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1、高级秘书、助理与办公室行政统筹管理,课程内容,办公室,办公室是各单位内设置的综合性行政机构。 承上启下，协调左右，联系内外，传递信息，研究政策，辅佐决策。 办公室的灵魂人物办公室主任,（一）新时期办公室工作面临的挑战与机遇,统筹企业行政管理 参与重大事项的决策 谋划企业的运营与发展,办公室工作概论,1.政策性强要吃准 2.事务繁杂要理清 3.工作标准高要严格 4.业务跨度大要学习 5.工作强度大要调节 6.被动多于主动要服从,办公室工作的主要特点：,（二）办公室的地位与职能,中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。,枢纽： 联结决策层与执行层的
2、纽带。 联结各职能部门的纽带。,窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，代表着本单位的形 象。,职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,他人眼里的办公室,办公室 核心机构 窗口脸面,办公室工作 千头万绪 重点重要,办公室人员“红太阳身边的人”,不是领导的领导 是领导更是领导 是领导的眼、手、耳、腿、脑、心,组织中枢,沟通桥梁,幕后英雄,1.参与政务给领导出主意，提意见，拟方案。 2.协调业务协调、沟通各部门业务 3.掌管事务业务方面的事务，后勤方面的事务，党务方面的事务，干部方面的事务，工团方面的事务，宣传方面的事务。 4.搞好服务为上级分忧，为同
3、事解难，为全员服务。,办公室的基本任务,13,辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作,办公室人员的日常工作,14,办公室人员的日常工作（表一）,15,办公室人员的日常工作（表二）,上司交办的 其他工作,不同层次人员的工作重点,17,办公室事务,办公室管理,气派 个性,舒适 美观,和谐 便利,环保 健康,实用、方便,良好办公环境五大标准,办公室布置的环境要求,19,日常事务管理,20,目标统一 权责一致指挥统一 分工协作利益原则 精干高效,日常事务管理的工作原则,21,食堂管理的特点 食堂管理的内容食堂的计划管理 食堂的财务
4、管理食堂原材料管理 食堂服务质量管理,企业食堂管理,22,宿舍分类 单身、倒班、家属宿舍管理的内容 宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍服务、宿舍安全,企业宿舍管理,23,文体场馆的建设管理 切合实际、量力而行、适当满足、专人负责、文体活动的组织管理 积极、及时、有效、有计划、结合本企业特性、,文体生活管理,24,车辆的使用管理（车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定）车辆的保养与维修管理（车辆的保养、车辆的维修）车辆的油料与材料管理,车辆的日常管理,25,改进服务态度，提高业务水平 保养、节油、安全教育、职业道德教育、遵章守纪教育严守交通规则，确保行车安全加强车辆道路管理,司机管理,（三）
5、、新时期办公室工作的四个转变,1、从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2、从收发传递信息转变为综合处理信息； 3、从单凭老经验办事转变为实行科学管理； 4、从被动服务转变为力争主动服务。,角色定位与办公室管理,办公室主任（高级秘书 ）的职业定位,我们认识自己吗？,约哈瑞窗户,怎样利用了解之窗？,不知道,知道,盲目区,知道,开放区,未知区,不知道,隐藏区,别人,自己,相互尊重 共同交流,虚心听取 认真回应,开诚布公 实话实说,相互尊重 共同探讨,美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论,你的潜能都开发了吗?,33,测试题如下：一个记
6、事本和一支铅笔的总价格是.元，记事本比铅笔贵元，请问笔的价格是多少？,34,正确答案是铅笔价格为分钱，记事本价格为块。研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是“角钱”。研究人员把答对者归类为“思考型”。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。答错者则属于“直觉型”。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。,为人,处事,办公室管理的技能需求,办公室主任,特殊位置： 承上启下 沟通内外 联系左右 兵头将尾,角色： 对上的“秘书、参谋、助手” 对下的“领导” 对外的单位工作“大管家” 对内的单位事务“牵头人”,37,“三位一体
7、”,上司,同事,下属,38,是上级的窗口和桥梁,完成目标同时 实现自身的发展和提升,是上级的辅助者和补充者,是上级的执行者和推动者,作为下属的四项职业准则,39,内部客户,是同事,是配合者,是竞争者,40,作为上司时的六大角色,业务骨干,计划者,执行者,教练员,团队领袖,沟通者,办公室主任应有的管理理念 1.目标管理目标设定、在职辅导、激励与反馈 2.团队精神 3.勇于承担责任 （赢得信任、追随；增加勇气，发现问题，提升自我） 4.注重结果的同时善于思考,办公室主任应有的管理理念 5.权变的管理方式一把钥匙开一把锁 6.决不纵容能力不足的人 7.眼中不能只有超级明星,秘书的职业定位及技能要求,
8、-秘书的职业定位.ppt,秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。全球第一CEO杰克.韦尔奇,年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。 -李嘉诚原秘书洪小莲,一个优秀的秘书需要具备：,有追求 负责任 重视细节,为什么做秘书比如何做好秘书更重要！,但是， 一个优秀的秘书最需要具备：,结果思维 -贵阳参考秘书的素质.ppt,如何做一个出色的秘书,案例分享
9、 贵阳参考秘书工作案例.ppt,成为优秀秘书的方法,-需打印资料一个秘书冷热之道.doc -学员课件如何做好一个秘书.ppt,案例分享,昆明学员案例分享-九段秘书.ppt,新时期办公室领导艺术,53,角色定位与用人,序号 关系 忠诚 才能 命 名 1 亲 忠 才 经营核心2 亲 忠 庸 事业辅佐3 亲 逆 才 恃才自傲4 亲 逆 庸 不肖子弟5 疏 忠 才 事业伙伴6 疏 忠 庸 耳目眼线7 疏 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员,办公室领导的决策艺术,领导决策辅助信息搜集方案提供恰当处理同智囊团的关系昆明关于决策案例.ppt,办公室领导的协调艺术 现代领导的“第一艺术”,第一领导艺术
10、协调沟通,办公室领导的协调艺术 （一）协调的方法与艺术,1为什么要协调工作职责领导职责办公室的基本任务组织的正常运转上级意图的贯彻化解矛盾、求得和谐最重要的领导方法与艺术,办公室领导的协调艺术,2什么是协调 对各种复杂关系进行调节，以达到领导与管理目的的一种活动,和合融洽，协同和谐配合得适当，步调一致人们为了均衡而做出的努力,办公室领导的协调艺术 协调什么,纠纷矛盾冲突对抗环节流程压力,核心各种关系,办公室领导的协调艺术 协调的标志,和谐满意合理共赢完善完美均衡、平衡-搁平、摆平健康,阴阳平衡 刚柔相济,办公室领导的协调艺术 怎样协调,协协商-商量、建议协助-帮助、助销协理-协助、办理,调调节
11、调整调理调适调配调解,办公室领导的协调艺术 协调,协商调节而解决问题让步妥协创新：用新思路、新方法中庸：极高明至中庸把握好“度”，艺术中的艺术,办公室领导的协调艺术,案例：协调纠纷（矛盾、冲突）如何分轻重缓急昆明协调案例.ppt第一，原则与非原则第二，利益冲突与认识问题第三，旧矛盾还是新矛盾第四，内部与外部协调最好的方法沟通-人际沟通、有效沟通,办公室沟通艺术,沟通在行政管理中的地位,组织,指挥,控制,计划,高层,基层,沟 通,中层,双70定律：1，各层级经理平均花费约70%的时间用于沟通；2，日常管理中约70%的管理问题是来自于沟通障碍。,行政管理因沟通而成功,管理沟通,表达艺术,沟通是人们
12、通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径。,沟通就是生产力,口才就是领导力,感悟：沟通是职业成功的天梯。,办公室的沟通艺术 沟通的方法与艺术,为什么要沟通人性始然交往交流,人人需要相互了解有安全感完善发展生活生命,办公室的沟通艺术,什么是沟通 为了一个设定的目标，把信息、思想、和情感在个人或群体间间交流，达成共同协议的过程关键词交流共同目标信息,办公室的沟通艺术,三大要素（1）目的目标（2）协议（3）传递思想情感信息哪一个更容易沟通？为什么？,别人行动的 20%,别人听懂的40%,别人听到的60%,你嘴上说的 80%,你心里想的 1
13、00%,指令不能有效执行的真正原因！,沟通的漏斗,沟通的一般定律,你在说什么，内容（ ） 你是怎样说，声音（ ） 你的肢体：非语言（ ）,沟通的黄金、白金定律,黄金定律 你想怎样被对待，你就怎样对待别人，所以要设身处地地倾听。白金定律 以别人喜欢的方式对待他们。,行政管理中的沟通,管理沟通成功图解,沟通九大症结 情况不明 目标模糊 责任错位 对象错位 拒绝沟通 曲解误解 形式不当 缺少反馈 不良干扰,适当的人，对适当的对象，在适当的时间，以适当的方式，以适当的语言，做适当的沟通。,管理沟通的要诀,无论是哪一种沟通，都要遵循Kiss原则：即言简意赅。,工作沟通要诀：上行：理解为主 下行：说服为先
14、横向：协调为上 斜向：借权为用,管理说服7式,举例,第一段情感认同：你今天发火，我理解。 第二段情感置换：我想起了创业时候，那时候我们都有脾气。关起门来可以拍桌子。但是今天你在部下面前。 第三段情感提升：国有国法，家有家规。我们关起门来是哥们，可在台面上，我们是上下级。你不是为我受委曲，是为了咱们的事业？,沟通的五大原则(基础)真诚：信任： 理解： 自制： 宽容：,沟通基础,真诚,宽容,信任,自制,理解,地位差异,语义,无反馈,认知,情绪,性格,沟通中的障碍,与下属沟通的艺术,1、尊重 2、批评要针对具体事件 3、让对方说出期望 4、布置任务明确具体,如何进行表扬与批评,五步表扬批评法： 告诉他们好/错在什么地方。 说明事件的价值/危害。 你为此而高兴/难受。 沉默片刻，让他们感觉你的心情。 表示你对他充满希望。,事先明确你对工作的评价。 确认你针对的事实 选择最佳的时机和场合。 事后，核查效果并加以改善。,
