事项，对自己无法处理的事情， 及时汇报至相关人员处根据需要，记录并整理会议内容及决策清理会议使用完毕的资源，结算费用根据要求整理输出会议相关资料并跟踪要素3：会后整理根据需要总结会务情况保证会议场地的选择、会场设施及布置、会议通知发 放的安全和保密保证会议全程的安全和保密要素4：会议安全保证会议资料、会议纪要的安全和保密初级行政助理行为标准：初级行政助理行为标准：单元要素行为项达标关键点依据目前的工作活

16、动和职业潜力找出自我发展需要， 确定个人的发展目标要素1：挖掘个人 潜力，正确定位发 展方向 根据个人发展目标，制定个人发展计划，定期检查， 总结反省工作，获取意见以制定改进和提高的措施客观认识自己、评价 自己合理组织个人工作，提高工作绩效单元1： 提高流 程效率 要素2：协助提高 组织绩效 主动发现部门/组织工作流程中的不足，与相关人商 议，优化或促成优化工作方法/流程，提高部门/组织 工作绩效主动提高工作流程效 率明确自己和相关人员的职责承诺兑现，如遇到无法解决的困难及时反馈给相关人 员主动了解同事的需求，提供有效帮助及信息，对同事 的工作提出建议沟通方法和提供帮助的方式满足同事需求主动关注团队的组织氛围，采取有效措施推动组织氛 围建设要素1：与同事一 起创造、培育和维 持有效的工作关系与同事有关的个人的信息应予以保密及时/准确的建立、维护外部工作信息库准确地设立、商定和记录与外部联系人员协作的方法 /制度在自己的能力和权限范围内给外部人员提供适当的帮 助