归档文件整理操作程序

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1、归档文件整理操作程序2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权 签署第8号令，正式发布施行机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限规定，这是我 国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正 确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有 重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范 化工作又有了新的发展，是各级机关档案基础 业务建设的法规依据和执行标准。档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活 动中形成的作为原始记录保存的以备查考的文字 、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料 。从类型上分主要有文书档案、科技档案、专门 档案、声像档案、电子档案、实物档案，下面讲 一讲文书档案整理。2000年12月6

2、日，国家档案局颁发了归档文件 整理规则，并于2001年1月1日起正式实施， 它标志着一种新的档案整理方法代替了传统的整 理方法，这是档案整理方法上的一次变革，对档 案工作的发展具有重要的意义。所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形 成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种 纸质文件材料，其载体限制在纸质文件范围内。 归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。归档文件整理必须坚持“遵循文件材 料形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分 不同价值，便于保管和利用”的原则，经过一系列 整理程序，实现归档文件的有序化。一、归档文件的收集

3、归档文件材料收集就是将分散在业务部门或领导 或有关人员手中的文件集中起来，以备整理的过 程。文件材料的收集是归档文件整理的第一步程 序。（一）收集的意义 1.收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案 工作存在和发展的重要条件； 2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容 和措施； 3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段； 4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要 标尺； 5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础； 6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。（二）收集的要求 齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成 的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来 的、下级机关报送的），具有保

4、存价值的文件材 料均应收集齐全完整。 （三）收集的范围 一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具 有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因 此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不 归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收 集工作的盲目性。（四）收集的方法 1.办理完毕随时收； 2.会议文件及时收； 3.常用文件定时收； 4.人员变动提前收； 5.珍贵文件跟踪收； 6.保密检查集中收； 7.盖章之时立即收； 8.制度约束按时收；9.责任到人督促收； 10.“帐外文件”催促收； 11.整理之前全面收； 12.发现不齐反复收。（五）收集的难点 在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件 材料

5、的收集。一是领导手中的文件难于收集； 二是“帐外文件”难于收集；三是特别珍贵的文件难于收集；四是机密性较高的文件难于收集 。因此，各单位应针对实际情况，建立健全收 集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取 多种收集方法，确保文件材料收集齐全。二、分年度归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省 采用保管期限年度，保管期限年度机 构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的 年度分开，这是归档文件整理的第二步。 （一）要求。一个立档单位，每年都要形成文 件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的 文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件 才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用 最广泛、最基本的分类方法

6、。（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包 括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、 公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（ 即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计 划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的 做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度 。 （三）几个具体问题。跨年度的会议材料，归在 会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查 结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结 合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。 就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在 被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与 剔出重份文件相结合。本单

7、位的发文往往存有2份 ，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发 文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔 出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归 档的文件全部剔出，作销毁处理。三、分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和承办 的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（ 问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固 有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持 文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程 序（未进行机构分类的单位，但这一程 序也应进行，以便把相同问题的文件集中一起 装盒）。四、划分保管期限划分保管期限就是按照国家文书档案保管期限的 规定，判定归档文件的价值，确定保管期限，这

8、 是归档文件整理的第四步程序。还是着重讲一下 档案保管期限表编制方法。(一) 规定的特点：、国家档案局以令的形式发布规定，将原 来的业务文件上升为行政规章，提高了规定 的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管 理部门的意志。 、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“ 永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“ 永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行 标时制，分为30年、10年。 、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单 位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文 书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文 件材料。 、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充 实了一些新领域的文件材料

9、，如行政执法、行 政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料 。同时调整了一些文件材料的保管期限。 、原来长期的内容，上升了很大一部分为永 久，进一步充实进馆档案的内容。、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。(二)规定的适用范围：新规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。(三)机关文件材料归档范围机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形 成的各种门类和载体的历史记录。 机关文件材料归档范围包括四个方面: 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家

10、建设和历史研究具有 利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体 和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；(四) 机关文件材料不归档范围、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关 办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等； 、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用 价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次 修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内 部互相抄送的文件材料，本机关

11、负责人兼任外单 位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 、下级机关的文件材料中供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；(五)档案保管期限的划分原则及标准1. 机关文书档案保管期限划分规定根据规定第六条精神，机关文书档案的保管期 限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10 年。 2. 档案保管期限划分的原则：（1）全面的观点（2）历史的观点（3）发展的观点（4）效益的观点 3.档案保管期限划分的标准：（1）年龄标准 （2）来源标准 （3）职能标准 （4）内容标准 （5）形式特征标准(六)

12、文件材料划分“永久”的要求本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召 开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件 材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件 材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关 的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计 报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。在具体拟订时，需注意以下一些问题： 、突出本机关自身的文件材料； 、突出本机关主要职能的文件材料； 、突出反映本机关演变和人事任免的文

13、件材料；(七) 文件材料划分“定期”的要求：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本 机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料 ；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机 关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题 的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告 、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关 主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关 制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 ；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。划分定期时：、要掌握什么是“一般的”

14、原则；、要明确不属于本机关主管业务、又要“贯彻执行的”；(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前 期准备工作： 、认真理解国家档案局颁布的机关文件材料 归档范围和文书档案保管期限的规定，吃透 规定的要求，把握规定的实质精神； 、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质 、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量 、载体情况等； 、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特 点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案 保管期限表所要遵循的原则： 、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以 自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动 的文件为主。 、坚持 “宜细不宜粗

15、”的原则，条款的拟制少使 用“重要的”、“一般的”等模糊词语； 、 坚持“以人为本”的原则，凡是涉及人的内容 的文件，都要慎重处置；4、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。 5、坚持“申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：、明确文件材料的归档范围。 、科学制定档案保管期限表。 、严格控制普发文件。 、重大活动、重要事件档案，要纳入档案

16、管理 。 、从宽从长保存特色档案。 、注重文件之间的必然联系。(十一) 广安市实施意见的要求广安市档案局根据国家档案局颁发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和省档案局的要求，结合我市实际，下发了广安市档案局关于的实施意见，要求市级各单位要按规定精神，编制本单位文件材料归档范围和保管期限表。1.对文件材料归档范围的要求：国家档案局的新规定明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围； (2)文件处理单要与文件一并归档，不得随