中文excel_2007电子表格制作实训教程(电子教案)第2章

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1、第2章 中文Excel 2007的基本操作2.1 Excel 2007的基本概念2.2 创建工作簿2.3 输入数据2.4 编辑单元格2.5 编辑工作表2.6 工作表的拆分和冻结2.7 典型实例学生花名册小结过关练习二2.1 Excel 2007的基本概念 工作簿、工作表、单元格和单元格区域是Excel 2007的基本组成元素。在对工作簿和工作表进行管理操作之前，首先了解一些有关工作簿和工作表的基本概念。 2.1.1 工作簿 Excel 2007工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都由多张工作表组成，所以用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息。如图2.1.1所示的工作簿就具有3张工作表

2、，分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3，当前的工作表是Sheet2。 2.1.2 工作表 工作表是在Microsoft Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。使用工作表可以对数据进行组织和分析。工作表由排列成行和列的单元格组成，且工作表总是存储在工作簿中。图2.1.1 工作簿 （1）工作表的功能：可以同时在一张工作表中输入相同的数据，也可以同时在多张工作表中输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表中的数据进行汇总计算。 （2）工作表的基本操作：可以对工作表进行添加、删除、重命名、隐藏、复制或移动等多种操作。 （3）工作表的切换：工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工

3、作表标签上，单击不同的工作表标签，可以切换工作表。 2.1.3 单元格 单元格是工作簿的核心，也是工作表的基本组成单位，可以在单元格中进行任意编辑操作，如图2.1.2所示。图2.1.2 单元格示例 单元格的大小可以任意改变，只要把光标移动到行号和列号的分界线上，当光标变成 形状时按住鼠标左键并拖动就可以调整单元格的大小。在单元格中可以存放包括文字、数字、日期以及函数和公式等多种类型的数据，还可以对单元格中的数据进行各种格式化设置。单元格的名称由其所在的行号和列号命名，例如单元格B10表示位于第10行和第B列交叉处的单元格。2.2 创建工作簿 工作簿的基本操作包括新建工作簿、保存和关闭工作簿等操

4、作，下面将对这些基本操作进行简单介绍。 2.2.1 建立工作簿 用户在启动Excel 2007的过程中，系统会自动创建一个工作簿，并将其命名为“Book1”，除此之外，用户还可以通过以下3种方法新建工作簿。 （1）单击“快速访问”工具栏中的“新建”按钮 ，即可新建一个空白工作簿。 （2）选择 “新建”命令。 （3）按“Ctrl+N”快捷键。 2.2.2 保存工作簿 将工作簿文件创建完成后，需要将其保存到磁盘上，以保存工作簿中的数据。用户可以使用以下4种方法保存工作簿： （1）如果是首次保存工作簿，选择 “保存”命令，会弹出“另存为”对话框，如图2.2.1所示，用户可在该对话框中为工作簿输入文件

5、名及保存路径，单击“保存”按钮即可。 （2）如果用户已保存了工作簿，单击“快速访问”工具栏中的“保存”按钮 ，可保存工作簿中所做的修改工作。 （3）如果用户要为当前工作簿创建副本，可选择 “另存为”命令，即可弹出“保存文档副本”下拉菜单，如图2.2.2所示。用户可在该菜单中选择合适的命令，以创建特定格式的副本。图2.2.1 “另存为”对话框 图2.2.2 “保存文档副本”下拉菜单 除此之外，Excel 2007具有自动保存功能，用户可以自行设置自动保存的时间，具体操作步骤如下： （1）选择 “Excel选项”命令，弹出“Excel 选项”对话框，如图2.2.3所示。 （2）单击“保存”标签，打

6、开“保存”选项，如图2.2.4所示。图2.2.3 “Excel选项”对话框 图2.2.4 “保存”选项 （3）选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，设置对工作簿进行自动保存和恢复的时间间隔，如设定为“10分钟”。 （4）单击“确定”按钮即可。 2.2.3 打开工作簿 当用户启动Excel 2007后，系统会自动打开一个工作簿。如果要打开已经存在的工作簿，具体操作步骤如下： （1）单击“快速启动”工具栏中的“打开”按钮 ，弹出“打开”对话框，如图2.2.5所示。 （2）在“查找范围”下拉列表框中，选择要打开文档所在的目录，在显示文件名窗口中选中需要打开的工作簿（或在“文件名”列表框中输入工作簿

7、名称）。图2.2.5 “打开”对话框 （3）单击“打开”按钮（或双击需要打开的工作簿）。 注意：如果用户想要打开Excel所支持的其他格式文件，首先应在“文件类型”下拉列表中选择“所有文件”，然后选中所需打开的文件，再单击“打开”按钮。 2.2.4 关闭工作簿 对工作簿完成了编辑之后就要关闭文档。有以下几种方法可关闭： （1）选择 “关闭”命令。 （2）单击文档右上角的“关闭”按钮 。 （3）双击菜单栏左上角的 按钮。 （4）按“Ctrl+F4”快捷键。 （5）按“Ctrl+W”快捷键。 注意：如果修改完工作簿后，没有进行保存，则Excel 2007会自动弹出如图2.2.6所示的对话框，提示用

8、户是否需要对修改过的工作簿进行保存。保存该工作簿，则单击“是”按钮；不保存，单击“否”按钮；不关闭该工作簿，继续进行编辑，则单击“取消”按钮。图2.2.6 提示保存对话框2.3 输 入 数 据 在单元格中输入的数据可以包括普通文本、数字、日期时间及逻辑值等多种类型的数据。下面将对不同数据的输入方法进行介绍。 2.3.1 常见的数据类型 Excel 2007中包含4种数据类型，分别是文本型数据、数值型数据、日期型数据和时间型数据，它们在工作表中具有不同的含义，下面分别对它们进行介绍。 （1）文本型数据。该类数据通常是指字符或者任何数字、空格和字符的组合，如125DLDW，32-364等。 （2）

9、数值型数据。该类数据包含数字和公式两种形式，数字除了通常所理解的形式外，还有各种特殊格式的数字形式（如带有货币符号的数字等），如12345，（123.62），￥123.56等。 （3）日期型数据。该类数据是用来表达日期的数据，如08/07/06，2006-08-07等。 （4）时间型数据。该类数据是用来表达时间的数据，如9:00，2:00 AM等。 2.3.2 输入文本 在Excel中，文本为数字、空格和一些非数字字符的组合，输入到单元格中的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或逻辑值，则一律将其视为文本。 输入文本时，只须先将单元格选中，然后直接在单元格中输入内容，然后按回车

10、键确认即可。一个单元格中最多可以输入32 000个字符。对于全部由数字组成的字符串，如电话号码，为了避免被系统认为是数字、公式等数值型数据，Excel 2007提供了在这些输入项前添加“，”的方法来区分是“数字字符串”而不是“数字”数据。 默认情况下，Excel中的文本为左对齐，用户可根据需要，单击格式工具栏中的对齐按钮，为单元格设置合适的对齐方式。 当用户输入的文本字符太多而超过单元格宽度时，如果该单元格右侧相邻的单元格中没有内容，则超出的文本会自动延伸到其右侧的单元格中；如果其右侧相邻的单元格中有内容，则超出的文本将隐藏起来，当用户调整该单元格至合适宽度后，该单元格中的数据才会被全部显示出

11、来。 2.3.3 输入数字 数字的输入相对于文本输入较复杂，因为输入时要考虑数字的合法性、小数点的位数和数值的表示方法等。 用户在建立新的工作表时，所有单元格都采用系统默认的通用数字格式，即整数、小数格式，而当数字的长度超过单元格的宽度时，Excel将会自动采用科学计数法表示输入的数字。 如果要将数字作为常量输入，直接在单元格中输入数字即可，这些数字只包含09、+、-、（）、/、$、￥、%、.、，、E、e。 单元格中的数字格式决定工作表中数字的显示方式，如果在包含常规格式的单元格中输入数字，Excel将根据具体情况套用合适的数字格式，且在输入数字时，单元格中的数字靠右对齐。 在输入数字的过程中

12、，用户必须注意以下两方面的问题： （1）在输入小于1的分数时，可在分数前加“0”，以避免系统将输入的分数误认为日期。 （2）输入负数前，应加上“-”号，或将输入的数据放在括号内。 2.3.4 输入日期和时间 在Excel中输入时间和日期时，系统会将单元格的格式从通用格式转换为相应的时间或日期格式，而不需要用户设置单元格的格式。 在Excel 2003中，系统将时间和日期作为数字进行处理，因此，输入的时间和日期在单元格中靠右对齐。当用户输入的时间和日期不能被系统识别时，系统将认为输入的是文本，并使它们在单元格中靠左对齐。 在单元格中输入时间时，可以用“：”分隔时间的各部分；输入日期时，用“/”或

13、“-”分隔日期的各部分，输入完成后，按回车键即可。 在输入时间和日期时，应该注意以下两方面的问题： （1）如果要在一个单元格中同时输入时间和日期，则需要在时间和日期之间以空格将它们分隔。 （2）输入时间和日期时，按文本方式输入并用引号将其括起来，即可进行加减运算。 2.3.5 数据输入技巧 在单元格中输入大量有规律可循的数据时，如果逐个选中单元格并进行输入十分麻烦，且输入速度相当慢。如果用户使用Excel 2007中的自动填充功能，将会使这一操作变得十分简单，且又可以提高输入的速度。 1填充文字 使用自动填充功能填充文字的具体操作如下： （1）选中文字所在的单元格。 （2）单击该单元格右下角的

14、填充柄并拖动，即可在鼠标经过的单元格中复制该文字。 2填充等差序列 使用自动填充功能填充等差序列的具体操作如下： （1）在选中单元格中输入一个数字，如1。 （2）选择数字所在的单元格，按住“Ctrl”键的同时单击并拖动填充柄，即可选中单元格中的数字为基数，在鼠标经过的单元格中创建等差序列。 3填充等比序列 使用自动填充功能填充等比序列的具体操作如下： （1）至少选择两个单元格作为序列的基础数据。 （2）在填充柄上单击鼠标右键并拖动，即可在鼠标经过的单元格中创建等比序列。 4填充日期 使用自动填充功能填充日期的具体操作如下： （1）至少选择两个单元格作为填充的基础数据。 （2）单击并向下拖动填充

15、柄，可按升序填充鼠标经过的单元格；单击并向上拖动填充柄，可按降序填充鼠标经过的单元格。 5填充相同数据 如果要在某个单元格区域中填充相同的数据，可按照以下操作步骤进行： （1）选中至少有一个单元格中有数据的单元格区域。 （2）激活编辑栏，按“Ctrl+Enter”键，即可在该单元格区域中填充相同的数据。2.4 编辑单元格 在单元格中输入数据后，用户可根据需要，对单元格中的数据进行复制、移动、删除等编辑操作，使其符合实际需要。 2.4.1 选中单元格 在对工作表进行编辑操作前，必须先选中目标操作对象，即某个单元格、单元格区域或工作表。下面对具体的选取方法进行详细介绍。 1选取单个单元格 选取单个单元格的常用方法有以下3种： （1）用鼠标直接单击单元格。其方法是：当鼠标变为 形状时，单击某单元格，此时该单元格的外侧出现一黑色边框，同时在名称框内显示该单元格的名称，这时即可选定该单元格。 （2）在工作表左上方的名称框内直接输入需要选定的单元格名称，按回车键即可选定该单元格。 2选取单元格区域 单元格区域是指