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1、流程文件恒康乳业有限公司公司级合同 管理制度文 件 号HK-C-003 版次1 编 制审 核批 准共 2 页第 1 页日 期日 期日 期生效日期更 改 记 录标记处数更 改 单 号更 改 人更改日期更 改 记 录标 记处 数更 改 单 号更 改 人更改日期1目的及适用范围 1.1 为了规范恒康乳业有限公司公司级合同管理，降低公司级合同风险，特制定本程序； 1.2 本程序的适用范围为恒康乳业有限公司公司级中存贷款及结算合同、外部合作和合资/ 购并三方面的合同 1.3 本程序由恒康乳业有限公司总经理办公室拟定，其解释权及修改权归恒康乳业有限公 司总经理办公室； 1.4 本程序自 2001年 月 日
2、起执行。2职责 2.1 公司级合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度； 检查公司级合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上盖合同章并 编定合同号码；建立恒康乳业有限公司的合同台帐并记录公司合同审批和执行进程； 保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同原件和汇报合同管理状况。 2.2 财务部负责根据预算审核该合同并保存合同正本；在合同执行中负责根据合同规定核 付/核收合同帐款；根据合同执行情况更新合同管理台帐并及时向文秘中心和总经办发 送。 2.3 法律顾问负责审核合同的合法性； 2.4 公司部门经理以上（含部门经理）的人员负责在工作中按实际需
3、要提出公司级合同申 请，接洽合作者，谈判和拟订相关合同，合同签定后保障合同的顺利履行； 2.5 总经理和董事会负责全面审核合同并最后决定是否批准合同； 2.6 文秘中心负责接收并保存合同正本和合同管理台帐。3流程概要 3.1合同拟订 3.1.1 合同相关领导人根据年度工作计划向上级主管（总经理或董事会）提出申请； 3.1.2 总经理或董事长责成合同相关领导人根据需要寻找并确定合作伙伴； 3.1.3 相关人员组成项目谈判团队与外部合作伙伴接触，谈判，最后共同拟订合同草 样。 3.2合同审批 3.2.1 项目团队出具谈判意见，交财务总监审核。 3.2.2 财务总监根据预算计划审核该合同，出具审核意
4、见后转交法律顾问审核。 3.2.3 法律顾问审核该合同的法律效力，出具审核意见后上报总经理。 3.2.3.1总经理在其权限范围内审批合同，审批通过的合同可以直接正式签定。 3.2.3.2总经理未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的原因。 3.2.3.3总经理权限外的合同上报董事会审批。 3.3合同签定 3.3.1 总经理或董事长正式签定审核通过的合同； 3.3.2 总经办主任加盖公司合同章。HK-C-003 恒康乳业有限公司公司级合同管理制度共 2 页，第 2 页3.4合同档案管理 3.4.1 总经办主任加盖合同章后为合同定义编号。 3.4.2 公司法人代表签定合同后，合同执行部门
5、制作合同正本一式四份，其中一份交 公司文秘中心保管，一份交总经办保管。另外两份交合同的另一方保管。 3.4.3 公司法人代表签定合同后，总经办制作合同副本两份，一份由财务部保管，一 份交合同执行部门或项目团队保管。 3.4.4 总经办制作一式两份合同管理台帐，存档保管一份，发送文秘中心一份。 3.4.5 总经办将合同台帐复印件发送到财务部和合同执行部门各一份，存档保管备 查。 3.4.6 财务部根据合同进展填写台帐，定期发送至总经办。 3.4.7 总经办更新合同管理台帐。 3.5合同执行 3.5.1 公司级合同项目团队定期向总经理或董事会书面汇报合同进展； 3.5.2 公司财务和法律顾问从专业角度实时关注合同进展，定期向项目团队负责人提 供书面专业意见； 3.5.3 付款和发货程序进入部门级合同管理制度3.5 4相关程序文件 部门级合同管理制度 人事合同管理制度5附录 恒康乳业有限公司合同管理工作关系表 合同审批权限表 合同管理台帐 合同审批表
