广东医学院人文与管理学院第八届团委公文礼仪培训

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1、公文写作与公关礼仪,第八届团委,培训主旨,为提高人文与管理学院干部和干事的公文写作能力，熟练掌握活动方案，命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等的起草、书写，并不断提高写作水平，做到行文规范、条理清晰、文字流畅、格式正确。不断提高学生干部的政治理论水平与工作业务能力。,公文概述:,1、所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 2、公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要等,公文的拟写通常按以下步骤进行：,一、明确发文主旨 二、收集有关资料,进行调查研

2、究 三、拟出提纲，安排结构 四、落笔起草、拟写正文 五、反复检查，认真修改,团委工作常见公文：,一、请假条 二、宣传通知 三、工作计划 四、活动方案 五、总结模版 六、报销 七、场地申请,一、请假：,人文与管理学院团委请假条书写格式： 标题、署名用仿宋_GB2312三号字加黑，正文用仿宋_GB2312四号字， 具体格式如下： 请假条尊敬的某某某： 本人因*未能参与*，望见谅并给予批准。此致敬礼 所在组织：人文与管理学院团委部部长签名：申请人：某某某二一一年月日,二、宣传通知：,主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项（事情、时间、地点、对象等）。 分类： （1）正式通知（包括称呼、正文、落款）；

3、 （2）纸张：A4蓝色纸 标题使用小二或三号仿宋_GB2312加黑（居中） 正文四号仿宋_GB2312 标题的左侧和正文底部为人文与管理学院的院徽 署名：（小三仿宋_GB2312 加粗）日期（最右侧） 共青团广东医学院人文与管理学院委员会 二一一年十二月五日,三、工作计划,工作计划要在正文第一段首要明确制定本计划的目标。并围绕目标来制定计划。制定目标的要实在，不能夸张，也不能笼统。表格的格式：,四、 会议记录：,会议记录的内容分为记录头、记录主体、审阅签名三部分。 会议记录格式（电子档用四号仿宋_GB2312 ）如下： 会议名称： 时间： 地点： 出席人员： 缺席人员： 主持人： 列席人员：

4、记录员： 讨论（具体内容）： 决议： 主持人签名：,五、活动方案：,人文与管理学院团委活动方案书写格式 标题用仿宋_GB2312三号字加黑，正文用仿宋_GB2312四号字， 署名用仿宋_GB2312小三加粗。具体格式如下： XX活动方案 主题： 主办单位： 承办单位： 时间： 地点： 需通知的人员、老师及部门： 流程（分x个阶段） 第一阶段： 第二阶段：,具体分工安排：,经费预算： 可行性及亮点分析： 应急预案： 附表（包括宣传海报、横幅、通知、物品清单）共青团广东医学院人文与管理学院委员会 二一年月日,六、总结：,总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次

5、具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验和提高。重点强调不足。1、学期或年度部门总结：这类总结因为包含的时间相对较长，因此从思想、工作和生活等三个大方面。在这些大点下面再具体到部门建设、工作开展情况、对外联系等等方面来总结。 2、单项活动总结：这类总结是对专门针对单一活动来开展。因此要重在对活动开展的每一环节来分析总结。从前期的宣传工作、活动筹备、工作人员的组织培训等，中期的活动开展的质量控制、后勤保障等。,人文与管理学院团委活动总结书写格式 标题用仿宋_GB2312三号字加粗，正文用仿宋_GB2312四号字，署名用仿宋_GB2312小三号加粗具体格式如下

6、： XX活动总结 主题： 组织结构： 时间： 地点： 经费结算：（分点列明 ） 收到效果： 经验所得及不足之处： 附（包括宣传海报、横幅、通知、活动图片、视频、通讯稿 ） 共青团广东医学院人文与管理学院委员会二一年月日,文件内容格式及相关注意事项：,（1）标题字体用仿宋_GB2312 ，三号，加粗，居中；要求与文件名相符（特殊除外） （2）正文字体用仿宋_GB2312四号，段落开头空四个字符（即两个汉字）； （3）落款字体用仿宋_GB2312小三, 加粗；日期要具体写明年、月、日，日期落款的“零”用“”, “”用搜狗输入法输入，也可在插入菜单的插入特殊符号中插入；（原则上落款和日期不单独占一页

7、纸）,（4）正文间的层次关系，第一层用（一、，二、，三、,四、）；第二层用【（一），（二），（三），（四）】；第三层用（1、，2、，3、，4、）；第四层用【（1），（2），（3），（4）】； （5）如公文有附件，正文与附件间空一行，左空四个字符（即两个汉字），用三号仿宋_GB2312注明“附件1”等，后标冒号和名称； （6）附件在页面的第一行定格写上附件标识，有序号的写上序号；附件正文与上相同（仿宋_GB2312 ）；,七、报销：,1、学院团委各部门开展各项活动前，必须拟定经费预算报告（经费预算必须以书面报告形式申报），并提交办公室，再由办公室按金额的多少上交学院团委副书记处审批，审批通过方可

8、报销该项经费，审批不通过者一律不准报销。 2、各级团总支各部门开展各项活动前，必须拟定经费预算报告（经费预算必须以书面报告形式申报）上交各级团总支办公室，数额小于100元的预算由各级团总支办公室上交各级团总支书记审批，数额超过100元的预算由各级办公室上交各级团总支指导老师审批。,100元以下（含100元）单据背面报销格式 （备注：字体于左边对齐）,消费时间: 消费原因: 消费总金额: 经手人签名: 部长签名： 副书记签名核实:,100元以上（含100元）单据背面报销格式 （备注：字体于左边对齐）,消费时间: 消费原因: 消费总金额: 经手人签名: 部长签名： 书记签名核实:,车费报销格式（备

9、注：字体于左边对齐）,每次报销车费凭据时，需用收据大小的纸制作以下报销单据并将全部车票钉在报销单据后面，消费时间填写XX年XX月XX日XX年XX月XX日。消费时间: XX年XX月XX日XX年XX月XX日 消费原因：简洁 具体 消费总金额: 经手人签名: 部长签名： 副书记签名核实:,活动经费预算（备注：字体于左边对齐）,活动简介： 活动时间： 资金的开支项目（一定要详细，分项列明，制作表格）： 资金总额： 经费预算人：（经费预算一定要仔细、考虑周到，包括所有可能的消费因素，并且对于价格要做好市场调查，以最新的报价为主）,八、场地的申请注意事项：,1、六栋办公室、团委、学生会、传媒中心办公室（外

10、语教学楼三楼）申请注意事项说明 申请方法：级委各部门如需使用六栋办公室，先向团总支办公室申请，然后团总支办公室按学期单双周向院团委、学生会办公室相关负责人申请。院各部门如需使用办公室，直接向单双周院团委、学生会的负责人申请；若需要外语楼三楼的办公室，则直接联系各组织负责人： 单周：团 委 xxx 000000 双周：学生会 xxx 000000 传媒中心 xxx 000000 提前2天最少1天申请。请避开已有例会时间；申请办公室实行责任制。 即统一由各部门部长（主任）负责申请。,(2)人文与管理学院集体备课室申请：学院和级委相关部门需申请集体备课室的要向相应的指导老师处申请，申请时后需到备课室

11、的记录本里填上申请事项即可。 (3)课室申请：属于人文与管理学院活动使用的课室包括：A4-4、C2-2课室。 课室在周一早上开始到周五晚上7：30以前是不允许申请用作活动场地的，周五晚上7：30过后到周日晚上7：30以前可以申请使用。填写好课室申请表，在各二级学院辅导员或办公室李昊珉老师处申请即可。,若是想在周日晚上7：30以后申请课室，则需要各二级学院开申请单证明，再到行政楼教务处申请获批才能使用。（注意：申请好课室后需要到教学楼2楼课室管理科去拿钥匙，必须是在周一到周五的时间去拿钥匙，周末课室管理科是不上班的。钥匙用完以后，必须在活动第二天立刻归还教室管理科。） A栋课室有280个左右，C

12、栋课室有150个左右 (4)交流中心及第二饭堂四楼的申请 申请交流报告厅和第二饭堂四楼需填写专用申请表（一式两份），经指导老师签名同意后，到十五栋二楼的团委办公室林挺葵老师处申请。相应的钥匙联系表上所注明的场地管理员。交流报告厅有320个座位。,公文写作中常见的问题,一、文种使用不当、不统一 二、格式不规范 三、行文规则混乱 四、提法不当 五、名称表述混乱 六、时间表述含糊 七、用词不当 八、不符合语法 九、数字使用不统一 十、署名表达错误,学习礼仪的重要性,一、个人的需要 1、提高自身的素质最基本的要素 2、丰富内涵，增添自信、最好体现自身价值 3、增进人际交往、营造和谐友善气氛 二、组织的

13、需要 1、塑造干部形象 2、增进同事的士气 3、代表组织形象 三、社会的需要 是适应社会文明进步的需要,一、礼仪的首因效应,人们在日常生活中初次接触某人、某物、某事时所产生的即刻印象，从心理学角度分析，这种初次印象是很深刻的，对以后事物的发展有直接制约的作用。形象要素：1、视觉信号 2、声音信号 3、语言信号美好的第一印象永远不会有第二次,二、文明礼貌的谈吐,规范的服务语言，得体的称谓，明确的语意，谦和的语气，文明的用语，标准的普通话，都会使对方对我们的工作产生信任。,具体做法： 、音量低沉而有力度，不能太尖太响。 、轻晰易懂、发音准确 、语速平稳，不快不慢，声音要散发热情，听不出疲劳和沮丧。

14、 、避免地方口语，不能严重的让人听不懂。,交谈要注意的几个问题：,1、进办公室必须先敲门，与老师办公桌或者电脑保持合适的距离 2、如若老师正在办公，则必须稍等老师忙完手头的事情，再向老师汇报相关事情 3、找指导老师之前，要对所汇报的事情有全面的了解 4、打电话时注意使用礼貌用语，如接通时先问好，请问对方此时方不方便讲电话，如果方便，则先进行自我介绍，再说明电话来意，如果不方便，则商定好方便的时间再联系 5、发信息、打电话通知工作相关事项时要注意时间，尽量避开午休、晚间与周末时间（13：00-14：00、23：00以后）,日常工作需要注意的问题：,1、直接接到老师或者校级组织、其他二级学院的任务

15、或通知的时候，要及时通知学生副书记 2、活动开展过程中的情况，出现的问题，要向学生副书记或者指导老师反馈 3、每次活动举办前一天，将主持稿，发言稿等稿件准备好，发送到学生副书记邮箱,4、工作要未雨绸缪，将所有工作细节列好清单，每一项都尽快确定，完成，尽量不要将工作推迟到最后几天，把工作做得力不从心 5、工作完成的两天内，要把活动资料（活动方案、图片、视频材料、通讯稿、活动总结等）收集好，并将通讯稿写好，上交给骆迎秀老师，经审批，上传到校园网,每一条走过来的路都有它不得不这样跋涉的理由，每一条要走下去的前途也有它不得不那样选择的方向：既然选择了远方，便只顾风雨兼程！,我们一直在路上,一起打造我们最美好的第八届团委,